在麥特戴蒙的電影《我們買了動物園》中，他回憶起自己當初與妻子的美好邂逅，從相戀到後來組織了一個家庭，其實全來自於「有時候，你只需要20秒的勇氣」。
我自己有著類似的經驗，但一開始卻沒像片中的麥特戴蒙那麼成功，因為當時的我欠缺開口的勇氣。我花了好幾個禮拜躊躇不前，等到我終於鼓起勇氣走到我心儀的女孩面前時，我卻還是不知道怎麼開口，而我只敢默默地遞給她一封活動邀請函，然後掉頭就走。
那個女孩後來沒去參加那場我邀請她的活動，所幸我們後來還是相識相戀了，然後組成一個幸福美滿的家庭。
.jpg)
很高興受邀擔任《20秒電梯簡報》這本新書的推薦人，其實20秒稍縱即逝，但卻遠比許多人想像的更重要；只要懂得善加利用短短的20秒，你不僅可能獲得一個對事業大有幫助的機會，更可能徹底改變你的人生。
這本簡報書有兩大特點：(1) 這是一本簡單而容易消化的好書、(2) 這同時也是一本誠懇實在的好書。當一位作者自己在書中寫出「現今有太多長篇書籍，將同樣一件事不停地以換句話說的方式重複，藉此灌水頁數，用無意義的內容增加篇幅，反而讓讀者愈讀愈心累」，如此直白的陳述出版業的現況，真的讓我看到都忍不住想大聲叫好啊！
我不曉得在台灣有多少人會認同這樣的說法，因為無論是看書、或是去參加一個課程，我經常看到許多人總用「含金量高」或「燒腦」去形容自己的感受，好像這是一種大大的讚美一樣；於是也造成許多作者或老師總想把一堆有的沒的資訊全塞進一本書或一堂課程中，好像以為這才會讓讀者或學員大聲叫好。我自己曾經是一個文字工作者、現在則是一個企業講師，想想總覺得荒謬：我們該追求的到底是來自讀者或學員的讚美，還是確保他們有得到一些收穫或學到一些東西？假如是後者，到底我們是應該把內容簡化到他們愈能了解愈好，還是我們要不斷賣弄一些聽起來很了不起的大道理呢？就拿《20秒電梯簡報》這本書來說，你或許會覺得多數的內容你也都聽過了，甚至書中有許多方法也只是來自於作者的整理、而非其獨創，所以你可能覺得這本書不讀也不會怎麼樣？其實，重點不在於內容有多少「新」東西，而在於有多少「有用」的東西；只要這本書能讓你更從容地達到電梯簡報的效果，這就是一本有用的好書，而不只是一本讓你自我感覺良好的認為看完就以為自己多懂了些什麼的書。
再拿我自己的【一談就贏】課程為例，發文此刻，我正在和我們的進階班同學們一起進行第二天的課程。【一談就贏】進階班有兩大特色：(1) 我們從頭到尾只有兩張講義，因為我只期待他們學會這些內容就好，但我們卻經常一天都上不完，所以我們後來才增加了第二天，讓大家能有更多的演練機會；(2) 我始終相信，要把一件事做好很簡單，其實就是反覆不斷的練習就對了。因此，在這個進階班中，我們會不斷的演練、演練、再演練，確保每個人不但都懂、而且要會用。覺得反覆演練會很枯燥乏味？其實我們要求的是，用不同的主題和內容去反覆演練同一個方法，所以那麼多人上完這個課程後，許多人覺得還是很有挑戰是真的，但我還從來沒聽過有人會把這個過程形容為枯燥乏味的呢。
因此，在你覺得這本書可能太簡單，而你可能會慣性的誤以為太簡單就等於含金量不高的同時，不妨先考慮一下：《20秒電梯簡報》的作者小杉樹彥，號稱至今已開辦超過一萬次的簡報指導教學課程，學員數更超過五萬人，而這是他的第14本書。在競爭激烈的日本出版市場，假如只能寫出一些言之無誤的東西，還會有人找他出書嗎？又還會有人去上他的課？我想應該不至於。我自己算是一個在電梯簡報方面有相當多實務經驗的人，他書中有些內容我當然也都看得懂、但卻不見得做得到的啊！所以我相信，萬一你能把書中的技法都融會貫通到能運用自如的程度，肯定會很有收穫。
很多人一提到「簡報」二字，總在第一時間會連想到有個講者放著投影片、對著大家侃侃而談，但簡報真的只有如此而已嗎？萬一我對你說，不管有沒有電腦或麥克風，其實你在提案、求職、銷售、甚至與陌生人偶遇時，都用得上簡報技巧，你會不會覺得簡報這件事情、原來和自己想的很不一樣？
作者在書中以我兩次赴美去參加談判學程的哈佛大學為例，進而延伸說美國從小學、中學、到大學都非常注重簡報的運用，這點我也相當認同。從科展到商學院的行銷分析，甚至可以說萬一你的簡報技巧不如人，想要獲得評審或老師的青睞就難上加難。
我自己是個在台灣出生長大的孩子，到了研究所才赴美留學。雖然我那時也靠著不錯的簡報表現，得到多次向當地公司提案成功的經驗，最後更拿到整所學校的行銷大獎，成為該校史上第一位非在地美國人拿到那個獎項的國際學生，但我必須承認，作者認為日本的學校教育從未教學生要如何簡報，但其實我這個年代在台灣長大的小孩，在學時也沒有受過什麼簡報教育或訓練。說也奇怪，我自己從國中就已經學到奧瑞岡式辯論了，但為什麼沒人教我們如何簡報呢？我也不知道。
有次我去一家全球知名的企業講授簡報課程時，一位當時參加那個課程的主管發e-mail問我說，我有沒有針對小孩開的簡報課程？我問他小孩有多大，結果發現也才國小而已。那時我的女兒也還在就讀國小，所以我很好奇的問他說：想讓孩子學的是上台表達之類的技巧嗎？沒想到他更認真的對我說，他指的就是我教的那種簡報，而且他認為孩子從求學時期開始就應該懂得簡報，然後才會為自己創造更多的機會，而不是像他們一樣到了上班工作才學、甚至是成為一個管理上百人的主管之後才不得不學。教小孩子如何簡報非我所長，加上我其他的課程之多、也讓我忙到不行，所以這件事我就這麼擱下了；言猶在耳，我的女兒今年要上高中了，暑假時她突然對我說，現在的高中有許多活動及學程都要求要進行簡報，我這才發現，即使對台灣的小孩而言，簡報也愈來愈重要、也愈來愈必須了。
那麼萬一有人可以讓你只用20秒，就獲得更多受人青睞的機會，你覺得這種技能會有多重要呢？
本書聚焦的電梯簡報術，就是這樣一個讓人快速掌握機會的技巧，而且對不同領域或工作性質的朋友都很適用。
台灣教簡報的老師多到不可勝數，而且其中許多位都很有各自的一套。但就像前面提到作者所謂「只會讓讀者愈讀愈心累」的書一樣，這點其實在台灣也相當常見；不只簡報，很多號稱「企業名師」者所出的書，好像金句良言一大堆且有條有理，但真正實用的內容卻不多。所以才會有一大堆讀者覺得那些老師 / 作者講的道理都很棒，但後面總又加了句「可是在我們公司不能這樣做簡報……」。就拿我這幾年兩度去哈佛上課的經驗來說好了，幾乎每堂課看到的投影片不只都很簡單、有些甚至已經到醜的地步，我在台灣隨便看到的投影片都會比那更漂亮；就算美醜很主觀，有些投影片其實大大違反了簡報原則，一張投影片塞滿看不完的字者比比皆是。難道美國人不知道如何設計投影片嗎？當然不是。而是無論那些投影片犯了多少所謂「專業」的簡報教學者認為的錯誤，但只要講者能達到他的目的，那就是一場成功的簡報；更進一步來說，簡報和投影片其實根本毫無關係，能有設計良好的投影片或其他的輔助工具當然很好，但當你什麼都沒有時、也能達到很好的效果，那就是一場夠好的簡報，也正符合作者在本書所提到的電梯簡報。
針對許多名不符實的書籍作者，我就曾經看過有人號稱自己實務經驗豐富，但認真看看他的經歷，其實多半時間都只在做教育培訓工作啊！像這種人卻以在企業界的實務經驗為賣點，豈不可笑？還有人其實最擅長的就是自我行銷，但卻冷飯熱炒的一直出書教別人如何管理或如何教學，其實我還真期待他們能出一些真材實料的書，例如我們一般人學也學不會的如何造神之類的，那可能還更名實相符、也更有參考價值。
何謂實務經驗？有看過別人在做那件事就算懂了嗎？就以本書也提到的一頁A4紙來說好了，當Amazon的貝佐斯這樣要求時，每個人都大點其頭；但以我自己來說，在根本還沒聽過貝佐斯或其他知名人士這樣做時，就已經在公司要求所有人不用ppt、而改用一頁A4來報告者，請問又有多少人呢？而我起碼還是跟貝佐斯本人有電子郵件往來過的呢，至於那些紙上談兵、但還出書吹噓自己實務經驗卓越者，到底自己做過些什麼呢？我怎麼想都不明白。
作為一個在曾經在四大洲針對上萬人進行過商務簡報、更曾在數十個國家進行過陌生開發及客戶拜訪的人來說，我想提醒大家，「知道」從來不等於「做到」，而簡報從來就不只對著一堆人發表一堆內容而言。作者雖然不是這樣形容的，但電梯簡報對我來說，其實在做的只有3件事：(1) 引起興趣、(2) 建立差異化、(3) 創造下次再follow up的跟進機會。
若用作者的話來說，引起興趣其實就是他在書中提到鑽石結構中的拋出釣餌。但關鍵其實不在於你知不知道什麼是鑽石結構，也不在於你懂不懂得該如何設法引起目標對象的興趣，而在於你能否只用3秒就完成這個拋釣餌的動作？要達到這個目標，除了正確的觀念，更重要的是反覆不斷的練習，而就連該如何練習，本書也特別有一個章節在指導大家如何練習。
.jpg)
當我一開始翻閱這本書，另一點馬上吸引我目光之處，就是作者提出的「簡報三寶」。當他提出筆、計算機、和筆記本時，頓時讓我會心一笑，馬上知道這是個既實在而又注重實用效果的作者。萬一我只看到投影片該怎麼設計、又該怎麼用便利貼調整報告順序之類的內容，但卻是一本要教人如何進行電梯簡報的書，我可能會馬上丟掉，因為這種人肯定沒有親身在短時間讓對方點頭的經驗。本書作者小杉卻顯然不是如此，因為不管是準備簡報的17道基本練習題、或是穿透性聲音的5點自我訓練方式，看來都既實用且好用。
詳細說明及作者親身實例，當然還是要以各位親自參閱本書為佳。這裡只摘錄最重要的這兩項內容，目的也正好呼應上面提到的引起大家的興趣、以及希望有更多朋友會follow up的去買這本書。
針對準備簡報的17道基本練習題，要特別強調的是，你當然不可能在20秒中回答那麼多問題，你甚至不會在一整場大型簡報中講到那麼多內容，但好的簡報來自於詳實的事前準備，而你就是應該讓自己習慣於準備那麼多問題的答案：
1. 一言以蔽之，你的提案內容是什麼？
2. 為什麼會想提出這樣的案子？
3. 你自己對於這個提案有什麼想法？
4. 這個提案對我們有什麼價值？
5. 最終目標是什麼？ = 現況會有什麼改變 或 未來會帶來什麼樣的成果
6. 為了執行這個提案，我們需要什麼樣的方法？
7. 來聊聊你（或你的公司）吧
8. 有競爭對手嗎？與對手的差別在哪裡？
9. 這個提案中最困難的部分是什麼？
10. 你計劃如何實現這個提案？
11. 這個提案有可能只靠你的公司就能單獨執行嗎？
12. 這個提案能100%解決問題，還是只能解決一部分的問題？
13. 承上題，若只能解決一部分的問題，請說明原因
14. 事前做了什麼樣的市場調查？
15. 若接受了這個提案，接下來會面臨哪些課題？
16. 接受這個提案後，你們是否還會提供其他方面的協助？
17. 這個提案需要花多少費用？
其實只要進行這樣的準備動作，包括前面提到的引起興趣在內，就可以得到很多適合不同對象的不同素材。舉例來說，假如你準備了上面第8題的答案，而且你的提案對象正好目前已經和你的競爭者S有往來，你的開場可能就是「聽說貴公司和S公司有在配合，老實說，我們公司比S公司的產品貴了約15%，但我們同時也提供了兩年免費維修，有興趣了解一下嗎？」等對方產生興趣之後，鑽石結構下一層的3項重點就可以鋪陳為(1) 到底可以為目標對象降低多少維修成本？(2) 業界最快的24小時保證到點維修，以及(3) 妥善率比競爭者S高出30%。
又或者從上面的第14題來引申，開場就可以是「據說貴公司一直很好奇，到底有多少消費者滿意你們的臨櫃服務？不曉得和你們內部的問卷調查是否相同，但我們這邊的數字是69%，比去年下降了多達5個百分點……」，我之後甚至會在之後的對話加入「其實這次的市調，我本人也去了貴公司的兩個門市……」來建立更多的差異化並拉近距離。我自己有不只一次的成功銷售經驗，就是靠著類似對話來開場的，所以我深信這會確實有效。
另一項穿透性聲音的5點自我訓練方式，也相當實用。其實還不只聲音，包括書中另外也提到的手勢及動作，內文有用在餐廳要求服務生來點菜舉例，正好我自己在日常生活中也剛好一直在進行這樣的訓練；我現在甚至要求自己的女兒在餐廳進行相同的訓練，也就是如何在餐廳優雅但能喚起注意的揮手、讓服務生會比別桌更快注意到我們這一桌，這總比在中國大陸的餐館吃飯時、總聽到有人會拉著嗓子大喊服務員來得好多了。我自己雖然用的訓練方式與下者不同，但我上課時卻也會像作者寫的一樣、要求同學多練習低音：
1. 連續十秒發出「啊──────」的聲音
2. 連續十秒，用低音發出「啊──────」的聲音
3. 嘴巴張到最開，連續十次發出「咿、欸、啊、喔、嗚」
4. 嘴巴張到最開，用低音連續十次發出「咿、欸、啊、喔、嗚」
5. 最後，哪個音你發得最吃力，就練習用低音發十次那個音
除了上述這兩項之外，另一個讓我印象頗深的就是下圖。日本人常說的「守、破、離」，很多人應該都不陌生了，但我在上週才分別在兩堂課中提到這個觀念，其中一堂是企業內訓、另一堂則是公開班。關鍵不在於「守、破、離」這三個字，而是圖示中那個金字塔的順序。多數人可能習慣性的會由上而下來決定1、2、3的順序，但假如是我畫一個金字塔時，我和本書作者一樣、第1個反而會放在最底層。為什麼呢？因為不從基礎做起，哪能把金字塔蓋的那麼高呢！所以要把基礎打好，才應該是第一件事。這裡的重點並非你是否一定要和我有相同的認知，只是當你若要用圖像呈現一件事情時，每個圖或每個標記都該是有意義的，而且你自己要清楚那個意義是什麼，然後你才能順利的去進行一場簡報，也不會在目標對象發問時卻答得支支吾吾。本書雖然沒有寫到這一點，但容我藉此機會提醒大家，就銷售型簡報或多數的商務簡報來說，重點其實在於最後的Q&A問答。也就是說，起碼對一個商務人士而言，光去學如何針對自己的內容進行簡報，其實是不夠的；要能教你如何進行Q&A，才會是個夠好且夠實用的簡報課程。
.jpg)
本書另外有個說法我很喜歡：人生有三個坡道，第一個坡道是上坡、第二個坡道是下坡、第三個坡道則是沒想到。除了如何面對順境和逆境，要怎麼克服沒想到呢？作者強調，凡事都要事先備妥三個以上的備案。不管是不是關於簡報，其實相同的觀念我也一直在不同文章中提及，管理一家公司如此，管理你的人生亦然。千萬別以為只要那個方案夠好、你就能靠那個單一方案走遍天下。永遠讓自己準備好不只一個備案，而且把備妥不只一個備案當作基本要求，你的人生才會無往不利。
沒有留言:
張貼留言