2020年6月12日 星期五

在工作面試時,如何表達不同意見的教戰守則,讓得分和踩雷不再只有一線之隔

偶然間看到哈佛商業評論有另一篇文章,標題是「工作面談時,能與對方意見不同嗎?」(出處點此),我想應該不是每位求職者在面試時都敢像前一位那樣回嗆對方的。那麼,當我們在工作面談時,到底能跟對方表示出不同的意見嗎?我自己覺得可以從以下三點著手:

1. 弄清楚對象。其實,不只是工作面談,舉凡各式各樣不同的談話,從申請貸款到接受訪問,你第一件該弄清楚的事情,就是對象到底是誰。

面試時常會遇到的對象,包括(1) HR人資、(2) 用人單位主管、(3) 老闆或最高決策者,而這三種對象想要的和期望的未必相同。最大的挑戰會發現在這三種類型的對象共聚一堂一起來進行面試的時候,那時你就會發現,自己的回答很容易就會順了姑情卻逆了嫂意,無論講什麼都很容易陷入裡外不是人的境地;然而,假如你想要打安全牌,凡事都回答個模擬兩可、不過不失的答案,你很可能更容易被刷掉,因為你不是會被認為沒有特色,就是會被認為言詞過於閃爍、而好像企圖隱瞞些什麼。

還是先不要過早跳進那麼複雜的處境,就讓我們先從個別一對一的面試談起吧!

上述三種對象哪個先談會視公司及職位不同而定,甚至有些公司會直接跳過前兩者,而由有人事最終任用權的決策者直接一關定生死來面談也說不一定。因此,面試時的第一件事,就是先弄清楚對方到底是誰,而不要被對方一坐下來就來句「鄭先生對嗎?先簡單介紹一下您自己吧!」就呼嚨過去了;就算對方真的這樣說,當你打算侃侃而談之前,不妨有禮貌的問對方一句:「今天真的很榮幸來到貴公司,在我開始之前,方便請教您是…?」對方就算不告訴你具體職銜,通常也會表明自己的是什麼單位、該怎麼稱呼;萬一真有說句「我姓李」而刻意停住的了,其實你也不方便繼續追問,但那十之八九會是第(4)種對象,也就是大公司分幾關面試時,對方特意找來的面試官。他們可能會是你未來的同事、也可能是別的部門的人;他們無法決定錄取你與否,但他們的評估假如對你不利,你可能連邁進下一關的機會都沒有。

要強調的是,每個人固然都有各自的人格類型、你也的確應該要確認他們的性格特質之後再決定該怎麼回答,但在一場約一個小時的面試中,你可能沒有那個時間或機會做出準確的判斷,所以你只好先從他們的職別來大膽推測怎麼樣才行得通,但我接下來的建議絕無「HR主管鐵定都屬於這種類型」或「用人單位的主管想要的一定都是這些」這種意思。

首先,就從HR人資主管來看吧!我太太在HR領域有將近20年的工作經驗,後來也一路當上知名企業的人資長,雖然她未必會全盤認同我說的,但在我看來,HR不但要求好、更要求穩,即使用人單位急著就是要補人,但對HR來說,即使找了一個符合當下需求的人才進來,但假如這個人將來不能隨著公司發展而成長,又或者是他們認為這個人會成長太快而小廟留不住大和尚,這種人才還不如不招,因為不見得每個公司老闆都看得出來,但招募本身就代表一項成本,等人才招募進來之後,訓練他又代表著另一項成本;假如公司的流動率過高,等於每個職位的人來做個一、兩年之後就走,HR單位只怕其他的事情也不用做了。因此,等到確定要用你了之後再來談薪水待遇除外,在一開始與HR的工作會談中,對方會測試性的問你一些確認型問題,主要是為了確認你符不符合這個職位的需求,以及你的履歷上那些工作經歷到底負責過什麼實質工作內容。舉例來說,同樣是一個電話行銷經理,但你有負責過整個業務部門的年度計畫嗎?你的陌生客戶開發和既有客戶的業績佔比又各是多少?假如你從未負責過一整個部門的年度計畫,但你希望從電話行銷經理的現職去應徵另一家公司一個業務部門主管,你就必須去回答你為什麼辦得到。

「我覺得你現在的職位在帶人的經驗上有點少」,萬一這句話出自於HR主管之口,我建議你千萬不要第一句話就反駁說「其實我們公司有著業界最大的電銷團隊……」,因為只要你的口氣有一點不慎,對方就會認為你在反駁他,後面即使再加註些什麼說明,都很難克服你剛剛造成的不良感受。

那麼,針對HR主管,該怎麼回答呢?最好是微微一笑地順著對方的話接著說:「我覺得您說得很對,其實,這也正是我為什麼會希望有這個榮幸加入貴公司的其中一個原因……」,但語氣對了、甚至還包括了捧對方公司一下的暗示意味,對方就會願意聽你講下去:「跟貴公司來說,當然不能比,可是我自己覺得我從帶人上的學習也收穫很多;一開始,我其實只帶了兩個人,但我努力地………,公司後來也給我15人的團隊帶,我們之後也不負使命的成為公司成長率最高的業務團隊,這段經驗真的給了我很大的啟發。」只要後面的故事說得更好,對方搞不好會聽得入神呢!原本對方是想質疑你的帶人經驗,但當你有備而來的把缺點包裝成優點時,對方只怕恨不得想把更大的團隊交給你帶。

當你面對到用人單位的主管、也就是你之後若拿到這個職位時的頂頭上司時,可能又是不同的處境和考量。雖然也的確有想要穩紮穩打的用人單位主管,但我一向相信,假如凡事都蕭規曹隨地誰來做都無所謂,那就不見得非要找你來不可了。

因此,假如你要應徵一個資訊單位主管的工作,對方把他們的現況包裝成一個假設型的問題來問你:「在預算有限的情況下,我們考慮要把以下這些項目分段外包,以五年作為一個時間軸,首先要做的是……,其次要做的是……,最後則是把剩下的這兩項處理完。你覺得這樣的做法如何?」你當然未必要刻意唱反調,但假如你意識到這就是對方認真想要考驗你的本領那關鍵一題的話,你就不妨藉著表示不同意見來展示你的實力:「這種狀況當然還需要更多的細部資料才能評估,但就這樣的狀況來說,我覺得分段外包的確是個好主意,但假如是我來負責的話,我會試著把整個時間由五年縮短到三年半,其中實際執行期間只有三年,但會留下六個月的時間做平行測試,也就是說……」。先肯定對方的大方向架構,因為你總不好直接打對方臉;但沒有公司會不希望縮短時間或省錢,這也是你這個人才為什麼值錢的地方。你不會有時間用一小時的面試說完三小時才能報告完的專案內容,而且也沒有必要;集中火力在能讓公司減少出錯機會、你又可以從自己先前經驗中舉例說明的平行測試上,你就能在這個面試題上得分。

萬一接下來你要面對的是擁有最好決策權的大老闆,而你面對了雙方不同意見的產生,你接下來就要賭一把了,因為通常能做出這個位置的人,處在兩個極端的人都有,所以我很難給你一個制式答案;但有一件事是確定的,那就是你應該在不得罪對方的情況下做你自己,而不是一味屈從來換取一份工作,因為接下來只會讓你更痛苦而已。

「你過去有開除過人的經驗嗎。」

「有。」

「說說看你那時是怎麼執行的?」

「……(牽扯到大多細節就暫且略過了)」

「為了一些小事情就把員工開除,你不覺得這樣太狠了嗎?」

「我相信只有在小事情上嚴格要求,大事情上才不會產生無可彌補的過錯。我對開除每一位同仁都覺得非常難過,直到今天都這麼覺得。但從另一個角度來想,我期望那些同仁在離開我們公司之後,都能學會怎麼不讓自己犯下更大的錯誤,而所有還在和我們一起奮鬥的同仁也可以從中得到學習,該怎麼讓自己不會犯下更大的錯誤。」

「假如你到了我們公司之後,我希望你即刻開除現有的這一整個部門,但你覺得其中還有兩個人該留,你會遵照我的指示,還是開除掉一整個部門嗎?」

「我向來會執行公司交付給我的每個決策,但假如我真的覺得其中有兩個人該留,在我進行之前,我一定會找您再好好討論,即使您覺得我很煩,也非做不可。」

一般人可能會很驚訝,但到了我後期進行工作面試時,「有沒有開除過人?」幾乎已經變成三分之二以上公司必問的問題了,那時我就察覺,他們一定是遇到或預知自己有開除不適任員工的需求,但現有的領導團隊不是下不了手、就是動手的不乾不脆,所以有火人經驗反而成為自己履歷上的一項資產。

上面的那段對話,就出於一次真實的面談,而且為了避免傷害我曾經服務過的公司,我必須要強調,我後來雖然拿到了那份工作、但卻沒有去那家公司任職;令人可能膽戰心驚的是,其實類似的對話在好幾家不同的公司也都出現過。

針對大老闆,不要動不動就想長篇大論,那些演講能力一流的演說家,其實未必能坐得上高階主管的位置,因為很多老闆最討厭那種說的比做的還多的人,因此你會發現,萬一對方真的問我有沒有類似經驗這種封閉式的問題,我很可能就是給他一個「是」的單字回答,為的是刻意呈現一種不拖泥帶水的明快風格。

況且我也從不擔心,因為無論我回答的再短,甚至很多時候還刻意在一句陳述中不刻意回答完,對方一定都會好奇的追問,否則他們從一開始就不會問那個問題。

接下來你可以從上面那個例子發現,我在兩處都出現了和老闆不同的意見,其實最重要的原因是我認為他在看起來有不同意見的背後,都還有其他的弦外之音,是想聽聽我和其他的候選人在這方面有什麼不一樣,因此我給了他一個作法上不同的回答,不僅證明了我有我的原則,而且我對這樣的作法胸有成竹,但在同時,別忘了也在字裡行間加上「我向來會執行公司交付給我的每個決策」這種話,因為老闆總不喜歡一個處處唱反調的人,但卻又不要一個凡事只會唯命是從的人。


2. 想清楚意圖。面試之所以重要,是因為任何一場面試都可能決定你會不會加入一家公司,也就是你生命中接下來幾年的重心可能都會在這裡,所以當然不可不慎。假如你只把公司當作一個上班的場所、工作也只不過就是一個可以賺錢的差事,你或許覺得這家不行、換下一家也無所謂;然而,有許多能力及心態的養成,其實會跟我們待在哪家公司及受到什麼樣的培養至關重要。

因此,當我們在面試時被問到任何一個問題時,回答之前都該先問自己另一個重要的問題:「對方『為什麼』要問這個問題?」

舉例來說,假如對方要問的是個確認型問題,當然你就簡明扼要的回答對方就是了。假如你像上法庭一樣回答出「我不確定你講的那個詞是不是我指的那個意思,其實更精確地來說,我在那家公司負責的是……,而且歷時七年半,而不是八年」,而且你還不只一個確認型問題都那麼回答,對方只怕會覺得你這個人很奇怪或很難相處。

然而,很多面試時會遇到挑戰型提問,這種提問的目的不是想知道你的答案內容是什麼,而是在測試你面對挑釁或壓力時,會不會展現出人格中的暗黑面。有趣的是,雖然這是一種常見的提問方式,但有時候就連面試人員自己也把持不住,造成雙方很容易產生擦槍走火的機會。

「我覺得你剛剛提到的作法很難解決我說的那個問題,畢竟我們公司的同仁都很資深,他們是不會接受你這種命令的方式了。」

「我哪有在命令他們?連這種說法都不能接受的話,未免太玻璃心了吧!」

「就當作我們的同仁都很玻璃心吧!假如你來了以後,帶的人全都那麼玻璃心,你該怎麼辦?」

「會有那麼多玻璃心的同仁,肯定不只是他們自己的問題,而是整個公司的招募流程有問題,所以我不但要汰換這種不適任的員工,而且還要檢討整個公司的招募人員及相關流程,否則問題是不會解決的。」

挑戰性提問的其中一種作法,就是否定或挑戰你所提出的意見。面試者未必真的那麼不喜歡你的主意,但他們就是會這樣做,來試圖看看你會怎麼解決問題、又會怎麼處理對立的意見。若你察覺到他們的意圖是如此,而你還像上面那樣回答,你不但拿到這份工作的機會是微乎其微,而且通常這個風聲很快就會流傳到外面去,然後你就會發現自己需要之後好幾個面試(或好幾年的時間)才能洗白。

尤其應徵的職位若是愈高階的主管愈必要,當遇到挑戰性提問時,即使你還不確定對方的意圖,最好用我們在談判中常說的「改變框架」來處理這類的對談。對方即使口氣或臉色不遜,你該想的不是為自己的說法辯護、更不會是反駁對方說法中的不合理處,而是改變成另一種心態來對付:「想玩是嗎?好啊,我就陪你來玩玩。」當你看事情的角度不一樣了,也就是你設法調整成不同的框架,你的對應手法自然會產生變化。

舉例來說,當對方嫌棄地說你剛剛的提議不行,假如你用打算看看對方要怎麼玩下去的新框架來思考,你就不會說出「玻璃心」這種容易得罪人的話,而是會微笑著面對對方的劍拔弩張,然後甚至帶點感激語氣的向對方說:「是這樣嗎?我不曉得是不是我剛剛說明的不夠清楚,造成您的誤會了……是不是可以請您再給我多一點指教呢?」無論對方接下來是不是決定要繼續演下去,你都還是可以接「哇,今天真的很高興來參加這場面試,有沒有這個榮幸加入貴公司倒在其次,但光從您身上,我就學到了很多東西呢,真是謝謝您啊!」只要你展現的態度夠誠懇而大方,別說你拿到這份工作的機會大增,當你真的加入那家公司之後,你會發現自己在公司內居然一開始就多了幾個好朋友,而那些人正是當初面試你的人。

當然,還有另外一種面試類型的問題更難處理,也就是決定性的篩選問題。有別於一開始由HR的招募人員進行的篩選問題(後者更不適合表達不同意見,例如對方問你服務年資滿五年了沒,你只要回答一句「還差兩個月就五年了」,除非對方就是那麼渴望你的加入,否則就是謝謝你之後再連絡了),決定性的篩選問題通常會出現在面試的最後一關,也就是對方基本上決定你就是他們要找的人,但他們希望能在到目前為止的三到五位合格人選之中,找出一個最適合他們的人,而他們會問一個關鍵性的問題來決定誰會是他們的首選。

我自己遇過的這類問題大概有兩種,但這兩種該表達不同意見的方式卻是不同的。

第一種很容易和前面提到的挑戰性提問混淆,因為就問題的內容本身來說,看起來好像是一樣的,但對發問者的意圖來說,卻是很不相同的。就前面提到的挑戰性提問來說,他會希望你展現出一種正面的態度,但就決定性問題來說,他會希望知道你真正的想法,因為那會攸關你之後上任時會不會很快就陣亡。你唯一能拿來判斷兩者之間哪個是哪個的標準,就是你對發問者的察言觀色,以及看看這個問題出現在面試的哪個階段。

舉例來說,我就曾經在面試的尾聲被問到,「假如你的主管是個不會接受別人意見的人,你會照他的命令去做嗎?」後來發現,這可不是什麼情境式的考驗,因為萬一我接受了那份工作,我的頂頭上司出了名就是專斷獨決,而偏偏他的主意又不都會是最好的主意。

面對第一種問題,我的建議都是給對方一些真實而誠懇的回答,但假如你自己真實而誠懇的想法就是證明你是個難堪大任的人,你該做的不是思考面試時該如何回答之類的技巧,而是重新去檢視自己對工作的認知及對人生的規劃。

針對那一個問題,我當時的回答是這樣的:「假如真的很關鍵,我會在關鍵的問題上和我的主管討論每項作法的利弊得失,即使他討厭到叫我滾出去,我還是會另外找時間跟他談。但只要我們談過了之後,即使他採用了並非我建議、或者我認為另有更好方式的作法,我還是會全力地去執行那個決策。」還記得我在文章的前半部提到,我在另一個問題時會回答「我向來會執行公司交付給我的每個決策」嗎?其實我在很多場面試時都提到相同的例子,因為無論我所應徵的公司是否喜歡這種人,但有別於許多人總認為我這種人一定有很多自己的想法、甚至不惜衝撞,我其實在另一面來說也是個會始終貫徹公司決策的人,而且無論再蠢的主意,我都會使命必達。是的,我的確在不只一場面試中都用過「無論再蠢的主意」這個詞,因為那就是我這個人能帶來的工作價值:我不會毫無想法的單純接受一個指令、我相信充分的討論能夠激發出更好的主意,但公司無論如何都需要一個決策,而我願意全心全意去執行那個決策,不會只認為自己的主意才是最好的主意。

這是一個完美滿分的回答嗎?當然不是。但面試其實是雙向的,當這家公司在決定要不要錄用我的同時,我也在決定要不要加入這家公司;假如有一家公司無法接受我這樣特質或作風的人,那其實也不用勉強。所以,在這類問題的回答上,關鍵不在於你和對方是否有不同意見,而是你是否能讓真實的自己被呈現出來。

不過,針對決定性的篩選問題,還有第二類,而且如果你有不同意見的話,你的回答或許就不是那麼直接。

第二類的問題通常就是薪資待遇的問題。Alex,今天真的非常謝謝您來參加我們的,董事長對您相當滿意,我們好幾位同事也對您讚譽有加。我這裡要冒昧的請教您,您提到您的理想待遇會是年薪五百萬,但由於這比我們過往幾個相同職位的人薪水都高出起碼兩成,我想了解一下,假如我們能提供四百五十萬的年薪,但我們可以在分紅上增加到……,您會願意接受嗎?」

通常會出來談這種問題的,應該都會是HR部門的最高主管。無論對方是不是真願意出那個價錢,他們總會來嘗試一下,所以不要一聽到這個問題就膽怯了。不過,這個問題的結尾問法怎麼問,通常可以看出一些端倪:萬一對方結尾問的是「您會有什麼想法?」,代表對方真的很期待你的加入、你可能是對方的首選;但假如對方的結尾問法如同例句是「您會願意接受嗎?」,很可能代表對方手上有兩、三個可以取代你的人選,這時就要看這公司的HR或用人單位是不是有很高的人事成本壓力,因為即使大老闆不在乎那一、兩百萬,但這家公司的不同單位希望能讓人事成本下降的話,他們不會跟大老闆說你不夠好,而只會說另一個人更好;段數更高一點的話,他們還會故意跟大老闆說,你這邊一塊錢都不肯讓,暗示一種你這個人很難搞的形象,希望大老闆放棄要用你的想法。

因此,第二類問題也至關重要,而且你很難在當下知道有沒有其他合適的競爭者也在角逐同一個職位,所以這個時候要懂得打安全牌,把我們談判原則中的「永遠不在現場做決定」和「老闆都在家」都用上:「啊,是這樣嗎……您知道,我真的也很希望加入貴公司,我相信我可以為貴公司達成你們期望的貢獻。您也知道,水往低處流,人往高處走,即使我了解您提到的分紅比例上也有增加,但我還是覺得,固定薪資總要有一定的增加幅度,我才應該離開現在這份工作……這樣好了,我要回去跟我太太討論一下,還是等您確認了offer letter之後,我們再來進行進一步的討論?也要麻煩您多幫我爭取一下了!」

3. 搞清楚界線。最後一點,就是要在面試過程中不斷捉摸試探,這家公司的界線到底在哪裡?也就是凡事可以談的極限到底何在?

原則是這樣的:即使要表達出自己的不同意見,也該知道對方有沒有什麼禁忌或顧慮,否則搞不清楚狀況而亂放砲的話,當場被人請出去也不無可能。就拿第2點提到挑戰性提問時的反例來說,對方刻意在問你如何對待有玻璃心的部屬,你不但不會抓住這個大好機會展現自己的同理心和因材施教,你反而先批判對方的不是,順便把整家公司的HR和招募流程都罵進去了,你是嫌自己得罪的人不夠多嗎?

再舉個例,有些公司會很隱諱地問你一些遊走在灰色地帶的問題,假如你察覺到對方不是藉此來考驗你的反應或你的品格、而真的是他們在實務上會遇到這種問題,你若回答的太打高空,也可能會讓對方覺得你不夠適任。

舉例來說,萬一你遇到「我們公司很重道德,但假如有些承包商就是會收under table的黑錢才願意動工的話,你會怎麼處理?」這種問題,你可以有兩種回答。

第一種回答是你很清楚對方支吾其詞的背後問的究竟是什麼問題,那你可以很委婉地告訴他說:「我也覺得integrity是件最重要的事,我們無論如何都不能捨棄。但我了解您的意思,在實務上,我們就是會遇到很多under table的狀況,這點我們當然會看看公司希望怎麼處理,但我可以跟您分享一個我之前遇過的狀況…… 」。這當然是一個很迂迴的回答,而且即使你把你自己的那個故事講完,其實你也沒有跟對方說,你到底會做到什麼程度;你之所以這樣回答,其實只是想引出對方真正的期望是什麼,以免不小心踩到不應該踩的那條紅線。

第二種回答則更加明快,一旦你遇到一些感覺起來還蠻危險的問題時,用很誠懇的目光望著對方說,「假如方便的話,是不是可以跟您請教一下,您這樣問的原因是?」把問題丟給對方,以免犯下了面試時不該犯的錯誤。


面試的眉角當然不止這一些,但是一個好工作絕對值得大家認真的為面試做好準備,讓自己在所有人面前都能脫穎而出!







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