2021年11月25日 星期四

不要輸在起跑點很重要,但你知道該如何一路領先到終點嗎?【一談就贏:體驗式團隊建立】給我們的啟示

 該如何才能讓團隊快速建立共識?又該如何讓團隊合作的成果一次比一次更好?




有別於一般只是用來提振士氣的team building活動,透過來自英國的MTa Insights®這套世界級的教具及教材,我們讓大家更具體的從溝通合作到問題解決、得到更全面的提升。有鑑於同學們的回饋與建議,經過最近一班的調查後,我們決定自明年起,把這個課程更名為大家更能理解其中意涵的【一談就贏:體驗式團隊建立】,希望能協助更多朋友體驗更多團隊建立及順暢運作的秘訣。

為什麼該來上這堂課,飛機設計工程師榮唐說得好(全文點此):

公司就是只有這些人、只有這些錢,該怎麼理解並在限制條件下工作,在時間壓力下制定計畫,共同執行成員一致同意的計劃,最後不斷地檢驗工作進展並重新計畫,便是在上這堂課的目的



在藥廠擔任專案經理的曉薇,則更寫下了這樣的心得(原文參此):

在公司將近14年的時間,內部每年都會請外部講師進行團隊合作、願景帶領、有效溝通的課程,所以我對這類課程的內容並不陌生,然而儘管如此,這堂課仍讓我覺得收穫不少,印象深刻的主要有三個部分:

#指責犯錯的那個人就對了?

課程中有一個活動帶領關於接收與傳遞,我們每個人都在想著接住上一個人交付的東西,而不去注意交付出去的東西,容易造成後面的人接不上而出錯。這時大部分的人都是冷冷的看著出錯的人趕緊糾正回來。因為要顧著自己手上的東西(任務)。

這場景有沒有很熟悉?在工作上不也是如此!大家會盯著出錯的人,認為「這都是出錯的人的問題」,但今天老師提到一個重點:「如果每個人的重心放在如何讓後面的人接的好,是不是結果就會不一樣?」

同樣的,工作上如果能夠想著如何讓後面接手的人(部門)能更快更正確的接下去做,專案是不是能走得更快更有效率,而且能減少出錯的機會呢?這部分到現在都還是翻轉我觀念的重要觀點!

#每個人各自負責好自己分工的部分就好?

在一個活動剛開始時,跟夥伴 Doris合作,我認為遇到好搭檔,Doris指令明確、而我接收指令接收的也很好,我們這組在同學裡速度最快而且又正確,並因此覺得很有成就感。然而活動進行到後面,我發現我的又快又正確……只是自己認為。因為沒注意到細節,讓整組在最終花了更長時間做糾正及微調。只因我們認為大家份內做的一定都正確沒問題,沒有再度確認後再往下進行整合。

回到工作上,每個人都有自己負責的任務,也最終需要跟大家一起協作,每個人都會覺得自己做的都正確,但常常在專案走到最後不太順利時,再回頭審視個個環節,才會發現「咦!有些環節沒做好……」這呼應了魔鬼就在細節中這句話。老師提到,我們應該保持提出質疑的態度,不管對自己的工作,或是對他人交付的工作,提早找出可能的問題,減少後面花費更長時間校正。

#大家做好份內的事是應該的,沒什麼好嘉獎?

從第一個活動開始我們這組就意識到,我們這組欠缺互相讚美及鼓勵,但是!即便到了最後一個活動的檢討,這一項我們仍然沒有做到。我們很專注在各自對團隊的貢獻,如何能更好,如何幫助團隊拿下高分,我們組員真的很努力。甚至最後一個活動結束時,我們是最高分的一組,但最後搶答沒拿到分數,被其他組超越了。

……如果我們在整天的活動中一直不忘記讚美彼此,組員肯定會更團結,不管任何任務,都會彼此協助,冠軍隊肯定是我們!團隊凝聚力要好,彼此給予的肯定及讚美一定不能缺少。

上面是我課程獲得最多的三大重點,這堂課真的很棒。

很多人都以為,團隊之所以運作不彰,一定是來自於合作的綜效不佳。但假如再追問他們:為什麼合作的不好呢?他們通常都會把問題推給其他團隊成員,認為其他人太過自私或本位主義,才造成大家無法合作。但這真的是唯一的問題嗎?有沒有可能也有許多情況是,大家其實都很想合作,但大家卻又不知道該怎麼合作?

就拿曉薇心得中提到的犯錯經驗,其實哪個工作或哪家公司不會發生錯誤?關鍵其實不只在於小心不要犯錯,而在於我們能否檢討出造成錯誤發生的真正原因及核心問題,並且盡快進行修正。然而,在許多公司或單位中,許多人不去設法解決問題,卻反倒會去「解決」那個提出問題的人;寒蟬效應之下,就更沒有人願意提出問題,然後更沒有人會去找出解決方法了。

合作中的另一個關鍵工作是分工,但我在【一談就贏】的各個課程當中,即使來參加的都是各界的菁英,但我卻經常發現,大家在小組活動上的分工都顯得混亂而效率不佳。為什麼會如此呢?我們不是從小就在嘗試並學習如何分工嗎?那為什麼會在面對特定任務時,幾個人的合作產出,甚至無法好過只有一個人埋頭苦幹的成果?

下一個曉薇提出的議題,就讓多數人更加陌生了;從家庭、學校、乃到進入職場,我們甚少會對他人給予讚美及鼓勵,甚至有人會誤以為,讚美及鼓勵只是主管才要做的工作;其實我們每個人都可以給身旁的夥伴更多讚美及鼓勵啊!萬一更多的讚美、能讓同仁或夥伴做得更起勁,然後我們整個團隊的成效會因此而愈來愈好,何樂而不為呢!至於如何做好讚美及鼓勵,也歡迎參考關於PEP Talk的這一篇(文章點此

除了上述三點之外,【一談就贏:體驗式團隊建立】還可以讓大家學到些什麼?目前在連鎖餐飲集團擔任採購主管的承瀚,提到了更多關於團隊和諧的迷思,也提到了如何檢討(原文參此):



……從小我們都被灌輸「不要輸在起跑點上」,但從未告知我們要怎麼一路領先到終點,印象很深刻的是小組一開始氣勢如虹,連連拿了幾個項目的最高分,討論問題-思考問題-解決問題-檢討問題,成員的學長姐們都帶領著我一起完成,在最高塔時,我們拿下最佳成績,但在第二輪時卻滑了個大鐵盧,難度真的不在積木與問題本身,我們一起檢討的是:我們沒有記錄、沒有看看別人怎麼做,在面對一樣的問題時,我們從原本的第一高塔、在第二輪我們僅拿到低空飛過的分數。

什麼做法是所有人都滿意的?

哪些做法不利最終成績?

改變或調整哪些做法,再下一次會更好?

老師過程中不斷引導我們,其實事後自己想:我們只想著如何再更高,而自亂陣腳,忽略了原本自己已經有最高塔的經驗,在第二輪我們幾乎是想打掉重練的概念來進行,結果顯示,在第二輪我們只要照原本的方試去進行,保持第一輪高度,我們也依然是最高塔,當我們把專注如何做得比上次更好,有再次重來的機會,你們會怎麼把握?有時候沒有辦法重來時,我們當下又如何想?

……最後一輪的操作,擔任財務長的我,在一開始搞錯了遊戲規則,在第一輪犯下了嚴重的錯,好險有伊文慢慢引導我遊戲的方向,才讓團隊回到正軌上,團隊有了目標,有了共識,有了能力後,我想剩下需要的就是鼓勵,在2、3輪我們確立了團對共同的產能後,相信團隊,鼓勵每一次的成果、並包容每一次的犯錯。同時我們也必須思考,在大家一樣的條件下,能否突破自己的極限產能,達到至少與其他組齊頭的產量,事後在回程的高鐵上,一直在我腦中迴盪。

「請給我一個動詞,不要再回答我形容詞」

這是每一次操作後檢討,老師不斷對我們說的話。

團隊中,我們都害怕得罪人,我們都想要團隊間的和諧,但我們都知道,這樣無助整個團隊找出真正的問題,問題只會被美化而不會消失,它總一天會用另一種方式再次出現在你我眼前,大家以為很棒的建議其實只是空洞的形容詞,整天課程下來,我很喜歡這樣的氛圍,很酸但很爽。職場上,你有多久沒有聽到真話了,你有多久沒聽到不動聽但很實際入骨的行動方案了。

我一直在想積木遊戲的每個零件,如同團隊中每個不同的成員角色與功能,團隊不會少了誰就無法運作,如同築最高塔時沒有螺帽亦能成功,每個人不是只有一種角色跟功能,彈性運用每塊積木,善用特性,一樣可以完成任務。

這不是一堂單純的積木遊戲課,也不是專案管理,更不是公司內訓老掉牙的團隊激勵課程,但課後帶給你回職場的面對問題解決、團隊協調、溝通方式等不斷進化、不斷進化的一堂課。



對我來說,無論主題為何,【一談就贏】所有課程的最大特色即在於,上完課後要能實際運用。接下來就讓我們從腎臟科醫師雅雯的心得中,看看這堂課該如何運用在醫療場域(心得點此):

白色巨塔,人命關天。

醫院是團隊合作的最佳典範,每個工作人員都是其中的細沙,堆成醫院這個塔,在這著團隊運作中,掌握的是民眾的健康及生命。疏失一旦發生,危急的就是人命。

如何讓「病人成功出院」,是病人住院第一天醫師們執行的目標,經由這堂課的學習,我更能簡單的告訴住院醫師方向及作法。

1. 列出所有問題
2. 區分醫療端(列出所有可能的診斷、需要的檢查、所有治療方案及利弊、替代方案、病人疾病可能帶來的併發症、及預防)及非醫療端(自我照顧能力、家庭社會支持系統、收入、保險、疾病對病人工作的影響等)
3. 排列問題的優先順序
4. 實際解決方法

而「縮短住院天數」,向來是醫院及健保端的例行目標,除了上述所提,再加上
列出醫療或非醫療的執行順序(思考可同時進行的可能性)、列出花費時間、
檢討先前未注意的新問題。

當然,病症越危急的病患,處理的速度也就需要越快,並隨時隨著病況調整治療,一整個就是跟死神拔河的節奏。

醫療另一個重點,就是預防醫療疏失的發生。

醫療疏失的發生,通常是連環性的出錯,這中間只要有一個人能發現錯誤,就可以阻止錯誤的發生。記得自己當住院醫師時,錯把化療藥當止吐藥開出(兩種藥名類似),幸好當時一位警覺的護理師發現錯誤並告知,才未釀成大錯。醫院多年來也為了病人安全做了相當多的改革,所有一切都只為了「防呆」,人非聖賢,孰能無錯。

「如何發現錯誤」→問問題!!

如何問問題?Alex提到不可以把一切視為理所當然。當和認知不同時,一定要提出疑問;和認知相同時,要心存懷疑,再三確認。

「溝通」在醫療中有著舉足輕重的地位,醫療體系的運作,牽動著各部科、各層級,溝通不良可能導致送錯病人、抽錯血、甚至開錯刀。

自己最常遇到的困擾就是,住院醫師會錯意,無法正確執行醫囑,可能的原因當然包括醫囑不夠明確、住院醫師對病人病情不夠瞭解、知識不足、主治醫師對住院醫師能力高估等等。對於這樣的住院醫師,以前我常常得晨昏定省醫囑的執行,再去了解為何無法被執行,搞得自己心力交瘁;現在對於這樣的住院醫師,我會先詢問之前帶過他的臨床老師們問題點在哪,並和總醫師商討交戰守則,見面第一天就先告知住院醫師自己「重視的事項」,讓學生有所遵循,認知學生能力的不足,在他能力可及之處放手,在他能力不及之處緊盯,此舉大幅減低自己心神的耗費。如果是技術層面不佳,通常會建議他去臨床技能中心練習技能,或是利用youtube讓他熟悉步驟。

……課程結束後,對自己最大的震撼:

(1) 謀定而後動

在經歷過思維班第一堂、跨文化的跨國團隊管理,終於學乖了一件事,要好好看題目,「魔鬼就藏在細節中」。接下來的分工,自己還是沒有執行得很好,好在同組成員都很強大,互相截長補短。短暫交換想法後,開始執行,雖然第一次見面,但是大家很有默契。當有人提出不同意見及見解時,大家馬上跟著執行,或許是因為方向正確,所以彼此間沒有任何爭執。但是很多事情的推動其實沒有這麼順利,唯一小小的遺憾是沒有見識到火爆的爭執跟解決的方法。

透過達成目標的三階段活動,讓我深深體悟什麼是沙盤推演以及其重要性。

(2) 注意細節

……注意題目的細節,才知道自己可以運用的零件(武器)有哪些,才知道如何可以得到分數。醫院評鑑就是無數的細節啊!

(3) 時間分配
- 做快一點,才能留時間檢討修正及檢視
- 不要在最後一刻才冒險

……這個活動最有收穫的地方應該是,每個活動結束後的檢討改進,如同Alex的教導,每次談判後都要好好檢討,才能改進。



在台南經營一家餐酒館的Nicky,寫下了一篇關於「我」和「我們」的心得(原文參此):

在上完MTa的隔天,獨自去走了陽明山東西大縱走。到底是多邊緣,所以只能自己獨走?!欸,不是,那種說走就走,獨自行動的自由有多爽你知道嗎?不用考慮到其他人的行為,也不用顧慮到其他人的心情,就可以順利的完成任務,只有一個字,爽!

#你說的黑是什麼黑

如果所有的事情都能一個人完成就好了,但實際是,我們很少能夠有一個人就完成任務的時候,尤其在強調團隊分工的現在。但是,團隊合作,有這麼容易嗎?你下的每一道指令,或者你接收到的每一個命令,真的就能讓彼此理解嗎?如果是這樣的話,為什麼我們按圖施工,卻還是做不出百分百一樣的東西呢?我們以為我們很會合作了,但呈現出來的成果卻是如此讓人洩氣。

檢討與回溯,一直是Alex所強調的,這通用於不管是MTa或者是一談就贏課程上。我覺得這也是MTa最有價值的地方,我們在合作的過程中,一定會遇到問題,但我們有沒有真的做好回溯,找出下次可以做得更好的方法,才是真正重要的。透過填寫每一次的檢討單,暫時的緩和不舒服的情緒,進而去找出問題的所在以及改進方法,我想這是不管作為老闆、主管、甚至只是一般員工都該具備的能力。

在上完MTa後,其實過了非常不愉快的一週,因為總覺得自己交辦的任務,夥伴們無法跟上,甚至理解完全偏差,以致怒氣爆表。但是,重新回溯MTa的過程,突然覺得療癒,也更加了解課程的設計是如此貼近於日常。是不是我的說明太過浮泛,以致夥伴根本無法抓到我的重點?還是我們根本在問題的認知上,有著完全不同的解釋?還是只是單純夥伴真的太駑鈍了?老闆應該不會錯吧?!那應該不是我的問題吧!(誤)

但有時候,老闆有問題卻渾然不知才嚴重,反而把團隊帶往地獄的深淵。而此時團隊如果沒有更積極的合作,以及更順暢的溝通,只是人云亦云的聽從指示,那才真的是萬劫不復。雖然我自認是反省程度夠高的老闆,但是,這樣真的就能帶領團隊持續向前嗎?

#From_ME_to_WE

我想,這就是MTa課程設計有趣的地方,看似簡單的築塔或水塔遊戲,卻挑逗著夥伴間微妙的情緒。有如公司裡時時的合作分工,總是若有似無的藏著陽奉陰違的不滿情緒。我們總認為失敗的原因是因為某個人,卻忽略了團隊的失敗可能是每個人都有問題。

當然,我們每個人有自信能將任務完成,但在團隊合作的當下,如何從「我」到「我們」,反而成為成功的關鍵。更延伸說,即便我把自己任務完成了,放到團隊中,就可以達成團隊成功嗎?那也未必。

那你該如何去協助團隊完成最後的作品呢?在團隊中,你追求的是個人成功還是團隊成功呢?我總會想起Alex分享過在外商工作時遇到的主管,總覺得自己最強,對於下屬的成就不屑一顧。即使達成個人的成功,團隊卻分崩離析。

……從自己到團隊,From ME to WE,這個我們都聽過也都知道的簡單原理,卻是我們小組在最後的任務才真的展現出來。

#鼓勵鼓勵鼓勵

回溯整個課程,其實我們這組在上半場的表現不算突出,甚至處於落後狀態,直到最後一個任務,在掌握任務得分要點後,順利彎道超車,成為黑馬。

但是,我們不應該走得這麼辛苦的。……跟這麼優秀的一群人一組,我們理應走得更輕鬆。但,我想,我們的確缺乏更多的鼓勵,去轉換持續低迷的士氣,來面對接下來的挑戰。打順風球人人都會,但在逆風時把球打好,才是真的團隊本事。

而透過這次MTa的課程,我也再次檢視到自己在關鍵自己過於保守的操作。如此熟悉的場景,猶如9月份才剛上完的進階班,也是在最後一個任務順利超車暫居領先,結果也是一樣的在最後回答問題被完美逆轉,進而失去保送MTa L2以及高階班的資格。如果,當時能多拿一點分數就好了;如果,我在前面的任務多出點力就好了;如果,沒有如果,這就是現實,一翻兩瞪眼,那為什麼不一開始的時候就盡全力減少失誤的發生呢?為什麼不一開始就輾壓對手讓他們戰意全失呢?但,結果就是如此殘酷,而且這還只是課堂上。

#一個人走很快_一群人走很遠

最後,我花了9.5個小時的時間完成了這次縱走,作為第一次走這條路線,我個人是非常滿意這樣的時間控制,畢竟,建議的時間可是12~13個小時,能縮短這麼多時間,多少有點沾沾自喜。

但是,如果我今天是帶著整個團隊走,我要花多少時間帶他們走完呢?團隊裡面可能有新手,可能有老手,我該如何妥適的安排他們呢?一個人9小時完成一條縱走可能不難,但一個團隊在9小時內完成可能就有難度。

我想要更快,我也想團隊走得更遠,那怎麼讓我們一起走得更快更遠呢?而這就是MTa留給我最大的課題。

檢討、檢討、以及不斷的檢討,才能讓成果更好。鼓勵、鼓勵、以及不斷的鼓勵,才能讓周遭的每一個人都和你一起走得更快又更遠。希望有更多朋友不只讓自己停留在口號式的高喊團隊合作,而真能讓團隊因為有你的存在而更好。



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