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2022年6月1日 星期三

從日常生活俯拾可得的事情開始練習,就能讓自己的談判力大躍進:【一談就贏:進階談判攻略】12班心得帶來的啟發

 該怎麼樣才能把談判學好?


我經常被人問到這個問題,言下之意似乎是談判很難學。不可諱言的,談判有一定的複雜性,但就像我們在日常生活所面對的許多人事物,個個也都有一定的複雜程度。因此,重點不在於硬要把每件事或每個元素都化繁為簡,而是要去享受那種複雜和不確定性所帶來的樂趣及快感,然後你就不會把談判這件事視為畏途了。




假如要我給出一個更簡單且更直白的答案,那就會是:想把談判學好其實不難,掌握正確的觀念,然後多多練習,很快你就可以變得比自己最初想像時還更好。

然而,什麼才是正確的觀念呢?試著看看本篇文章中引用摘錄的四篇心得,看看他們眼中的談判,和你心中的談判有什麼相同及不同。

TC是家空氣清淨機公司的創辦人,他在上完了【一談就贏:實戰談判思維】後,很快再接再厲地來挑戰進階班。(心得參此)我很替他開心,因為聽說他當初在上思維班時、就成交了一筆大單;而這次來上進階班時,又成交了另一筆大單。我甚至半開玩笑的對他說,假如這個課程真的對成交那麼有幫助,那乾脆以後每次有開課都來吧!相較於那些成交的金額,課程費用根本算不上一回事呢!

其實,重點不在於到底成交了多少金額,而是當我看到TC講到這段就出現無比開心的神情,讓我也很替他開心。但這代表我的課程真有那麼神效、還是居然還有開運招財的作用?其實未必。重點在於你接受了這些課程的訓練之後,你就會對自己更有信心,因為不是每個人都有機會得到這種層級的訓練。而當你愈有自信之後,當然在更多的生意場合就會無往不利。



「一談就贏」的「進階談判課程」是談判課程系列的第二階段課程,一年僅開兩次班,必須要上完第一階段才能上,而且還不一定能報得到名,今年幸運搶到票的我,順利在五月上完課程,補上一直以來談判弱雞的短板。

#從思維到進階

自從上了思維班後,了解了什麽叫談判,也開始用「談判思維」來看生活日常和工作中相關的事物,但就像剛學籃球,也在教練指引下練習了幾招,好像都沒問題,但真正下場時,很多招數都用不出來,要不投籃被「叭火鍋」要不切入時掉球....就是一種覺得自己少做了什麼,偏偏當下又做不到也用不出來的憋屈感。

不!不!不!

應該說陷入一個「我知道怎麼樣會更好,但都是後來才想到」的困境,和過去亂打一通相比,現在更容易看到自己的不足:
啊,事前怎沒想到這個!
靠,剛剛應該加強他的WATNA
呵!不在3x3中欸....怎麼辦?
....應該這樣、應該那樣、沒想到、早知道.....

如果說比有什麼比失敗更可怕的情緒,那叫「後悔」來自於「知道卻用不出或用不好」或是早知道....

因此在進階班作業中,為了讓自己帶著問題找答案,我自己寫下上進階班的目的是:
1. 我對於價值三角無比好奇,直覺這是解決目前我的3x3都是幻想的問題。
2. 改善自己談判中「落手落腳」的狀況,先不說成敗,就說心理就非常的憋屈。
3. 讓自己更加敏銳,能夠分辨出過程中對方透露初的訊息和蛛絲馬跡。

# 思維班和進階班的差異

思維班和進階班的不同,我認為思維班著重在地基也就是「重塑思維」,而進階班更像在這思維的基礎(地基)上開始「蓋房子」。簡單說:

思維班像地基:思維班學到談判前五部曲準備、談判中三原則和談判後的四項關鍵,簡稱543原則(~誤,這我自己說的),告訴我們談判不只是上場畫芭樂拳,而是包含前中後三個階段,這是一個完整的談判流程,為我們打下談判的地基。

進階班像建房子:進階班Alex常戲稱「只有兩頁講義」,原以為老師是開玩笑,結果到了現場發現:「嗯,真的只有兩張,還是厚紙卡的」。這兩頁分別就是進階班的兩大精華:價值三角 和USELESS,看似不多但一來有用的東西其實不用多,二來看似簡單的三角和USELESS,其實已經涵蓋了543原則(Alex老師原諒我,543實在太好記了)

#進階課程

進階班套句Alex老師說的,是一個只有兩張講義的課程,千萬別小看這兩張講義,一方面有用的招數幾招就夠,另一方面,價值三角和USELESS 的內涵很多,上課前Alex老師照例作戰前動員,鼓勵大家努力競爭奪冠,一者在激烈的競爭可以學更多之外,二者在這安全的環境下鼓勵大家更多的做嘗試,而經過思維班洗禮的同學,更像是清楚規則和條件,摩拳擦掌準備好的球隊上場打球,競爭度可想而知。



如圖所示,從課前作業到上課,其間長達一個半月,這過程中大小活動我做成了一張表,並作了一些自嗨的評分,這些評分沒有一定的標準,單純就個人主觀的認知,其實從進階到上課結束,如果包含同學間的互動和情蒐及課前的演練和分享活動,每組應該有超過200個動作,但我這張表將大多數類似或可歸納的都整合在一起了,這樣方便些。

從圖中第二欄主要是和543原則對應,可以看得價值三角更像是課前情蒐、目的和brainstorming 的產出,同時也牽涉到談判過程中的BATNA和WATNA及ZOPA的攻防,如果搭配了四問句,更容易來推進談判的進程,所以我說進階更像是在思維的地基上來蓋房子,除了原則外,USELESS 和價值三角都有更清楚的可操作性定義。

如圖中所示,我在Unpredictable 表現的很不好,只能安慰自己說「嗯,我是一個好相處的人」,同時不意外的我在Stress-free情緒電梯也表現的不好,這應該是情理之中,因為情緒電梯更有賴於對情緒的察覺的基本功,同時也是Unpredictable 的基礎,有趣的是在思維班中,我做的不好的是「老闆不在家」和「不要當場做決定」,而Unpredictable 更像是它們的上位的概念,這方面真的要更有覺知的練習,才能掌握。而個人自從課後開啟這方面的感知後發現,Unpredictable 有些暗黑的道理,如果適當的運用,真的可以收到超乎預期的效果。

過去對於演練和沙推沒有感覺的我,每次都是靠臨場反應來談,這次終於找到一個很好的工具,那就是價值三角,在結合USELESS 後來推進,更能讓自己掌握談判的節奏,無論在前中後有一個運用的指引。

#進階課程目的檢視

回顧我參加進階班前設定的目的,我現在覺得:
1. 我了解價值三角的原理,這的確是解決我原本的3x3幻想,而我更清楚的知道,價值三角更積極的作用在於它是動態的,我們在過程中,要不斷的和對方進行確認和推進,甚至在達成目的後可以作為「談出超乎雙方預期價值的工具」

2. 談判中「落手落腳」有可能會出現,但我是否有一個應變方案可以應對?如果過程中發現了我該如何彌補和推進,該如何準備?這些答案都在Experienced、Empower甚至Structure 中,而我清楚的認識到,談判很多時候是要重視細節耐得住煩,來跟對手周旋,要show based 而不是老想show hand拼勝負。

3. 談判過程中雙方都會有很多蛛絲馬跡,我方如何作到Unpredictable 的同時要能了解對方在說什麼和肢體語言透露出什麼,這在Show based, Listen及Experienced的指導,讓我有了操練的方向。

另在這過程中超乎我的期待部分是:
…….和Elaine的五分鐘價值三角練習,意外開啟了一個機會,希望有機會能成案,真如Alex老師說的,如果價值三角對的上,5分鐘就能談很多。

這「真」是一趟輕鬆愉快的旅程!

每次課程中都可以接到大單就像加持一樣!

【一談就贏】一直以來,有許多自行創業的朋友加入,他們有的人是從技術背景出來創業,還有的人是之前在商場歷練很深後,再抓住當下的一個生意契機而投身創業。我常跟他們說,別人看他們自己出來當老闆好像很威風,但當了老闆之後,公司內外的大小事他卻都不能不談、甚至很多事都無法交給別人去談,這時才會發現談判的重要。

有別於【一談就贏:實戰談判思維】有一整本厚厚的講義,【一談就贏:進階談判攻略】這個進階課程卻真的只有兩張講義。我很引以為傲,因為放眼許多不同的談判課程,能像我們只提供兩張講義者應該不多了。我之所以刻意這樣做,就是想向大家證明,即使是進階的談判,你該學的東西其實不需要很多,而只需要把那兩張講義上的內容學到一個夠用的程度就好。對我來說,這才是一個夠實在的談判課程,也是一個大家都應該學得會的談判課程。

在清潔用品產業擔任地區經銷商的信涵,年輕但卻相當積極,他在課後有感而發的寫下了這篇心得(心得參此):



『學過了談判.當身邊的人需要時候,不是你挺身而出,那還能有誰?』

#關係型問句  進階班上完後這幾天你狀態還好嗎?

我很好,我是這麼覺得的,即便在此刻動筆寫心得的時候,當天滿滿情緒再次淹沒了自己。

為什麼第二天會潰堤?因為這過程刻苦銘心,因為100分的不甘心,因為如果自己能再多做準備的話....,但人生沒有這麼多如果,就像談判倒數那十分鐘,時間一直推移,你要想的是怎麼讓下一步走的更好,這也是談判裡面很重要的一件事「回溯」。

課後的這幾天我覺得我很好,是因為我認為自己有達成來進階班的目的和目標了。
以價值三角來看的話
課程目的:我想要找到自己在談判領域的定位並增強談判能力,進而保護自己所在意的人
預期價值:拿冠軍、增加上場演練的機會、了解自己談判風格、擁有一群堅定的友誼
提供價值:團隊凝聚、組織能力、善於傾聽、不畏戰

「我找到自己在談判領域的價值了!」

從思維班開始一直很喜歡老師的課程設計,除了能提升談判能力以外,我始終覺得這門課就好像一段心靈啟迪營,如果說思維班核心在於「目的」那麼進階班重點就在於「價值」,說來也很奇怪,在外面的世界我總是可以在新環境很快找到自己的位置,舊有朋友圈、其他課程、商會等...,唯獨回到談判世界,我竟然不知道自己的價值在哪裡,這也是我作業一遲遲不交卷的原因,那時候問了很多學長姐然後在經歷兩天課程,我好像慢慢知道自己在談判領域的位置了!

#解答型問句  在課程上你學到哪些東西?

思維班是突破自己對事情的看法,而進階有著更多協助達成目的的工具,在進階作業期已經翻閱許多學長姊的心得了,而這次寫進階心得我再次看自己思維班心得,好像真的從思維到進階學習到不少東西。

【價值三角】
談判前的核心工具價值三角,(1)先搞清楚我方與他方各自的角色和立場(2)接著釐清你的談判目的與目標(3)我預期想獲得的價值以及盤點能提供對方的價值,雙方是否有契合的空間(4)再來是鏈結活動,這不是雙方彼此的價值,而是做為一個有效甚至有創意的提案,創造更多的可能性

【四型問句】
進階另一個核心內容就是四型問句,我不確定是否能拿來當作是一種自我教練的提問,藉由這次心得試著問自己這四型問句

四型問句分別為
「關係型」:
建立彼此關係用,有可能不太在乎答案,但是認真關心你,而且還是關心到心裡面去
「解答型」:
問出對方的需求,自己想得到的資訊。從對方的答案或資訊中找到我們能提供的價值進而產生能鏈結的活動
「假設型」:
利用這樣的問句探索雙方可以交換的籌碼而達到更多的價值,提問過程引導到自身想達成的目標
「確認型」:
重述對方的語句,尊重與理解對方的語意,作為確認的一種問句,甚至能偷偷改寫談判內容

【USELESS】
USELESS裡有個東西叫「情緒」,老師分別教我們「情緒電梯」與「情緒倒轉」,這是進階班我認為最難的一部份,利用情緒為爭取自己更多的空間或讓對手誤判而進入誤區,那天回溯我也跟隊友們分享到,之所以最後一場演練我認為自己談不好的原因,如果再加上談判風格的因素,因為22班隊員的組成談判競爭數值風格都不到2分,我想,我太刻意塑造自己強勢的談判風格,只為了彌補團隊欠缺的風格,從上午剛好第一場抽到了蕭老師,然後下午犯人角色演的像檢察官一樣,到最後一場演練抽到了魯蛇,明明應該發揮我本質的風格去詮釋這個角色就好,一整天腎上腺素加上緊繃的狀態,到場上並沒有適時的調整自己的狀態,3X3也做不夠完整,當劇本不是我想像的那樣而打亂了節奏
這裡我想起與22班的讀書會,華爾頓商學院情緒談判課裡提到,「當你表現強悍,忙著演出另一個人格,你就很難施展談判所需的策略技巧及應變能力,事實上,充分了解自己的施力點,而不是非得要假裝為強勢的那一方。」,有時候我們想要成為某個誰.卻忘記最本質的自己.試著誠實與無畏面對,會發現,你自己才是最大的可能性

#假設型問句  假如能夠重來,事前準備再多一點,自身框架再突破一點,產出速度再快一點,能讓你得到冠軍機會提高,你願意嘗試看看嗎?

我們都知道,沒有甚麼事能夠重來的,的確,假如能重來或許進階作業一我不會選擇自己熟識的對象,就可能會產生出更多的鏈結,可能在一開始價值三角與四型問句課前就能體會得更深…….無論哪種假設重來,其實還是回到思維班不斷提到談判後四個步驟,回溯→解構→換位→重做。

這概念在老師隔壁棚銷售贏家也有提到,最近一次成交經驗?客戶是誰?競爭者有誰?相較於競爭者最重要的成功因素?相反的,不成交的經驗是甚麼?檢討自己為何不成功是一件重要的事情,但我們往往忽略為何自己成功?在每次談判總有一個自己做得好的地方,就讓那個項目不斷放大,透過每次覆盤讓下次下下次未來的每一次,提高達成目的的機率

#確認型問句  我做個確認,你會持續精進談判能力,對吧?

……第一天我們是最後一名,能感受到每個人都有些失落,我跟大家說「我知道我們沒有贏,但我也不認為我們已經輸了!」,然後隔天假日馬上開一次共識會議,凝聚大家的共識,每個人再次分享來到進階班的目的以及對於第二天的決心,然後每一天花更多時間演練並邀請學長姐進行指導,甚至課前星期五多數隊友特地請假租了一間旅店把握時間練習,這段旅程我們鼓勵彼此,陪伴彼此迷茫的時候,誠心的回饋,甚至發覺對方可能連自己都不曉得的優勢,我們都知道我們的組成較為挑戰,但我們從第一天到最後一天都沒有放棄過,課後的聚餐,我們用擁抱告訴對方,你是我最棒的隊友

「其實你一直都沒有太多選擇,要不是你就繼續逃避,要不你就面對恐懼」信涵

雖然說課程尾聲我無心聽到老師說了甚麼,但我好像記得老師最後是這麼說的,學過了談判.當身邊的人需要時候,不是你挺身而出,那還能有誰?或許以課程競賽條件設計,我是失敗了,但我不害怕失敗,我害怕的是我不再振作,然後讓恐懼一次一次的淹沒了自己,好在我沒有那樣,談判是為了解決問題,我來上課的目的也是讓自己更加強大為了保護自己所珍惜的,當你向前挺身而出.你的背影會比想像中還要巨大,永遠不要忘了自己存在的價值。

信涵寫得很感性,但那其實和我們課程的基調不見得完全一致。他自我檢視的沒錯,相較於思維班時期的他,其實他在進階班明顯的更進入狀況了。不過,他顯然還是很懊悔,自己那一組在最後一刻因些微差距而輸掉了整天的活動;然而,其實重點不是你輸了100分或1000分,而是你是否清楚該如何才能讓自己更好?後者才是我們課程訓練的重點。

其實,那也我為什麼會一直提醒大家,請把握機會把談判學好。因為在現實生活中的我們也經常都會看到,很多人的用意其實是良善的,而且這些人還都很努力,但很遺憾,最後的結果還是事與願違。我要是你,我就會努力找出我做得還不夠好的關鍵,以及縮小我和對手的差距,因為我們怎麼能坐視,那些仗著龐大資源優勢、而且毫不在意會為了自己的利益而扯謊的人贏呢?把談判學好,你就能找到更多的方法去應對那些人。

接下來,讓我們從金融業營業主管Elaine的心得中(原文點此),看看這個課程對她帶來哪些啟發:



近來每天抽空,慢慢讀完《之間-誠品創辦人吳清友的生命之旅》一書。書中最後收錄吳清友先生〈自我許諾的檢驗〉一文,當中提到:「我們常說「明智」,「明」是自知,「智」是知人,光是這兩個字,就足以花一輩子去學習。」

這讓我想到,最近剛結束的那場絕對可稱做是「追求明智」的人生遊戲。這個遊戲保證沒有像魷魚遊戲般要拿生命當賭注,但從確定參加到遊戲結束,將近2個月的時間一直會處於非常不舒服的狀態,連上課組隊都需要動腦思考。

過程中將持續有學習任務增加經驗值和武器,確保有闖關抵達終點的能力。

遊戲勝利組,將能獲得主辦單位頒發的紀念錦旗以及特別寶物一枚。

非勝利組,也保證你能夠有方法讓自己持續學習練習,更「明智」的處理與人有關的事情。

這個遊戲保證很好玩,因為即使沒有魷魚遊戲裡吊在空中的那隻豬公做獎勵,但參加的同學幾乎每天都透過各種方式聚在一起討論戰術和交換情報,就知道有多令人入迷。

#遊戲目的

談到遊戲, 大家一定都會問目的是什麼吧?

你是否會回答:當然!若不先搞清楚遊戲目的,那誰會知道最後該如何拿下勝利嗎?

但是回到現實生活中,不論是目前正在進行的專案或手上正忙的私事,你是否都有設法去釐清,目的是什麼?

這場人生遊戲的目的,就是要學習如何談判,如何真正懂得應用談判技巧?遊戲就是 #一談就贏:進階談判攻略

#從思維班到進階班

一談就贏的談判課,我目前上過初階的「思維班」,以及這次的「進階班」,2次的課程有什麼不同?

思維班大多時候處理的是自己的觀念,懂得去釐清目的、懂得把情報蒐集好、懂得去重塑框架、懂得去做沙盤推演....等等。

但談判終究要處理的是「人」的問題,若不提談判,我們每天也是要和「人」溝通、相處,「人」常常也是最難處理的部份。

你的對手是誰?
他這句話的目的是?
他真正的需求是麼?
他一個人是什麼樣子?和別人在一起又是什麼樣子?

對手是多樣貌,就算自己的價值觀就是與人為善,但怎知道你的善是對方的善或惡呢?當對方急需的是一盒快篩,結果你給他一箱零食或金錢補助,到底是與人為善還是與人為惡呢? 所以,我們得要去思考、磨練如何與「人」有更好的互動與連結的方法。這就是在進階班要學習的事情。

#如何發問和主動傾聽這兩件事

能夠與「人」有更好的互動與連結,懂得發問、和主動傾聽就是重要的開端。
上課前的作業要求,是要找到2個人進行協助,因此我必須要學會「#學到如何開口請求幫忙」,從說明清楚我的目的及需求,以及如何獲得對方的協助。

開口聊天,可以運用 #ABCDD模式。



A(Asset)、B(Background)、C(Connection)、D(Distinguised)、D(Deliveralbe vaules),簡單來說就是要將自己和別人都當做一種資產,因此我們需要互相了解,才會知道是否有可合作的地方,並進而產生獨特的合作價值,進而讓你和我的個人資產升級。

這個模式其實貫穿了整個談判的精神,但多半是以輕鬆的溝通來呈現,舉例來說,新進一間公司服務,中午找了早上一起開會的同事吃飯,知道他之前服務的公司或者知道他的興趣,未來若有相關情報需要打聽,就能互相協助。

再說到傾聽這件事,真的不容易,尤其現在會分散我們注意力的事情實在太多了,所以,一定要記住,不論是自己或對方都可能在以下環節出現問題:

1.有意圖不代表說了;
2.說了不代表聽進去了;
3.聽進去了不代表理解了;
4.理解了不代表同意了;
5.同意了不代表會去做。

在課堂的演練過程中,因是角色扮演,又要注意練習老師教的新技巧,還要克服站在台上的壓力,專心傾聽其實不是件容易事,但在一場演練中,我因為之前和組員已有充分的練習,因此可以非常專心仔細的傾聽對手的說明,而留意到對方可能無法滿足我方期待的線索,進而讓對手稍趨於劣勢。

#4問句 協助你懂得發問

問一個好的問題,會獲得有價值的答案,開放型問題又比封閉型問題好,若沒有辦法問出好問題,問出笨問題其實也強過用肯定句。 

4問句的4種型態,能夠把你從「句點王」邊緣人中救回來,還能從對手那兒挖掘出更多情報。

以最近我和隔壁部門同事的談話舉例,當時我正在釐清一個我中途才加入參與的專案樣貌。

1.關係型:你中午吃了嗎?
》很明顯,這問句只為了拉近與對方距離。對方可答、可不答。
2.解答型:我中途才參與A專案,可以麻煩您跟我說明目前的進度、各單位的配合方式、還有協同廠商有哪些?
》我期待得到更多專案的資訊,但不想設限對方的答案,所以問的都是大方向的問題。
過去我對問這類問題感到不安,因為會顯得我什麼都不懂。但,現在我會想著「我的目的」就是要去「搞懂」,所以,就鼓起勇氣問吧!
3.假設型:假如我在2週內要完成需求訪談及規劃,是不是就不會耽誤整體專案進度?
》經過上一個問題,我發現目前專案其他部份,都已經陸續要從需求階段進到開發階段,但我才被交辧的部份卻是剛開始,我需要了解如何不會拖累整個專案進度
4.確認型:所以只要在甲上和A plus廠商來協助這塊,時程是比較容易被掌控的,也較能跟整體專案有一致的規劃方向?
》在得到同事對專案的建議之後,我再度確認就前面蒐集到的是能夠協助專案推進的情報。

以上只是簡單的舉例,千萬要記住人性千百種,人腦非電腦,所以,應再配合更多問題及對方蒐集,去持續推敲各項情報的準確性及可信度。

#用價值三角和3x3把餅做大

或許生活中很多時候的談判,總是在價格上爭議,100? 75? 50?,但是,一場好的談判,能夠滿足你我需求的,通常是在價格以外的事物上,就像很多業績好的理專,常常和客戶在聊的,是商品以外的事情,但最後成交的是一張大單。
價值三角就是能夠協助找出滿足雙方更多需求的方法,再透過不同視角的價值三角衍伸,將能方便自己針對要與對手的交涉進行3x3甚是3x多的沙盤推演,找到對手真的在乎的需求和雙方合作的可能性。

價值三角是由5種元素組合:
1.目的:這次談判的目的為何?
2.提供價值:[我方]可以提供[對方]的價值為何?
3.預期價值:[我方]預期[對方能提供的]價值為何?
4.鏈結活動:從提供的與預期的價值中,用創意能想出什麼可連結起來的活動嗎?
5.合作價值:從連結的活動中,是否能再創造雙方更多的價值?

如何利用價值三角衍伸出3x3呢? 就要練習從別人的視角看事情。
從我的角度,畫出第1個三角、再從對方的角色畫出第2個三角、再從對方猜我的角度畫出第3個三角、再從對方猜我之後的回應畫出第4個三角,如此的無限衍伸,就會想出更多的提案。

另外一提的是,鏈結活動的發想,很多時候是一種創意的展現,就要注意該把發想和實踐分成兩個階段來處理。創意發想階段沒有太多的限制,out-of-box thinking 才會發生,然後,再進到收斂階段,思考實現各種想法的可能性,用可實現程度去區分可行不可行或短中長期行動。

#情緒倒轉

以上說的都是偏理性的思考及方法,但在與人交涉時遇到的七情六慾、情緒、和社會化帶來的各種階級、階層刻板印象,甚至從小到大累積形塑各樣做事習慣及不同反應,又該如何處理?就該善用情緒倒轉。

情緒倒轉是一個利用語氣、表情、動作和真實情緒的不一致表現,給予對手無形的壓力。借用我們小組在討論時提到的一個簡單案例來說明:

老公:老婆,我今晚可以和朋友去喝酒聊天嗎?
老婆:(笑) 好啊! 你去看看啊!
老公:沒事,我什麼都沒問....。
試問,老婆有生氣嗎?老公最後有出門嗎?

這是需要一點練習和習慣的技巧,我自己從課前的演練到課後也都還在適應這個技巧,畢竟不是每個人都天生愛演會演,但想想終於喚回情人的眼淚、或當你想給朋友驚喜生日派對時前,總會演段一點都不記得你生日的反差效果、或騙小孩時演個警察要來的嚇阻效果,是不是會發現,其實人天生是會演的,而且情緒還真是個好用的工具?

#不斷演練與回溯真正學習的開始

《之間-誠品創辦人吳清友的生命之旅》書中提到,吳清友先生喜愛打牌,理由是:「打牌是一種自我對話;我心中有一副牌,眼前有一副牌,手中還要摸一副牌,我的「自我對話」就是要不斷、不斷的印證,我手裡的牌和心裡想的是否一樣?」

丹麥存在主義哲學家齊克果說:「人生是往前走的,但只有回頭看,才能理解他」

最後,我就以兩位先人的精神期許自己:我心中對這件事有一個目的、眼前有對自己和對手價值的好奇和推論、手上想抓住的是自己和對手可連結提案,當我和對手開始溝通、發問時,我才會明白,他和我立場、立益和需求是否能夠共同創造出更棒的合作價值。若是此次的交手並不理想,我也定要回頭仔細從細節裡去看去理解問題所在,讓下次的交手有機會讓事情更有進展。其實這也是從思維班,老師就不斷在強調的演練和回溯的價值。

最後再附錄老師課堂上的叮嚀:
🟢不要等到所有事都settle down才去談
🟡不要老按照自己的原來的方式去做事

如何發問和主動傾聽,聽起來基本到不行,是不?只可惜,這麼基本而又重要的事情,很多人卻都還做得不夠好。【一談就贏】的訓練,是讓大家透過一系列的訓練,把這些基本且重要的事情做到比別人更好。包括只有兩張講義這件事在內,我們不把時間花在告訴你為什麼這些事很重要,又或者一大堆掉書袋的原理原則講解,我們只專注在如何讓大家透過一遍又一遍的演練,把這些能力養成到可以實際運用的程度,這也是我們和其他談判課程的最大不同。

最後,讓我們從有多年HR人資工作經驗的Janet心得中(心得點此),看看她有什麼值得我們參考的想法。她和其他參與者很不一樣的一點,就是她之前已經上過這堂課的第一天,但直到現在她才找到機會,回到這個課程把原先沒上過的第二天補完。因此,她的心得的確在走向上很不一樣:



這一篇希望讓更多願意以符合對方利益為考量的人,因著更了解什麼是協商(或者說是談判),帶來更有真實意義與幸福感的第二思維人生。

五年前,我有一套思維系統,如果我可以滿足對方的需求與利益,對方會感到快樂,我也會感到快樂。在那年之前,我已經發現現實生活不是常常這樣,被反咬一口的時候,甚至讓我感到莫名其妙。我不知道我的框架怎麼來的,但我知道它影響了我的生活跟人生的意義感,我想找答案,在那個時候,我開始展開一談就贏的旅程。

接受過實戰談判思維、進階談判攻略(一天)、頂尖談判戰術的洗禮,回頭參加進階談判攻略演練班,價值三角跟自己特別需要的談判技巧是我的學習重點。

曾經在思維班結束後私下請教Alex怎麼系統精進談判能力,先求思維改變,然後在進階班完成架構跟技巧的升級與應用是他當時給我的建議。這次上完高階之後再次重新回頭參加進階談判攻略,身為實際參與其中的一員,完全同意老師的建議,同時上完高階再回頭上進階談判攻略也是一個推薦的行程,實際的演練可以發現很多關於自己、關於談判的死角,而這是就算有人告訴你,你也不一定有感而會去做的修正。

第二天的課堂上再度談到談判風格。我迫不及待地把我的測驗結果推到老師眼前,我想知道這幾年Before/ after我對於談判的認知或者說風格有什麼不同,這件事一定要爭取。如課堂上老師所說的,基本上我們會追求的是談判風格能夠盡可能地趨向均衡,因為當談判風格夠均衡時,代表你可以因應不同的談判狀況和談判對手,來選擇自己要用哪種適合的方式來應對。五年前我的妥協是頂到最高點,簡而言之我是完全不均衡的談判風格,老師說明我的談判對手可能怎麼跟我應對,而那個可能發生的狀況我完全不想接受。同時老師給了我一個建議:「設法要求自己、給自己一個更難的挑戰... 設法達到一個比自己原先設想更好的成果」當時我的理解朦朧,五年後的現在我完全理解當時的建議如何的精準與珍貴。特別謝謝Jennifer課後將我當時的分數私訊給我,其實我課後回到家的第一件事就是把那封少數人擁有的談判風格分析檔案叫出來,細讀好幾次,節奏緊湊的課程之後,靜靜的沉澱,我對自己現在的人生是感到滿意的,對方損失什麼嗎?沒有。

任督二脈打通的時候,有一種舒暢感。

現在閱讀Alex Cheng文章變得很立體,這是自己的不同,課堂上點到但來不及說到而我想知道的關鍵可以在文章中補足。對於慢飛的鳥,這一天來得比較晚,但重要的是我的這天終於來了。

#為了價值三角而來

進階七因為工作沒能跟隊友奮戰第二天課程,但我知道價值三角的威力,即使只上一天的課,我也常常在生活上思索價值三角,用得好不好順不順透不透,友達以上未達戀人。

價值三角著重在透過鏈結活動合作創造價值。透過讀案例、畫價值三角的過程,對自己能想出的鏈結活動有限感到乾渴,同時,價值三角也讓我了解什麼是框架,自己有什麼框架,如果繼續留在框架裡會面臨什麼?如果不想在這樣的限制裡,該怎麼辦?

看電影畫三角是可執行的自我訓練。透過電影情節,思考其他的鏈結活動,Alex說道,在Draft Day(超級選秀日)裡,桑尼為了保住工作跟老闆可以有其他的鏈結活動嗎? 透過電影十二怒漢呢?期待十二怒漢電影班。

#演練、#演練、#演練

推進節奏太慢

關係、假設、確認、解答四個類型的問句在發問過程中都是為了向談判目標推進;鍊結活動是為了促使對方行動,向目標推進。在跟Will進行演練時,Will 回饋對手(就是Janet)推進太慢。隊友跟學長姐姐的觀察給予很受用的回饋,如果心中的方案跟步驟不紮實,事前的準備不夠,怎麼推?往哪裡推?等對方提,如果對方也不知道怎麼提呢?是誰的框架?誰有主導權?

「在哈佛我們最常做的就是,在演練之後,聽每個人發表不同的想法或建議,然後透過大家的相互討論來精益求精,而那些討論甚至通常是沒有結論的。」~ Alex

Amos在一次的演練之後問我,如果從合作之後可以創造的價值切入,會不會有不一樣的效果? 我停頓了幾秒,當我用那一句話換位反問我自己,真心是不一樣,對方會思考自己關鍵的期待價值,有助於聚焦在鍊結活動往談判往目標推進。對上Amos一位跟我不一樣的對手,這樣的演練對我受益良多。

跟Ariel談的時候一直被餵糖,一直好啊好啊的吃。為什麼對方一直餵你糖,背後的原因是什麼?演練的當下都沒想到。 

情緒倒轉

理性平穩的我怎麼讓情緒倒轉明顯可視呢? 其實我自己已經倒轉90+度,可是旁邊的人看起來卻如微風吹過未起漣漪的湖面。

第一天回家,在電梯裡,老爺正點評社區最近發生的一件事,我心裡正想著怎麼練習轉出跟我心裡不同的情緒,所以我就哈哈哈... 哈哈哈..的回應他,只見他雙眼盯著我看,然後問我妳幹麻笑?暫停之後,繼續評論。我想我用的時機不對啦,不過我當時是練情緒倒轉是真的,確實短暫打亂對方的節奏,需要更熟練才能在需要的時候用得出來。

我在日常生活中要練習用不同的語調說話。

說回正題,老師在課堂上示範的情緒倒轉用法跟使用時機我是清楚的,對方在使用的時候,我也要能辨識出來,因為老練的對方也會試圖打亂節奏。

#回溯檢討

高階班自己要提供一個自己的談判案例,回溯細節,作業本身就是訓練。從作業期開始,課程就已經開始是這堂課的特色。

進階班的課程內容量這麼多,提前想辦法使用筆記本幫助自己跟團隊,用十隻眼睛加上專注的心,想辦法提升回溯的能力跟完整度。要更刻意。

解構─為什麼是我來跟你談? 我就是可以提供A.B.C...,跟我合作以後可以創造什麼價值?
我方提供的價值即使自己提得再多、自己覺得再有價值,如果不是對方要的,鍊結活動無法產生,目標也無法推進。

「頂尖談判者懂得創造價值並把餅做大的其中關鍵之一,在於找出別人看不到或無法察覺的隱藏價值。」Alex

#人生值得把時間花在有意義的事情上,願意考量對方利益的人,更適合把時間花在創造價值上,這個世界會因為你而更好。協商談判推薦給你。

Ignore the naysayer.
If not us, WHO?
If not now, WHEN?

感謝Janet特別把我在課程中隨口提到的一點寫在心得內,那就是假如想要讓自己有更多練習機會的話,其實機會俯拾皆是,就連去看場電影都可以拿來當作練習。

以我們在進階班提到的價值三角來說,我在現場也親身示範了一遍,如何把電影的情節及角色設定套入三角形的價值模型中,然後思考有沒有更多能讓雙方達成共識的鏈結活動。這其實也是我這幾年來都孜孜不倦的寫些電影相關文章的主因之一,那不只是我的個人愛好,而是萬一你懂得把握機會的話,即使是看場電影或看場球,也會是很好的練習機會啊!當你疏於練習、但又認為自己經驗不足是硬傷時,我希望大家都能好好地把握生活中的每一個機會,讓自己活學活用的演練更多談判技巧。而且你不需要靠著佔別人便宜、才能練出好的談判技巧,有沒有開始覺得,談判和你想得很不一樣?

祝每位朋友都能對談判有更正確的認識,並且開始試著用談判改變你的生活。


2022年3月25日 星期五

和諧才能打造出最強的團隊戰力?善於運用衝突,更能找出團隊運作的盲點,也更能把握具體提升效率的契機

 每個人都知道合作很重要,但大家真的知道該怎麼進行團隊合作嗎?


每個人也都知道溝通很重要,但大家真的知道要怎麼才能讓溝通更順暢?




【體驗式團隊建立】這個課程的Level 1已經邁入第十班了,我們運用英國MTa Learning這家公司設計的世界級專業教具及活動,讓大家從做中學、玩得欲罷不能。包括在許多知名外商的我自己在內,一路以來經歷過的Team Building活動何其多,但卻沒有一個是像這個課程那麼有啟發性的。

尤其在不方便出國的現在,一般人很難飛去英國或美國親身體驗這些活動,那就讓最近剛上完這堂課的朋友們,用他們的心得讓大家更加清楚,該如何才能讓自己所在的團隊運作得更好。



在保險業擔任業務工作的筱晏,順利拿下冠軍的心得,清楚的點出這一連串挑戰的特性(原文點此):

  🏆一個冠軍隊的誕生🏆

沒有標準答案,沒有既定流程,思考更多可能,好到更好,結果重要,執行過程更加重要,找出問題點-修正-再讓任務順利完成,過多想法到統整;沒有想法到激發想法,是種學習

➡️印象深刻,傾聽在其中:
聽與說的藝術,說得讓人印象深刻,聽得讓彼此距離拉近,雙向交流

➡️有效溝通,說你懂我懂的語言
同一個水平面溝通,彼此了解,重複確認

➡️霧裡看花,跳脫出,找出問題
卡超久,忙於完成,用其他人角度,找出差異

➡️魔鬼藏在細節中,
小細節完成,大局已定,逐步階段性確定完成

➡️視野更加廣闊,不進則退
以為好,卻可以更好,侷限了自己成長可能

➡️結果中找出問題,發揮極致
重複操作,其中找出問題,問題出現,方法解決,讓效能發揮極致,準確奪標

➡️將時間發揮最大功效
在有效時間中,找出先後順序,讓事情可以準確完成,時間最大壓力,卻擁有保鮮期

從最後到第一,沒想過的冠軍,沒遇過的夥伴,不知道的特質,討論中,知道大家的強項,知人善任,放在對的位置,,每次更好,水到渠成漸入佳境,沒有鬥爭氣息,圍繞在老闆授權,盡心完成,氛圍重要,彼此間激勵。



在電子業擔任產品開發PM的Jeff,當天看起來還蠻樂在其中的,或許是因為這些活動和自己長年擔任PM工作的流程及瓶頸都有些共通之處吧(全文參此):

【快】

這裡的快,不僅僅是事情多做幾次後駕輕就熟的快,更是一種來自心裡的覺悟,一種自覺,再慢下去你就會被淘汰,就像魷魚遊戲影集某一集裡面,參賽者要在時間內把麥芽糖融化才能晉級、才能生存,要無所不用其極地想方設法快,這種打從心底想要爭取「快」的覺悟,不見得是勝出的關鍵,但起碼是能夠存活的第一步。

課程活動中理解題目要快(這是基本款)、團隊分工要快、凝聚共識要快、收集資訊(包含收集敵情)要快,但這還不夠,甚至還要利用空檔、猜想下一題會是什麼,這樣題目出來的時候自己的反應時間就會快人一步。
 
什麼是贏在起跑點、什麼又是輸在起跑點?在我看來,追求「快」的自覺就是起跑點!

【有做 → 做完 → 做對 → 做好 → 做得有效率】

不知從何時開始,這五個層次的做事品質,就成為工作上自我砥礪、以及要求同仁表現的基石。僅僅是「有在做」或者「把事情給做完」是遠遠不夠的,最起碼得要把事情給「做對」, do the things right;做對之後還要追求把事情做到好,讓接收方無可挑剔的好,這樣就相當令人滿意了;再更進一步的目標是做到又快又好,兼顧效率與穩定性的優秀輸出。

想要又快又好的關鍵在於,如何一次到位,一次就做對!

要達到這個目的,大家有共同目標就夠了嗎?充分齊心協力就能達陣了嗎?熱情及動機強烈就能成為贏家嗎?有頭腦聰明手腳伶俐的神隊友,就是必勝的關鍵?

不幸的是,從這次組積木遊戲中,我們這組親身經歷了「快速組裝、不斷拆掉重組、再拆再組、不斷循環重工」的噩夢,別說成為贏家,甚至還差點影響中餐呢。

1. 盡可能在有限時間內搞清楚遊戲規則,避免自己犯錯 (well這是基本中的基本)

2. 願意動手做會是個美德,但迫不及待動手很有可能會搞砸事情

3. 願意發聲會是個美德,但聲音大的不一定就是對的(這也讓我想到,工作時身為主管快速發表意見,不一定真的就是對團隊最好的方式,反而可能會扼殺潛在創意)

4. 發現錯誤時,更好的做法或許是有耐心地跟團隊一起仔細檢討,把所有出問題的地方全都指出來,一次更正完畢,避免頭痛醫頭腳痛醫腳,就像拆東牆完再補西牆,然後發現南牆跟北牆又搞反了,拆掉北牆重裝的過程中、不小心又把東牆弄歪了。怎麼說呢…錯誤重工的損失比你想像的大很多啊!

5. 有時我們會發現,哎呀某某隊友把自己的小模組給做錯了,導致後面要大組裝的時候,一群人不斷重工,難免會想這種隊友的錯誤好像無可避免。但真的無法避免嗎?仔細想想,其實在前半段組裝模組的時候,從那個圍成一圈的陣形場地,難道不能夠想到之後是要進行大組裝嗎?若能預先判斷如此,倘若自己發現到零件上的正反差異之類的眉眉角角,難道不能預先提醒其他組員嗎?團隊的成功有賴於隊友之間的互相cover,不是嗎?仔細想想,其實能做的還很多

我自己之前也在多家不同性質的企業擔任過主管職,而且帶領過許多屬性及人員組成都相當不同的團隊。到了我來擔任企業講師、要為許多企業提供培訓後,我卻發現台下的部分成員有時會不自覺流露出一種心態:「啊你告訴我那麼多做什麼?你就直接告訴我怎麼做就好啦!」在他們心中,或許認為這樣比較乾脆,但我不怕得罪人的說:萬一你只會按照別人交代的步驟、按部就班地完成一件任務,你個人對這家公司的價值其實是隨時都能被取代的;相對來說,萬一你能自主地想出更多能讓任務完成的方法,你才能讓自己更有價值。我自己就是一個從基層一路竄升到總經理的人,所以我很明白這樣做的價值何在。

更何況,另一個更赤裸裸的事實是:你真以為只要別人告訴你怎麼做、你就一定做得到嗎?萬一你真的這麼想,你就真的太天真了。也就是說,你認為對自己最有效率的學習方式,在我看來其實是最沒效率的學習方式。因為就一個主管或一個指導者而言,多數人其實沒興趣一件一件的慢慢告訴你怎麼做;包括我自己在內,我希望花最短時間告訴你一個方法或原則,接下來你就可以自己摸索出來,該怎麼去執行之後的100件相關的任務。

這也就是【體驗式團隊建立】所運用的MTa教具及活動價值之所在。與其「告訴」你怎麼做得又快又好,我們從不同的活動中讓你嘗試如何做得比前一次更快、又如何比前一次更好。這也是我覺得目前台灣多數企業內訓較為欠缺的地方,那就是許多人都希望請個老師來「告訴」大家該怎麼做,卻又沒有讓同仁自己設法「想」並「做」出來實際改進的方法及步驟;少數的課程會設計一些活動,但為了避免讓學員感到挫折、接著講師可能就拿不到夠高的滿意度,所以活動都盡可能地簡單化,最好是讓台下學員只要連連看或填填看就行了。不客氣點說,表面上看起來好像有很多專有名詞或專業術語,投影片看起來也有模有樣,但教學活動的設計本質上和幼兒教育沒兩樣,連我自己都不知道,何以這些課程可以在台灣的企業培訓市場存活那麼久。

就我自己來說,我一向相信,只要你把這些培訓教學的主詞由「我」換成你,由台上的「老師」或換成台下的「學員」,這樣的訓練成效就肯定會大增;也就是說,不是由老師來告訴大家該怎麼做而已,而是要有足夠的機會,讓參與的學員反過來展現自己會怎麼做,而且不只是鸚鵡學舌般的重複一遍老師所示範的動作而已,然後才會是真正有效的學習。

該如何才能得知訓練的成效?看看接下來能不能付諸實用就知道了。



藥師珮翎在心得中寫下她課後的應用實例(心得點此):

其實從來都沒有上過team building課程,所以在知道MTa是個透過玩積木的方式可以反映出團隊合作盲點的課程時,便因著好奇心而報名了。目前部門內的工作算是個高度分工而分裂的性質,所以一直以來也習慣單打獨鬥,但其實分工的本意是在於最後能合作而產出更好的結果,怎麼會反而分裂而讓整體效率下降呢?自己在團隊合作裏又是什麼樣子呢?

整天課程有五個活動,每個活動的完成,都讓我更看清自己的問題。

……在急診藥局時,時常遇到有門診病人來領藥,但其實只要門診藥局沒關,門診病患就要在門診藥局領,於是都要面對病人(自己在急診藥局內)告訴他,要跟他指引方向時都自然的已經引領病患往我的左邊(病患的右邊)看,然後說:門診藥局領藥直走左轉。



因為太常發生,所以同事就做了圖一的牌子,我們就可以不用重複講希望病患看了指示後可以自行離開。但是當我在急診藥局上班時,卻發現常常發生兩種情況,病人看了牌子後還是來跟你領藥或者看了牌子後就往批價方向去(但他是要領藥),心中真的很納悶,明明牌子寫得很清楚,為什麼病患就是不懂?

上了MTa後我重新思考,我站到急診藥局外面,以病人的角度來看牌子,終於知道為什麼病患明明要領藥卻往批價那方向去,因為對病患而言,上面寫門診藥局領藥直走左轉,這直走對他而言就是往前,然後左轉,就變成往批價方向去了!!!(應該也是忽略畫的圖示箭號)

對於看了牌子還是來急診領藥的病人,我詢問他們:「我們這牌子有寫要門診藥局領藥的話要往那邊,請問是不是有什麼不清楚的地方呢?」

病患回覆:「門診藥局不是關了嗎?」

我繼續問:「你剛剛有走過去看,然後是已經關了嗎?」

病患回覆:「沒有,只是以前有時候晚上領藥他已經關了。」

綜合以上資訊,我重新做了一個牌子(圖二),發現這兩種情況大大的改善了,現在病患都可以看著牌子正確地走到門診藥局!

大家看得出來這兩張圖寫法如此不同,但其實都是指示去門診藥局的方向嗎?課程就是這麼神奇,在演練中體會到主體、相對位置、方向性的重要,進而發現生活中的盲點!



麻醉科醫師柏廷也在心得中有著很深的體悟,讓我摘錄其中三點(全文參此):

☝一切從信任開始

「這樣有點怪,我建議應該用方案B」、「你這樣的系統設計,臨床端不可能配合,會造成病人安全問題」、「臨床端這樣的需求,資訊端設計起來很困難」
在有信任之下的內心OS:嗯…這樣的建議/需求很重要也很好,我們知道這樣能改進系統,雖然會遇到些困難,不然來試試建立方案C好了。

沒有信任…….:「X!不然你來設計系統」、「資訊端一定是在弄其他的部分,我們這部分一定直接被忽略」、「你都不懂我們這邊的辛苦啦!」

同樣一句話,一樣的開會,在兩種不同狀況下,一個是熱烈討論,一個是激烈言詞衝突;一個是「嗯!這些建議是為了團隊向前進」,一個是「你一定是為了反對而反對」。信任不是一蹴可幾,是在過程中,透過一點一滴的互動建立,我們在跟「人」互動,而來處理「事」,在處理問題的過程中,往往關鍵是「人」,在意對方的感受,多一句關心跟鼓勵,就是一個很好的開始。

☝一個人能力再高,終究只是一個人

而能夠引導團隊,讓團隊每個人能力都上升,這才是一個主管要做的,凡事親力親為,那…要部屬幹嘛呢?老師一直在課堂上屢屢提出在雜誌社、迴轉壽司業中的工作經歷,來印證這點。

在開刀房場景,大部分就是麻醉醫師跟外科醫師說的算,不過外科負責開刀區域,開刀區域以外的自然就是麻醉說的算,身為麻醉醫師的我,雖然說work as a team. 不過團隊內確實時常都是我的指令,尤其場景都是分秒必爭的血腥場面,下的指令通常也都簡短而明確,不帶任何感情,而單打獨鬥慣了,走出開刀房,進入會議室後,要開始負責整個麻醉系統電子化,跨單位的合作,甚至是跨公司的合作,問題就出現了。在刀房內說話的語氣、動作帶到會議室後,每次開會的過程都相當火爆,當然自己有意識到這個問題,花了一年時間改進自己,現在至少開會過程都算相當流暢,雙方有問題都能很好的改進。

上完MTa Level 1後,只覺得這些東西就是我改了一年的技能。上了一天的課,等於自己跌跌撞撞一年還改不完,還讓自己落得一個「盤醫師脾氣很糟」的名聲,實在是…何必呢…

☝透過這次MTa Level1….
❶信任是開始,團隊之間相互鼓勵,製造出團隊前進的動力,這個是我最加強改善的部分。
❷衝突造就進步的動力,沒有衝突,沒有意見分歧,就很難有團隊進步,而出現了意見分歧,該如何衝突管理,運用事後老師提到的PURR或許是很好的方式
❸誤會是雙向的,說者無心,聽者有意,解開誤會要靠雙方的主動傾聽、主動提問,引導對方講出自己聽得懂的話。



在金融產業擔任數位行銷工作的Christine,不但手繪出一張別具特色的圖像式心得,心得內文有許多段也讓人看得相當爽快(原文點此):

……首先我為什麼在這兒?Team building這活動,在20年的職涯中不知參加過多少,有像戒酒會那樣的心理治療,也有競賽類的跑跑跳跳,老實說為了在公司生存演著戲我也得演完一整場活動,但我從不會是女一,連女二都不是,因為我壓根就不相信team building能build出個什麼鬼,比如說有一場團建活動是因為部門離職率過高,但團建活動的成員╬沒有老闆、沒有老闆、沒有老闆╬,Key person不參加,是要講給鬼聽嗎? 自己所帶領的團隊經驗雖沒說有多高昂和諧的氣氛,但也不是一團爛泥,YoY 25%以上的成長,我照樣端給老闆。我來是來尋求我不足的地方,果然拿到最後一名,讓我赤裸裸的面對自己了。



……情緒一度失控:
「組長,請問一下這墊片我圖上看不到」
「抱歉,這我幫不了你」
「那你可以幫我什麼」
「。。。。。。。」
「那妳走吧」(還加上手勢)
一度我心中的疑問是組長是幹嘛的?隨之誘發不滿情緒加入口吻中。回想工作上我不也常常問「老闆是幹嘛的?大佛精神指標嗎?」在這項練習上的反思是當我沒有得到正確答案時,那可能是因為我問錯了問題。

……我獨立思考了嗎?:當有人說「我有個想法」,其餘人也一併附合時,supposedly 我應該是那個要提出反對意見的人(world war Z),但我沒有。困難與限制應該是要將我訓練思考更具彈性,而不是鬆了一口氣心中想「就交給他吧!」同時全組對自信的偏見壓過懷疑,讓我們以3公分之差輸給第四組。如果你不出去走走,你就會以為這就是世界。

前例、經驗法則都會限制思考:水塔的關卡中,我們似乎有意無意地複製上一關的成功經驗,沒有想到會碰到不一樣的困難,當大家一股腦的做底座的做底座,堆高的堆高,也沒人質問「are u sure it is ok?」實際團隊中,和諧是會帶來風險的,長時間的以和諧為導向,會讓我和諧到想吐,常常口是心非,不敢提出問題,怕提出的問題沒有解決,自己卻要先被解決,這樣的團隊是危險的。

我在給另一位同學的回饋中寫下這一段,而我認為不只是這個課程、而是許多人在與其他人或其他部門共事時,也都應該瞭解這幾點:

1. 速度當然很重要,但錯誤的理解反而會讓整體速度大幅下降,所以該如何用最短的時間做出正確的決定很重要。

2. 不管是何種類型的工作者,溝通都要從傾聽開始,所以關鍵不只在於自己怎麼說,而在於自己能不能及願不願意把對方講的每一個細節都聽進去。

3. 沒有衝突不代表就能達成最佳效率,太過和諧不但有時對增進團隊動能沒有幫助,而且也容易讓大家反而更看不清楚問題所在。



心臟外科醫師智鈞,本身也在開課指導大家溝通及表達力,他是一個醫院的單位主管,同時也是一個爸爸,且看他如何從管理乃至親子教育的不同面向所得到的收穫(心得參此):

多對多協作

心理學上有一種『責任分散效應』,指的是人處在群體中時,個人責任感會變得很弱。經典的例子是曾經有一個女子當街遇害,歹徒行兇的過程當中非常多人都透過窗戶目擊,卻沒有人伸出援手。而原因還不是因為人性冷漠,而是大家都以為,既然這麼多人看到了,應該有誰會去救她吧?結果是沒有人去救。所以我們在實際執行緊急醫療處置、或者教學其他人進行CPR急救的時候,都會強調:下達指令時、務必要指定明確的某個人。比如:「OOO請幫我叫救護車!」「OOO請把那個拿給我!」而不是只是簡單的說:「誰幫我拿個XX來!」

而在我們這組碰到的問題卻恰好與責任分散效應相反:大家都很想贏、很熱心幫忙,當一個人大喊「拆開這邊」的時候,大概8隻手同時伸過去用力,結果反而卡在那邊無法動彈。

這時Supervisor 的兩大功能就展現了:
1. 不是親自下去做,而要能夠發現任務執行這之間的溝通問題,並且恰當的調度指揮。
2. 設置 check point,修正誤會。

員工犯錯怎麼處理?

當錯誤或問題發生,華人第一個反應就是「揪出兇手」,然後罰錢。像醫院就是一個超愛制訂疊床架屋的步驟流程、然後罰扣薪水的地方(沒記錯的話,本院光是針對醫師罰金的規定就有十條以上)。

員工做錯事情的時候,很多時候處罰不是最好的方法,相反的第一步是要「站在使用者的角度」去想怎麼做事。

老師舉了一個例子,在他之前任職過某連鎖壽司公司的高階主管時,有一回發現鮪魚很難吃,瞭解後發現是冷凍程序出了問題,而臨場的店長支支吾吾說不出個所以然,只建議罰那些不按程序退冰的員工錢。老師親自去現場察看整個作業流程,發現環節上的關鍵問題,然後用很簡單的磁鐵標示就解決掉了。

從會議室到走現場

我們常常以為開會聽聽報告就足以判斷決策,其實常常效果不佳。有一回,急診建議心導管室的急救聯絡鈴測試應該要每天做一次,結果心導管室收到建議後馬上就測了一下,急診的醫師急忙跑上來,知道是測試後相當不高興、覺得被耍了,從此就沒在提這件事了。

所以,主管在提出流程改善方案前,要親自下去前線、了解整個流程,才會發現bottle neck在哪裡,假設有更簡單化解決瓶頸的方式、就用改變流程的方式來解決,如果發現太難無法解決,那就不要浪費功夫改善、直接跳過。

有一回,醫院要推行一款新式導管,不僅使用期限比一般點滴的針久、感染率也低很多。我是負責操作置放管路的醫師,原本其實只負責把管子裝完就好,但既然整項計畫與績效是我要負責呈現,我就很堅持參與全部流程的設置,後來發現這個導管原始設計的換要方式很麻煩,而且會讓負責換藥的護理師有扯出導管的心理壓力。一旦護理師換藥麻煩、常常扯出管子,那麼這個導管一定推展不開,察覺影響計畫推行的 bottle neck 不是有沒有會診病人來源、有沒有醫師操作置放,反而是最後最不起眼的「好不好換藥」之後,我們就著手簡化了換藥的程序。

處罰的目的是告知代價與承擔結果

說到處罰,我想起一個處罰孩子的經驗。一般來說,比起我們的父母輩、其實我對孩子的管束是蠻寬鬆的。不過少數幾次我還是會祭出嚴厲的處罰。

例如有一回,我的孩子跟同學們舉辦遊戲活動,過程當中與另外一個朋友發生衝突,然後我們看到那個小朋友摔倒在地、我的兒子這時腦充血就用腳去踩那個小朋友的腳、還連續踩了好幾下。我見狀馬上出聲大聲喝止,用非常嚴厲的態度處罰,還因此跟孩子的媽媽起了一些爭執。

事後檢討,我承認我的處罰方式可能有調整改進空間,不過嚴厲程度與代價我仍然認為必須讓孩子感受到。比如:罰他禁止繼續參與大家的遊戲活動、立刻回家。我後來告訴孩子:怎麼吵架都可以,只有故意攻擊傷害別人是絕對不行的,而且是必須付出代價的。

最近有一部很夯的劇叫做少年法庭。其中律師有一段話我印象深刻:「輕鬆的饒過犯罪的孩子,那他們從中學到了什麼?他們學到了:哦,法律也不過如此嘛,原來傷害別人也不過就是這樣而已吧。做為法官,有責任要讓他們知道:原來法律是會保護受害者的,原來傷害別人、是要負責的,要讓他們敬畏法律。

我常常告訴我的孩子all action has consequence,做任何事情、都要先考慮結果,然後去承擔那個結果。即便結果出乎預期、或沒考慮周全,還是要去承擔。

Alex另外提到他女兒,有一次帶著相當不耐煩的語氣跟表情對他說:「Airpod 本來就可以只戴一隻耳朵阿~」。老師說他感受到了對方沒說出口的潛台詞「啊X的不是早就跟你講過了嗎?」,心裡感到非常不舒服,就冷冷的回她一句:「你認為我憑什麼要接受你用這種態度跟我說話?」老師提到,這跟禮貌還有修養無關,而是要讓孩子知道、你不尊重別人的後果。

對錯不是最重要的,你就算是對的那又怎麼樣?別人不見得要接受,如果別人不接受,就算你再怎麼正確也沒用。

如何對團隊作出貢獻

這時也呼應團隊 Supervisor 的功能,如何讓團員能夠接受並且配合正確的方式做事?有一個方式可以事半工倍、增加效益,就是識別團員的強項,讓他做能夠發揮特長的事情。

在最後一個活動中,需要有企劃者、負責估計銷售額與制訂產量,此外還需要純操作的「裝配工」,而裝配的物件也有難度之分。這個活動給我很多啟發。

首先,身為一屆武夫,我自認很不會作會計估算計劃,但是反覆拆裝組裝這個我做得還不錯,我就舉手自願當操作員,而練習組裝時,另一個團員主動表示他那個很難裝,恐怕裝不快,我便主動與他交換負責零件。

那麼,如果什麼強項都沒有怎麼辦?有一回,開刀房的同仁問:「楊醫師你想要拿幾個人當心臟外科的班底?」我開玩笑說:「A耐罵耐操不記恨、適合上開心手術。B好聊清秀,適合局部麻醉的靜脈曲張,陪緊張的病人聊天。同仁就說那C呢?我說C雖然很天,但是搞笑呆萌,可以不上檯、在旁邊搞笑緩和氣氛。」這席話雖然開玩笑成分居多,不過呼應老師說的一個提醒:就算乍看之下什麼強項都沒有,還是可以盡力找到你能夠貢獻團隊的方式。

後來,我們小組在最後這個活動表現不錯,拿到最高營業額,但是總成績卻不是最高分的。因為活動設計裡,除了要比營業額、還要比實際營業額與估計的差異,估計誤差越小越高分,甚至加分幅度超過營業額本身。

這其實很反映工作實際狀況,與公司宣稱的不同、傻傻的拼全力衝績效不見得有利。現在企業在推 OKR,而單位在制訂OKR最開始都是參考自己的能力來定績效值,而其實達標重於超過。因為你要讓自己持續有成長率,如果一下子就衝到很高的業績瓶頸、那後期的基期就會墊高,就很難保持成長率的持續上升。

整場下來,可以彙整主管碰到問題的四點處理心法如下:

1. 區分技術與非技術問題。
2. 排序,預估所花的時間。
3. 檢視實際執行順序所花的時間。
4. 找出花最多時間的瓶頸,不重要就直接跳過去,focus在重要的問題上。

另外,假如不想看這麼多文字敘述,歡迎看另一位學員Ariel的影片心得(影片點此)

每個人都可以讓自己的工作環境更好,也可以讓整個團隊因為自己的存在而更好。你該學的不是更多的管理理論,而是要讓自己從基本卻正確的認知做起,貫徹每一次都要比前一次更好的決心,然後你就會發現,自己遠比自己原先想像的更能發揮影響力。