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2016年7月29日 星期五

《談判地圖》心得又一章:「閱讀氣氛」(read the air)及對不同國家的聽眾進行簡報

某次,去幫一家德國的科技公司上課。由於我先後在德國和法國的知名公司都服務過一段時間,那家科技公司的亞洲區總裁(他是一位高大而開朗的德國人)在午餐時好奇地問我,「幫法國人做事的感想如何?」

我忍不住哈哈一笑,決定坦誠相見地告訴他實話: 「我和每一位法國同仁都處得非常好,和法國人交朋友,真是人生一大樂事!」話鋒一轉,「不過,幫法國人做事,有時候真的覺得每天都會抓狂!」

Bonjour之後,我學會的第二個法文單字就是C'est la vie。可別以為這是梁靜茹的歌詞,當我在工作上遇到窒礙難行的狀況而需要向我的法國老闆請示時,我居然常常聽到對方聳聳肩一句C'est la vie、然後就完全沒有下文了;天哪,你能想像,你的老闆每次遇到難題,就拋下一句「這就是人生」、然後就放你自生自滅嗎?

好處是,你會因而大大提升自己解決問題的能力;壞處是,尤其是對在儒家思想薰陶下成長的我們,很容易因此感覺到自己變成爹不疼娘不愛的可憐蟲。

可別以為這是我的偏見。《談判地圖》的作者可是嫁給了法國人,對法國人的觀察體認,想必更比我透徹。她在書中指出,英文字的數量比法文字多了7,所以跟法國人溝通時,你勢必得更加仰賴情境所給予的線索,而不能只從和對方的對話中得出端倪。

不只法國人如此,她同時也指出,在與日本人或印度人溝通時,你也一定得具備「閱讀氣氛」read the air的能力,才能無往不利。

所以,要建立全球走透透的國際觀,除了語言能力外,更重要的或許是培養解讀文化氣氛的能力

另外,很多人都上過簡報課程,用中文做簡報,和用英文做簡報,真的都一樣嗎?

相信所有的簡報課程,都會要求從了解聽眾做起。我自己有相當多的經驗,是向一群不同國籍的聽眾做簡報,而台下的他們母語既非英文、當然也不是中文。

《談判地圖》舉了一位美國工程師被挖角到德國公司後,發表第一場簡報的例子。過往有許多成功簡報經驗的他,深深了解這場簡報的重要,並確實地做好了他心目中的萬全準備。

結果呢?居然變成一場大災難

為何如此?難不成德國人那麼排外嗎?

其實原因出自他認為直接切入主題的簡報安排,卻被現場的德國主管們連連追問理論基礎及研究方法;在順序安排錯誤的情況下,最後當然提案遭到否決。

對這樣的結果,我可是心有戚戚焉。回想當初為一家德國公司工作時,有一回,一位掌管全球業務的高層訪台,事前他的幕僚就把簡報的既定格式先e-mail給我們。當我提到「既定格式」,可別以為只是個一致背景及字型大小的template。那份「格式」總共超過150頁,其中某些頁面所包含的業務範圍,在台灣根本不存在;小心謹慎的我們,事前向德國總部請示,台灣沒有的業務,是不是就可以跳過而不報告了?

結果出人意料。即使台灣壓根不存在這樣的業務,德國總部要求我們必須把那些頁面留空,但不能直接刪掉,以免高層來訪時會對跳過去的頁面有所質疑。

我相信絕大部分人恐怕會覺得這樣的做法很荒謬且浪費時間,尤其當正式簡報時還真的需要對一頁頁空白的簡報逐一說「台灣不適用」後才能接到下一部份,而不是整段可以直接跳掉。但是,德國人的嚴謹,讓我們沒有其他選擇。

所以,千萬不要以為正式的商務簡報一定是「一法通、萬法通」。萬變不離其宗的,是你一定要事前了解你的聽眾,並且設法掌握你的聽眾。

如果要用一句話為跨文化溝通與管理做個小結,那就是「不要凡事都認為是理所當然」
 
 
 
 
 
 

2016年3月28日 星期一

《談判地圖》:跨文化溝通管理必讀

最近,跨文化溝通管理課程的需求比想像的旺盛。原本只是在異國設廠的科技業和製造業有需求,後來多家將業務觸角伸往大陸乃至東南亞各國的金融業也紛紛跟進。

設計這個課程,其實也是無心插柳。有兩岸三地工作經驗的人很多,但像我一樣,不但曾在美、德、法的世界級外商服務過,而且還實際征戰亞洲十餘國的講師,畢竟還是少數。很高興能有這個機會,因應愈來愈蓬勃的企業客戶需求,用一套系統化的方式,與大家分享我如何與不同國籍的團隊及顧客溝通並進而管理的經驗。

當然,相較於許多財星500大企業動輒提供外派人才2週以上的文化適應及溝通課程,一堂46小時的課恐怕還是難以對更多跨文化議題有深入著墨。


最近看到一本書《談判地圖》,覺得很適合對跨文化溝通相關議題有興趣的朋友參考。除了我熟悉的如何與美國人、法國人、以及亞洲不同國家的合作夥伴溝通之外,本書作者對荷蘭人直言不諱作風的描述,也很值得一讀。

許多人常把「會英文」和「國際觀」混為一談,事實上,英文夠好,不代表你一定能在國際商場上暢行無阻。

在《談判地圖》這本書中,裡面提到跟不同國家的人打交道的經驗,讀來不禁讓人莞爾。

作者是一位目前定居法國的美國人,曾經在歐洲、美洲、非洲都工作過。雖然作者本身是美國人,但她對美國人缺點的描述,卻也直白到可愛的程度。

就拿大家都非寫不可的e-mail來說吧!各位一定都聽過倒金字塔結構,也就是最重要的先說、補充用的論證其次、最後才是執行面或其他注意細項等等細節。由於我大學念的是新聞、第一份工作也就在媒體服務,所以後來當我加入美商時,對於「重點先說」的倒金字塔式e-mail乃至報告架構,倒也毫無阻礙的馬上上手。

之後,我加入一家知名的法國公司。我花了好長一段時間,才適應每封e-mail都要用「希望你最近一切都好」、「我們這兒的天氣不錯,你們那兒呢?」等問候語當開頭。萬一我用馬上切入重點的美式e-mail寫法當開頭,我幾乎可以從電腦螢幕上看到每位法國同仁的皺眉。不只法國人如此,據我所知,印度人好像也很喜歡用「祝你有個充滿活力又健康的一天!」當e-mail的開頭。

所以,用英文寫e-mail,未必是一堂文法課,更多的時候,你所需要的會是一堂文化課程。

在外商工作過許多年,e-mail逐漸變成一種必要之惡。

你有沒有算過,你每天究竟花多少時間在處理e-mail?在我最忙的時候,手邊的客戶涵蓋十幾個國家,每天收到的e-mail平均超過100封,最多的時候甚至單日超過400封!

看過那麼多e-mail,不得不說,很多人的e-mail真的寫得不好。受限於英文程度而詞不達意是一種,但更多的是粗魯直接到無禮的程度。很多人在外商服務了一輩子、卻一直無法升官,總會感嘆老外都是只會照顧自己人,又或是抱怨印度人或韓國人的英文比自己好而比較會逢迎拍馬;殊不知,自己每寫一封e-mail都像在罵人,不管是你的下屬甚或你的長官,幾年下來都誤以為被你用e-mail罵過不只一輪。無論你的績效再好,請問在360。評鑑之下,誰還會給你一個往上升的機會?

然而,在美式教育乃至從電視電影而來的美國文化包裝下,這些台灣籍的主管們總會很無辜地說,「不是叫我講重點嗎?」

無論外商、陸資、甚至是本國廠商,現在的團隊組成都愈來愈多元,你所每天共事的同仁,可能同時包含大陸人、日本人、德國人和美國人。在寫e-mail之前,最好多想想,究竟我這封e-mail要寫給那些人看?這些人有沒有可能會誤解我的意思?