2019年8月17日 星期六

該如何應付吹毛求疵的老闆?5項每個人都該知道的辦公室生存法則

該如何應付吹毛求疵的老闆?這個問題相信絕大多數的上班族朋友都很想知道,今日就來為各位解答迷津。


我為什麼有資格來回答這個問題呢?首先,在我過去20年的職業生涯中,我遇過許多各式各樣的老闆及主管,而且由於我服務過美商、法商、德商,以及台灣的本土公司,公司規模從人數加起來不到100人的小公司,到全球員工總數超過10萬人的跨國企業都有,加上我先後橫跨了五個不同的產業,你可以想像得到,什麼樣千奇百怪的頂頭上司我大概都遇過了;其中有些人雖然人格高尚而值得學習,但另外有些老闆和主管,卻讓我覺得肯定是上輩子沒燒好香、才會給我遇上。

不僅如此,我後來當上許多人的主管,最多的時候下轄數千人,管理的業務領域更擴及十幾個不同的國家,而我一直被人認為是個嚴格而又毫不留情面的主管。運氣還不錯的是,我在所有主管位置上的績效都還不錯,與我共事過的同仁,到目前應該喜歡我的人會多過討厭我的人,所以我可以從主管和部屬兩方面的想法及經驗來與大家分享。

我不想為當老闆或主管的人說項,所以我不想跟大家說什麼一切以團隊為重的場面話,我只想藉著這篇文章跟大家分享,萬一你的老闆就是永遠都不會滿意,你除了開除老闆之外,你到底該怎麼讓自己在辦公室存活下去。這些訣竅包括以下5點:

1. 以終為始。首先,先弄清楚老闆是只對「你」吹毛求疵,還是對「所有人」都吹毛求疵?

萬一是前者,你應該馬上找出解決辦法,因為就算你的神經再大條,但他顯然是盯上你了,你未來的日子只怕會愈來愈難過;但若是後者呢?你的狀況並沒有好到哪裡去,因為這代表這位老闆若非個性原本就是如此、要不然就是已經長久積累成一種習慣,你最好讓自己成為團隊中最不會被挑剔的那一個人,讓老闆可以把他的碎念和刁難用在其他人身上。

話又說回來,什麼樣的部屬容易讓老闆厭煩?就我自己的經驗來說,我最不喜歡那種搞不清楚自己該做些什麼、而且還總是讓我浪費時間的人。

白話一點說,比一個糟糕結果更讓人忍受的就是,除了結果夠糟之外、過程本身更讓人煎熬無比。什麼樣的過程會讓老闆或主管覺得自己也飽受煎熬呢?就是你覺得自己明明交代得很清楚、但部屬就是聽得很模糊;當他每次來跟你報告一件事時,你總覺得自己為什麼要聽這些細節?這一大串事情之間的關聯性又在哪裡?當你忍不住針對他所報告的內容反問他:「所以到底現場要有多少工作人員?」他要嘛就是愣在當場沒法給你個清楚的回答,要嘛就是完全搞錯方向的跟你開始講起這次的工作人員是從哪些部門調派過來的,壓根不瞭解作為老闆的你,其實只想知道現場的人力配置到底夠不夠用。

更糟糕的是,當作為部屬的人無法現場就乾淨俐落的回答老闆的問題時,通常只會讓老闆想要追問更多的問題。於是,一個問題接著另外一個,老闆就算原本不是這樣的人、最後也會變得無比嚕嗦,因為每個搞不清楚狀況的員工或部屬就這樣助長他養成這種囉嗦而又喜歡錙銖必較的習慣。

這種狀況的解法其實很簡單,當你每次遇到老闆發問時,記得以終為始,不只是回答他當下字面上的那個問題而已,而是凡事都要想想看:他到底問這個問題是為了什麼?假如當他問到工作人員的人數時,你就能自動回答出預計的工作人員人數(永遠不要說「大概20個」,而要懂得回答「包括我在內,這次的現場工作人員預計有22位」,精確的數字只會增加老闆對你的信賴感),並且懂得自動接著說,雖然這次的工作人員在人數上比我們去年舉辦的XXX活動少了3位,但我們因為改善了入場流程,所以人數可以比去年更少……我這邊有一份詳盡的工作人員的配置及工作說明表(遞),也可以給您參考一下。

接下來如何?我相信超過80%的老闆會隨便翻一翻你給他的那張表,頂多再根據上面的一或兩個數字問問你到底細節如何,接下來就放你一條生路了。除了少數有S傾向的老闆之外,多數老闆或主管並不是真的想過問那麼多細節,而只是想隨時考考你是不是真的能掌握各個細節以終為始的回答,永遠想想老闆為什麼要問這些問題,你就會給出讓他能夠不再繼續刁難的答案。


2. 搶先一步。看完前一點,有人或許會說,我又不是老闆肚子裡的蛔蟲,我怎麼知道他在想什麼?

其實,你假如想在任何一家公司做得安穩,你不但該知道老闆通常都在想些什麼,你還得預備好他什麼時候會來問你什麼問題。也就是說,你必須要掌握他的思考脈絡及做事習慣,搶先一步的預估他會在什麼時候來問你什麼問題,然後你才能做好準備。

你我都很清楚,工作永遠是做不完的。但和這句至理名言同樣經典的另一句話就是:有些事情只能做而不能說

因此,雖然工作永遠都做不完,但只有呆頭鵝才會不知死活地回答老闆說,「我還沒弄好,等我弄好再跟你說」。所有老闆都期望,事情都在他交待的那一刻就已經完成了,而你居然敢跟他說自己還沒做?任何一個膽敢這樣說的人,就是自動請老闆來檢討你的時程安排及工作效率。

即使你覺得自己每天都在加班而差點要過勞死了,千萬不要理直氣壯的認為,老闆要來談就來談工作效率啊!這明明就是工作太多,而不是我不盡力。要知道,現實很殘酷,永遠都有更新鮮的肝可以來取代你。再者,沒有多少老闆會管你「盡力」與否,他只在乎你做不做得出成果;不僅如此,假如你真的盡了你的全力、事情還搞得一團稀巴爛,老闆更會覺得是你的能力不足。

我只遇過兩種頂頭上司,一種是無論你每天做到多晚、他永遠比你做的更晚那一型。對這種主管來說,希望他對你有同理心根本是一種奢侈的期望,你只能希望他忙得沒有時間來管你,千萬還不要反嗆他一句,「我錢又沒有你領得多,你哪能期望我做得比你還多?」這種話在心裡暗自嘟噥可以,連在茶水間跟同事抱怨都要小心;萬一你還真的白目地對頂頭上司這樣講,你應該從此就會黑得發亮,成為他三不五時就要來修理的箭靶。

另一種主管則是沒那麼勤快的那一型。以為這樣你的壓力就小了嗎?錯了!愈是自己的時間管理也很差、工作效率也不佳的主管,他更希望你把每一件大小事都替他設想好,而你萬一反過來跟他抱怨工作太多或資源太少,一開始他或許還會敷衍你一下,但接著最容易惱羞成怒的也是這種類型的主管。而且,根據我的觀察,萬一有個主管位居高位但卻工作效率欠佳,那他是怎麼升到這個位置上來的呢?除非他是皇親國戚,否則這種人通常總有一個強項,就是他搶功勞搶得一流,然後找替死鬼又永遠找得夠快。得罪了這種人,你很快就會成為下一個替死鬼。


因此,具體的作法除了加強你本身的工作效率之外,當每項任務交待下來時,記得要預先做兩套時間規劃:一套是真正用來完成這項任務各個工作步驟的時程規劃,另一套則是你預計老闆會來過問的時機規劃,然後你才有可能搶先一步的準備好他要問你的那些問題。

3. 拉高標準。坦白說,吹毛求疵的老闆固然討人厭,但你的老闆若只有吹毛求疵這項問題比較難以讓人忍受,那可能已經是萬幸了,因為還有一些更糟的老闆會讓你徹底崩潰。所以,雖然對於老闆的吹毛求疵不應該只是默默忍受,但若你只是因為老闆經常吹毛求疵就打算換頭路,你最好再重新考慮一下,因為從來沒有人向你保證下一個老闆肯定會更好。

假如要問我,自己從學生時代到開始吃人頭路的打工仔時期,心態上有什麼特別明顯的轉變,在自我要求上拉高標準絕對是其中最主要的一項。

和很多人想像的不一樣,其實一開始踏入職場的我,並沒有以功成名就為目標;或許跟很多人一樣,當時的我只求競競業業的把工作做好,希望不要把飯碗砸掉。

因為如此,我就變得保守而容易唯唯諾諾了嗎?正好相反。由於家庭環境的關係,我一直有很大的危機意識,總覺得只要做的不夠好,就會沒有飯吃;因此,當時的我就想:萬一我能夠把這件事做好,但是也有另外100人能把同樣一件事做好,那我怎麼可能不被他人取代?所以,我只有期待自己能做得更好一些,無論在經驗或能力上會不會就是不如人。

我後來發現,上班有一個好處,那就是基本上我們可以因為工作而接觸到許多不同的人事物,而有很多之前沒碰過的專案或任務,萬一交到我的手上,等於我會藉此獲得了一次嘗試而學習的機會,而成敗的責任絕大部分是由公司扛起來。也就是說,只要我不會因此被火掉,即使我搞砸了,我也依然能拿得到薪水,但我可以知道到底下次如何不再搞砸。

知道了這個道理之後,我興奮的不得了,因為這等於是公司花錢來讓我得到一個學習的機會啊!連免費的機會都沒有比這更好,因為公司還得付錢給我去學習。

當然,我也常聽到有些朋友抱怨這樣的想法太過天真,因為他們總覺得沒有一家公司會任由一個人天天搞砸。我必須要說,其實這些人和當初的我從此就走上了兩條完全不同的道路;對我來說,我也認同他們的說法,沒有公司會接受自己的員工天天搞砸,但我想得更簡單:那就不要搞砸就好啦!

我後來發現,對絕大多數的公司來說,所謂的「搞砸」其實只有一個標準,那就是成果低於他們原先的預期。因此,讓被交辦的自己永遠在成果上超出所有人的預期,那麼就不會有人認為你搞砸了這件事。

尤其是在基層或甚至剛當個小主管時,這樣的優勢更為明顯。試想,當你是個菜鳥員工或新手主管時,有人會預期你若有神助的把所有事情都辦的妥妥當當嗎?當然不會。你即使主動去爭取工作,搞不好主管還不敢交給你,因為他正是怕你會搞砸。但在你三番兩次的要求之下,再謹慎的主管也不至於什麼事都不派給你做,於是他就會從一些無關痛癢的小事叫你做起;這時,千萬不要嫌事小或不夠重要,萬一你能把這些交辦的小事都能辦得又快又好,就能超乎主管們的預期。同時,也因為你根本還沒機會承擔重要的專案,所以這給了你很多空檔在旁邊觀察偷學。因此,當別的同期菜鳥都還在設法熟悉公司環境及文化時,你已經開始在讓自己練習如何像個老鳥或主管般思考了,這樣當然容易讓你為自己的表現設下一個更高的標準,你的成效也就更容易超越別人的預期。

當然,反過來說,也有很多人是完全搞不清楚狀況,總覺得自己慢慢學、別人總會慢慢看出成效;很遺憾地告訴你,光是像這樣的心態,就是自己給自己的標準不夠高。包括我自己在內,許多本身績效過人的主管,耐心都並非這些人的強項;我們不會慢慢地看出你的「成效」或「進展」,我們只會不斷的看見你的「缺點」或「不足」。每個人當然都會有缺點,重點不是如何改善那些缺點,因為可能緩不濟急;真正該做的是,讓老闆或主管根本來不及看到你的那些缺點,而要做到這點,你就必須設法拉高自己給自己的標準,讓自己好歹能做出一些成效或實績來,即使你並不是在每個方面都能表現得如此出類拔萃。

上回與大家分享了一本好書《職場前5%的人憑什麼贏?》(前文見此),作者其實提出了一個有趣但我個人認同的觀點:他認為另稱為木桶理論的短板理論,認為組織的整體水準會取決於它的弱項,也就是木桶最短的那一塊板。然而,對於個人發展來說,他認為大家若只著力在彌補自己的短板,再怎麼努力都可能還是一個普通人;相對來說,假如你能把自己的長板發展的比絕大多數人都強,你可能就會成為萬中選一的人中龍鳳,而別人可能根本忽略了你這個人的短板。「不做不錯、少做少錯、多做多錯」這句話,在當今這個時代聽起來是極為荒謬的,因為誰還願意給一個做不出成效的人一碗飯吃?自己都不見得能吃飽、可能明天就被市場淘汰了啊!現在不是廿年前的台灣,不會再有人想要找個混吃等死而但求無過的工作,然後期望著國家或政府來保障你一輩子都吃得好穿得暖。說難聽點,這些人大可以去嚷嚷著這樣有多麼不公平或不正義,但就連國家都有可能破產啊!真以為以我們「大有為」政府的這種效率,我們一定不會有走到絕路的那一天嗎?我唯一知道的是,這個世界上有許多人都可能來搶走我們的工作,而他們追求一個飯碗的執念遠比我們來得飢渴,因為他們早就不奢望自己的國家或政府保障他能吃飽穿暖。因此,真那麼會爭,等著去和那些更飢渴的人爭吧!至於另一些總痴心妄想另一個國家來讓你吃飽穿暖的人,更用用自己的腦袋瓜好好想想吧!你以為別的國家豐腴富足到自己人都吃不完、還有多的可以讓你免費享用嗎?你其實不用管他們會不會歧視或打壓,你只要想像一下,即使天上真有鈔票灑下來,你去和那個國家的幾億人一起搶、你一定會搶贏嗎?

所以,請拉高對自己的標準,而不是拉高你對別人或一整個公司、乃至國家的標準,後者就是典型的緣木求魚。

4. 行動至上。這篇文章不知不覺中已經寫到超乎預期的長了,接下來就讓我簡捷的說明最後兩項重要性絕對不亞於前面三項的作法。

所謂行動至上,就是當老闆開始吹毛求疵或整個發飆時,他最不想聽的有3件事情:(1) 一個已經被拖延的進度、(2) 你跟他解釋說,因為種種的限制和困難,所以現在才會落到這步田地;(3) 你反問老闆:現在該怎麼辦?

尤其是上面的(3),你假如還真的敢擺出一副「事已至此」的樣子攤手,你的下場可能只有當場被轟出去。


當老闆開始不滿你的工作進度或成效時,他最在意的只有你能不能馬上有個行動計畫action plan),到底我們還有什麼actions to be taken(我們當下還可以立即做些什麼)。

我必須老實跟各位說,在我過去超過廿年的職場歲月中,我當然不可能每次都化腐朽為神奇(但套用前面提到的長板 vs 短板的概念,你總好歹要弄得出幾次化腐朽為神奇,然後你才能成為業界傳奇),但當上頭的大老闆捶桌子在要行動方案時,我絕對是最快喊得出一個看似可行方案的前幾個人之一,就算全球的各大主管都在列的場合也是一樣。

為什麼如此呢?因為我真的相信行動至上,所有的會議或討論若無法朝向一個起碼能被執行的行動(意思是我們還未必知道是否有效),當場就可以砍掉那段討論以免浪費時間。當業績無法達標時,我只想聽到我們有哪幾個方案可以馬上帶進業績、又是誰來負責,然後有誰負責去寫可能會被隨時要求要交的檢討報告,誰又去負責找錢去補強目前的促銷方案……當在這個大家都開始動起來的時候,萬一有任何一個人還只是按部就班的在做自己之前就規劃好的工作排程,他可能自己皮要繃緊了,即使他覺得自己手頭上的事情本來就不能不做,但這個時候裝也要裝出來自己可以貢獻出一份額外的心力,否則等到難關一過,大家就會來修理你。

另一個值得一提的小秘方,就是當我在安排既定的工作計畫,我特別會重視計畫中的備案Plan B)。我常和我的同仁講的一句話就是:假如事情會成,那其實我們什麼也不會想就會成(it goes well when everything goes well);我們所該花時間思考的,就是「事情萬一出錯了、該怎麼辦?」(always prepares for failure。當我看到任何人的工作計畫排得是just make(玩橋牌的朋友應該對這個詞並不陌生)時,整份計畫毫無容錯值、沒有緩衝期、更沒有備案,這份計畫大概在訂立的那一刻就已經是失敗了。

因此,就像你會為你規劃的一場戶外活動總是預先想好雨天備案一樣,試著讓自己把所有的工作計畫都想好不只一個備案,並且設法讓自己更具有行動導向。

當你做到極致時,你知道會有什麼效果嗎?假如你真的能把上面的4點做好,總有一天,當你的頂頭上司還在繼續碎唸時,你可以果斷的喝止他說:「讓我先做好這件事,等問題解決了,再跟您好好說明」。我之所以如此有把握,正因為我不只一次這樣做過。

5. 心理建設。好吧,我必須承認,沒有人喜歡被罵,也沒有人喜歡受委屈。當老闆或主管在挑剔、刁難、和責備時,很少人願意吞下這口氣,也很少人會覺得老闆的批評或責怪是對自己夠公平的。

然而,大家必須要理解,很少老闆會認為自己工作中最優先的一項,是讓人覺得他這個人很公平,更不要說是讓你感覺良好了。

所以,你的心理建設就格外重要。很多人常用良好溝通來當作這種職場難題的一帖心靈雞湯,但每當我聽到這種說法時,我都不知道這樣說的人自己到底是上過幾天班,又或者是他本人到底有沒有在企業中承接過一個壓力夠大的工作。很多時候,你根本沒有機會跟自己的壓力來源進行溝通啊!更遑論要採用什麼方式來溝通了;更何況,你真的以為自己隨時都找得到人,站在一個公正而沒有偏見的基準上跟你好好談嗎?對方可能當下就打定主意要讓你揹黑鍋了,你真的覺得所謂「誠意而開放的溝通」就能解決一切嗎?

對我來說,無論下一步該做些什麼,當下最該做的是,就是讓自己避免繼續陷入這種「受害者」的狀態;我不是要你再也不分是非黑白,但當下讓自己沉浸在一種委屈、不平、沉重、或悲催的情緒之中,只是讓自己更沒有辦法頭腦清醒的想出對策而已。

因此,要讓自己成為一個從此不再讓老闆吹毛求疵的人,在心理建設上得做好兩點:(1) 消除壓力、(2) 突破自我

想要在職場上生存,你必須要找到一個讓自己能消除壓力的方式。別說一篇文章了,就算用一本書的長度,也不見得能把如何消除壓力說明的清楚;雖然未必適用於每一個人,但我自己經常使用下面4種方式:(1) 永遠做好最壞的打算、(2) 盡力做好最好的準備、(3) 讓自己找到一個自己願意付出的目標、(4) 轉移焦點到別的事情上

上面那4點的相關說明應該多數在部落格的其他文章也都提過,假如希望我再專門寫出一篇詳細說明的話,也請再留言讓我知道。

至於突破自我,說得簡單些,就是與其把老闆當成一個值得在乎的對象,你不如多關心些你自己。因此,重點不該是他有多麼不滿意你的表現,而是你該有多麼不滿意自己的停滯不前。讓今天的自己永遠比昨天更好,即使只好一點點也無所謂;我願意接受自己是個平凡人的事實,我也不應該好高騖遠的成天去跟別人比較,但我起碼該讓自己每天都能更好。這是我到現在都一直奉為圭臬的守則,也與大家分享。

 
 

 
 
 
 
 

 

 

 

2019年8月9日 星期五

《職場前5%的人憑什麼贏?》:從時間管理到職涯發展,成為職場菁英的六項關鍵能力及成功要件

可能知道我愛看書,許多出版社經常新書一出版就送來給我看。雖然感謝它們的好意,但我未必總能在第一時間就馬上拜讀;然而,這本由中國知名職場作家沐丞寫的書,卻讓我一看到書名就忍不住翻閱了起來,畢竟,誰不想知道如何成為職場前5%的贏家?光是作者本身用兩年不到的時間,就能從職場菜鳥晉升華為公司高階主管這種經歷,加上他同時具備設計開發及人員招聘的工作背景,就讓人值得翻開這本好書一窺堂奧。

 
這本書包含的內容相當實際而有用,但整本書卻相當易讀,讓人一下子就可以輕鬆看完,就作者自己強調的妥善利用時間的時間投資報酬率來說,這本書的本身就已經是個良好示範。

這本書認為,職場菁英的發展有以下六大關鍵

1.    時間管理

2.    自律習慣

3.    技能發展

4.    職業規劃

5.    個人影響力

6.    人際關係

 

我的專長是談判,我自己經常在各大企業講授談判課程時對大家說:無論你覺得自己手上的談判籌碼是多麼的少,有一項籌碼是你絕對擁有的,那就是時間,而且你的談判對手跟你一樣,他們的一天也只有24小時。若當雙方陷入勢均力敵的對峙時,誰愈能善用時間,誰就會是贏家。

其實,時間是項極其重要而又有限的資源這檔子事,又豈止限於談判呢?對本書作者來說,愈懂得進行時間管理的人,就愈能拉開自己和其他人的差距,成為職場上的贏家。

我非常喜歡書中一開始提到的這句話:「你能善用時間碎片?還是把時間變成了碎片?」我在之前一篇部落格文章中(前文參此)提到,別只追隨風潮而靠著「得到」音頻之類的方式來讓自己以為自己可以因此得到夠好的學習效果,但其實我當然瞭解,利用音頻等不同媒介來善用等車、排隊、開車、候機等不同碎片化時間的好處,但作者自己即使也都有在聽這些名家大師的音頻,但他也強調,就像花錢請專業玩家幫自己在網路遊戲「代練」一樣,所謂的「知識付費」,並非真能讓人每天只付幾塊錢、就能讓自己快速進化,即使你真能日積月累的聽這些大咖的行家經驗,天天聽劉潤或萬維剛也不見得就能讓你瞬間就能與全球菁英大腦同步。

他強調,那些知識付費的服務提供者其實都有真才實學,但關鍵在於這些付費學習者的心態。當你覺得經過那些服務提供者過濾後的內容是精華,看起來你節省了自己的時間,但你得到的其實不過是二手知識。你的確是花錢買了時間,但假如壓根沒有經過自己大腦的輸入輸出,你根本沒有經歷過一個完整個學習環節,也很難讓自己能夠實際掌握這個知識並加以運用。

作者說得直白而甚至有些辛辣:他沒見過哪個設計師是因為一天到晚參加培訓,就得到了紅點獎;也沒見過哪位作家是因為參加了一天的研討會,就寫出什麼驚世之作。

看到這一段,只讓從事培訓工作的我當場擊掌叫好。我自己也是一個提供談判、銷售、乃至團隊領導等各項培訓課程的講師,我的日常工作就是到各大企業授課,加上舉辦【一談就贏】這個公開班來讓大家學習談判。我對我自己的專業知識當然很有信心,我自己的教學技巧當然也不在話下,但我能保證每個來上課的人都能一學就通嗎?當然不能。所以,我該進行什麼改進嗎?不是我個人沒有可以改進之處,而是我必須老實的說句只怕會得罪不少人的話:萬一你上完我的課還覺得沒有用,你多半不是因為還無法掌握方法,而是因為你不願意去嘗試、不願意讓自己去採用一種新的做法。

就拿談判課程來說吧!不少企業的訓練承辦人都問我,該如何確保學員在上完課後能有成效?其實我很具體的跟他們說:把我上課時提供的那張談判紀錄表,拿去要求每個學員在課後的每場談判都照實把過程記載下來;只要願意這樣做個三、四個月,甚至不需要另外的指導而只需要自我檢討,談判成功率肯定會上升,而且會呈現一個很明顯的幅度上升。

但我也老實跟那些企業說,即使我保證會有效果,有多少企業願意起碼在上完課的一年內試著採用呢?答案是連兩成都不到。到後來,我根本懶得幫多數企業設計所謂的課後追蹤,因為假如那些量表或工具只是拿來當作一項上完課的紀錄,那真的不值得浪費我的時間,因為我的時間應該多拿去指導一些願意讓自己更好的學員。

【一談就贏】為什麼那麼成功?雖然課程設計和內訓版有所不同,但基本原則和其中的一些關鍵內容其實都是相同的。真正讓【一談就贏】有所不同的,是來參加這個公開班的朋友們渴望成功、也願意付出努力來換取這些成功。從報名開始,我們就很清楚的讓大家知道,你不是只要來上兩天課就行,我們會設計很多機制讓你反覆的不斷思考、練習,並且讓你在課後透過輸出而得到收斂整理,並且鼓勵你馬上在實際生活中運用實踐。每個人一定都一試就成嗎?當然未必。然而,實際上場就告捷的人得到正向的鼓舞,之後更會精益求精;遭遇挫折的人則得到一個很好的學習經驗,讓自己有機會透過檢討而知道該如何讓自己更好。不管你一開始嘗試的結果是成功或是失敗,你都會比那些以為自己「知道」但不懂得如何「做到」的人都來得強了,而且你只會愈來愈強。

正如我在前一篇哈佛感想中寫到的(前文連結點此),學習除了「輸入」之外,還得要懂得藉由「輸出」來創造更好的學習效果。本書作者沐丞也是如此,他靠著工作之餘的晚上和週末寫作,兩年來寫了總計超過百萬字的500多篇文章,也讓自己成為備受矚目的職場作家。

我很能體會他在書中描述的這段經歷,因為當我自己開始寫部落格時,我也每天一篇的持續寫了594天;到現在為止,我每年都還有100篇以上的產量,字數從每篇3,000字到9,000字不等。兩年來不斷有出版社來找我出書,其中不少家更直言,光是他們幫我把部落格稍加整理,可能早就不只一、兩本書了,但我其實只把這樣的部落格寫作當成一種輸出的練習,我的確還是有想寫出一本專書的熱情,但我不想只是把自己的部落格或課程內容整理成書就算,而是希望未來有一天能寫出自己想寫的東西,主題和意義和我目前寫的東西都會不盡相同,但那才會是一種更讓我有動力去做的事。

因此,不只本書這樣建議,我自己也用親身經歷向大家證明,不管上課或是閱讀,光是「輸入」型的學習並不會極大你的學習效益,只有搭配「輸出」才會更為有效。

作者更指出,職場最重要的兩項輸出技能就是演講寫作。後者正如我此刻利用部落格寫下的這篇一樣,也正是我為什麼會積極鼓勵每位參加【一談就贏】的朋友都能公開發表課後心得,因為我深信「輸出」才會讓你的學習更完整;我很高興本書也能印證我的這個觀點,因為我之前遇過太多人質疑:自己寫給自己看就好,為什麼一定要公開發表?答案很簡單,當你勇於公開輸出的時候,你就會在意這種輸出對他人的影響,也就會更加關注自己的輸入(自己到底是否真的消化並吸收,所以學習時也會更加認真),從而逐漸建立起自己在內部及外部的影響力,形成一種正向循環。所以,甚至包括已經來參加【一談就贏】的朋友在內,我其實知道他們之中的少數人還是覺得很勉強,不知道為什麼我會那麼要求他們用課後心得的形式來完成我們的學習;我只能老實的跟各位說,萬一你連把自己的想法用大家能接受的形式公諸於世都做不到,請問你還能面對什麼壓力?你可以欺騙自己,自己並不需要用這種方式才能學好一項技能;但當你看到這本書的作者告訴你,這樣做才能成為職場贏家,又當你聽到我轉述哈佛那些菁英的建議,整理完後要能輸出才能讓收穫更豐富,你或許應該考慮一下,你的固執己見、甚至是那些自己老是太忙的藉口,真的能讓你在短期內超越我以及上面那些人的學習成果嗎?假如不行,或許你該讓自己嘗試改變。

我甚至可以更老實的說,就像我現在寫下自己對《職場前5%的人憑什麼贏?》這本書的感想,是為了出版社會給我什麼好處嗎?還是期待有更多人看了這篇部落格之後會對我有更多認同?其實我的出發點遠比大家的更自我而更沒那麼高大上:不管是一本書、一部電影、或一場球賽,萬一我不寫下來,看過了就是看過了,我和另一個也看過同一本書或同一部電影的人也沒有什麼差別;但當我選擇寫了下來,把自己的經驗和過往的事例與書或電影的內容相連結,就算沒有任何新學會的東西,我起碼都把自己已經學會的東西又再複習了一遍,而我就是會比另一個沒做何輸出的人在相關議題上又更熟悉了一些,到了哪天我們在職場上需要拿出辦法或主張來時,當場高下立判。

養成多多演講和寫作的輸出習慣,對自己只會有利無弊。我有一位叫Ronald的朋友,上個月才應邀去開了一場《故事銷售贏家》的讀書會來幫大家導讀。他對那個主題未必熟悉,但他對那本書的內容卻相當認同,於是他很認真的準備,不僅為自己創造一個難得的經驗,而且也讓與會的大家更瞭解了如何說好故事及如何銷售。以為這中間的啟示只是鼓起勇氣、事就不難了嗎?在我看來,這是個再聰明也不過的主意,把握每一個讓自己有機會輸出的機會,自己就會一天天更強,甚至朝著有天就能變成專家的路上邁進。相反的,很多人或許看了更多本書、在書上做了更多的劃線及筆記,但假如不能用更多形式加以輸出並實踐,書的內容始終只會是別人的想法結晶,不會是你的一項知識資產。


再回到時間管理及如何善用碎片化時間提升工作效率,其實我自己很羞愧,因為雖然我看起來在各個求學階段時的成績都還不錯,但只有我自己知道,我其實從小就是個很不能專心唸書的人,周遭的長輩甚至懷疑我有過動症的傾向。甚至有一段時間,我每堂段考都在考試開始後30分鐘就交卷,因為那是學校規定能夠交卷的最早時間。同學都覺得我很酷而很有個性,因為它們以為我是故意向僵硬的學校體制表示無聲的抵制;老師也都私下恨得牙癢癢的,因為我的成績好到他們不能來吹毛求疵。但當時的我其實不敢跟大家承認,我無法專注的聽同一堂課或讀同一本書連續超過30分鐘;我每天都要很努力的要讓自己在教室待完近一個小時的一整堂課,即使我每堂課都同時除了聽課外又在做另外四、五件事情。

每個人都有屬於自己的問題及障礙,我也不例外,但是凡事總可以找出不同的方法來處理。無論再怎麼無法專心,我總是要把書讀進去才能過關。我當時用的其中一項方法,正好在多年後的這本書中也有提到:假如我的專注力最多只有30分鐘,那就讓自己設定一個又一個的不同計畫動作,當每花25分鐘完成一個動作之後,就讓自己花5分鐘去做另一個完全不相干的動作;透過表定計畫的調配,還是可以完成一個又一個的計畫,只是可能無法連續完成而已。一開始或許會比別人的效率來得低,但生命總會自己找到出路,久而久之習慣了之後,我不但排起計畫又快又仔細,我跳接不同事項後又拉回原先主題的邏輯能力也大幅加強了,算是一個我原先完全意想不到的收穫。

關於時間管理、自律、以及工作效率,我覺得書中的這句話真有一言以蔽之的效果:很多人之所以做不好,歸根究柢就是因為缺乏執行力。而執行力其實只在(1) 計畫性、和(2) 立即行動兩個方面。

從過去到現在,許多和我工作過的同仁應該都看過我暴怒的時候。當時的他們或許只以為我對他們的成果不滿意,但我希望利用現在這個機會對他們大家澄清:其實很多時候,當我看到你們做事的方法及節奏,我就知道毫無機會成功,而不用等到結果出爐才會知道失敗。

當時修養不夠好的我若是無法解釋清楚我的想法,這本書關於執行力的這兩項定義值得大家好好看看:計畫性是指對各種事項進行合理安排,並考慮突發情況;立即行動則是需要在規定時間完成的事項都能盡量提早完成,而不是拖到最後一刻。用我自己的話來說,萬一你還需要有個主管拿份表格,來叫你填完所有待辦的計畫事項才知道該怎麼做事,你可能根本無法在現代職場上的任何工作上存活;一件事若今天做也可以、明天做也可以,除非你找得到一個明天做會更好的理由,否則就是今天去把它做完。「今天還有其他事要做」或是「我手頭上還有其他的事要做」,絕不是把這件事拖到明天去做的藉口。

本書的精彩內容還有很多,即使我再想利用這一篇文章為自己做好輸出的功夫,我都無法道盡所有精彩實用之處。正好有位朋友最近和我聊到職涯工作的選擇,我就用本書這個篇章的一些要點來為今天這篇做個結尾吧!

關於工作的選擇,我們該找出的是正確選項,而不是一個完美的選擇

該跳槽,還是該留在原來的老東家?或是已經決定要跳槽的話,該跳去知名的大型企業,還是跳去一家讓自己更有發揮空間的中型公司?我自己曾經待過當時員工總人數還不到100人的本土企業,也曾經擔任過全球業界龍頭的亞洲區主管;我太太待過業界翹楚的上市公司,也曾經加入過才剛起步的新創公司。這些都是不同階段的職涯選擇,而我們雖然都能在每個不同選擇中獲得一些自己想要的回報,但我們卻未必能夠確定當初做的是不是最好的選擇。

不過,就以我自己來說,我每次的職場跑道轉換,大概都有自己心中的一些選項,而不只是想要加入哪家特定的公司。雖然我服務過的一些公司,在許多人心中已經是萬中選一的了,但假如你知道我曾經婉拒加入過的公司或那些職位,你可能會覺得我根本是瘋了。

每個人都可以有不同的選項,薪酬、職銜、帶領團隊的大小、所能累積的資歷、……這些都會隨著不同的人生階段或不同的目標而在比重上有所差異。什麼都能拿到固然最好,但人生卻無法總是那麼完美;即使真有這樣的一份工作、而且你也順利拿到那份工作了,你最後能不能撐得下去也是個問題。這個問題不只牽扯到工作能力或能否適應,包括我自己在內以及許多相當親近的朋友,都曾經遇過家人出了狀況而不得不回到台灣重新出發的例子,所以我們都必須在一個不完美的現實中做出一個相對最好的選擇。

《職場前5%的人憑什麼贏?》列出四項讓好工作自己找上門的重要建議,很值得每位想在職場上躍進發展的朋友參考:

1. 盡可能把當前的工作做到最好,建立內部影響力。

2. 要學會輸出,積極建立外部影響力。

3. 盡可能拓展自己的知識面,瞭解上下游的工作。

4. 做長遠的打算,而不是想換工作時才去找工作。

最後獻上全書最讓我最印象深刻的一句話:你不需要速成,你需要的是專注。

祝大家都能領先群倫,讓自己的職場生涯順利發光發熱!