最近看到周遭的一些朋友抱怨工作沒有效率，又或是會發生一些原本不應該出現的小紕漏，作為一個不用朝九晚五、但卻也經常工作到沒日沒夜的自雇工作者，我想給他們兩個建議。
之前曾經分享過《最高學以致用法》這本書，而這兩點建議，其實也可以用那本實用好書中的觀點加以佐證。
1. 放空：「放空？我事情都做不完了，你還叫我放空？諸葛村夫你他ㄇ……」有些人一看我寫下的第1點，只怕會想罵人吧！
其實，放空或發呆，更有助於你提升自己的工作效率。就像《最高學以致用法》這本書中說的：「放空」可以說是優質輸出的必要條件。
書中指出，根據腦科學的研究，在放空或發呆時，大腦的預設模式網絡（DMN，Default Mode Network）會活動頻繁，也就是說，當你因為放空而進入這種大腦的待機狀態時，大腦其實不是什麼都沒做，而是會透過自動推想和記憶的統合，在腦內做好讓自己接下來變得更好的準備。
放空很重要，放空也很有效，但接下來才是重點。
許多人或許累了就去休息，但當自己還清醒著時，其實很多人都不知道如何放空，反而讓大腦更累。
為什麼不能放空？難不成一定要去學冥想或打坐才能放空嗎？其實，有三項現代人常做的行為，阻礙了放空：(1) 滑手機、(2) 看電視、(3) 打電玩。不要弄錯了，手機和上網已經成為現代人生活型態的必須，所以這當然不是請大家任何時候都不該滑手機或打電玩，因為畢竟我自己也都每天都在用；這裡的重點在於，很多人一整天都閒不下來，似乎覺得無所事事的放空是種浪類時間的行為，所以只要自己一沒事（或突然不想做事），就會滑個手機、看個電視、或玩場電玩；殊不知，這些事情的本身搞不好不礙事，但假如一整天都沒有片刻讓大腦休息的時間、習慣性地用滑手機或看電視的把那些空檔時間也塞滿，長期下來反而會讓大腦更加疲憊，然後就會造成自己工作效率下降而不自知。
回想起自己之前常在全世界不同國家飛來飛去的日子，好不容易忙了一天之後回到飯店，完全沒有倒頭就睡的餘暇，因為接下來還有案子要趕、及上百封的e-mail要回；一開始時，我總是習慣性的打開電視，甚至連當地的電視頻道根本沒有英語或中文發音的節目也行，只有個聲音就好。
後來發現，萬一自己真的需要看點節目放鬆一下心情倒也無妨，但假如自己根本沒有要看任何節目內容的意識，把電視開著這個行為反倒很容易讓自己受到干擾，即時還沒有要去睡、也根本無法放鬆，自然從精神到身體都很緊繃。
轉換跑道來當個講師之後，在家的時間變多了。我就發現，我太太過去也是個習慣把電視開著的人，或許是覺得有聲音聽起來比較舒服，也或許是覺得在做一些家務時、看著電視也比較不那麼無聊，但總之就變成了一種習慣。
她肯定不喜歡我這樣說，但我後來在旁觀察發現，在電視開著的時候，她在一整天花在需要耗費腦力進行的工作時間變少了，她在做自己認為無關緊要的雜事上花的時間、比心無旁鶩時做同一件事的時間變長了，而且更慘的是，她在準備開始做「正事」時，她要花在類似熱身準備進入狀態的時間，也比不看電視時來得多。
我相信，這不會只是她一個人的問題，包括我自己或其他人，可能也都有一樣的狀況，只是我們心裡不自知而已。
同樣的道理，當然不只適用於看電視，滑手機或玩電玩也會造成一樣的影響。
所以，就不要看電視，也不要滑手機或玩電玩了嗎？當然不是，否則生活只有工作，不就太苦悶了？我所想要建議大家的，是設法創造自己「可支配」的時間，而非用這些事情去打發時間；更白話點說，打電玩應該要好好找個時間打到爽，看電視也可以一口氣看個夠，但重點是那應該是你自己預先安排好的時間，你也知道自己在那個時段就是要進行這些活動，然後你就能在這些活動結束後即刻進入工作狀態。
這樣的安排不只是為了自己，老實說，作為一個國中生的爸爸，我真的很擔心，萬一我們自己的生活習慣不好，是不是會讓本來就已經是手機或網路世代的下一代更無法養成好習慣？
舉例來說，我們吃飯時也常會邊吃邊看電視；我女兒若是在晚飯時間回家了，她當然也就坐在旁邊一起看。過去經常發生的一個狀況是，假定我們正在看一部影片或美劇，其實簡單吃頓飯的時間是不夠把那部劇或那一集看完的，但女兒覺得看起來有趣，所以就會哀求我們讓她看完；不管我們答應或不答應，也就是即使我們讓她又多花一個小時把那看完了，當她回到自己的房間後，她會馬上開始讀書嗎？假如她原本有個讀書計畫和時間表，會馬上開始的機率就比較大；但我卻也不止一次的發現，她可能一進房間後，可能覺得無聊或要和同學聯絡，接下來一拿起手機就沒放下了，直到當晚的最後一刻才會匆匆把明天要考試的範圍應付式的看一看。
我們都曾經走過那段學生歲月，我也可以跟她講一堆大道理，例如什麼「有自制力的人才會成功」、「懂得充份利用時間的人才會成為贏家」，而我即使也利用了其他機會跟她分享過這些道理，但我實在不像其他可能在管教子女上更為成功的父母，會用更強力的手段要求她確實做好並執行那個時間表，甚至禁止她玩手機或從事其他行為。沒有對不同的教育觀念有不敬之意，我自己也覺得自己的教育方式可能不夠好，但我實在覺得，當我自己在學生時期，其實我對父母、師長、及學校的種種要求討厭到了一個極點，我就算還真的有在讀書吧，我在上課時不認真的程度，現在自己想來都覺得慚愧；然而，當時的我都未必會聽得進去的話，現在要我用同樣的話或道理去要求自己的小孩？我還真說不出口。
更有一點，我相信她的隨性會讓她付出成績上的代價，但也許就是那些挫折或不如意，才會讓她真正知道該如何過自己的人生。就算我現在幫她訂個時間表並時時緊盯著她，等到她將來接受更高階的教育時、又或者等她出社會時，我還要這樣幫他訂時間表嗎？還是我該從現在開始就讓她練習，自己去決定什麼方式比較不會讓自己後悔？
其實我心知肚明，當我的女兒一開始在客廳坐了下來，她心中的念頭不是想要和我們一起看電視，而是希望看看我們、和我們聊聊天，讓自己在放學回來到上床休息之間的些許時間中，起碼能有片刻與家人相伴的感覺。假如真是如此，那為什麼做父母的我們要把電視開著，何不讓我們專心的看著彼此聊聊天呢？再更進一步來說，我自己都不時會用旁觀者的視角看看自己的生活：即使她選擇不在客廳和我們一起看電視，有很多晚上，她會看書看到一半時、走出房間而來到我的書房，跟我講一些雞毛蒜皮般的小事；但那時的我可能忙著在準備教材、也可能忙著在【一談就贏】的臉書社團看大家的線上作業，所以我要嘛就跟她說「把拔在忙，可以改天再跟我說嗎？」，要嘛就是刻意停下來聽她講話，但我自己也心知肚明，我的心思可能不在與她之前的對話、而還在我在停下前一刻正在進行的工作。我不只一次的告訴我自己：假如我選擇了來當個企業講師、就是為了和家人有多一點的相處時間，那我此刻為了工作而不專心與家人相處的作法，到底是為了什麼呢？
我想跟所有正在看這篇文章的朋友說，我知道也瞭解工作其實是永遠做不完的，而且生活的壓力其實就是那麼大，但與小孩在未成年時相處的時光其實並不長，我們自己的青春時光也不那麼長，所以工作當然還是非做不可的，但假如我們能把效率提升，我們起碼能空出那麼一點點的時間、就算每天只多個10分鐘也好，我們就能讓自己珍惜的人得到一些能與自己更專注相處的時間。難得多出10分鐘，你會希望自己繼續在手機、電視、或不同的就面上看些無聊的內容嗎？還是你希望把這個難得且有限的時間花在與自己的家人、朋友、或其他心愛的人共處？我想答案應該很簡單。
畢竟，就連整個主題都是虛擬電玩遊戲的賣座鉅片《一級玩家》的最後結局，都是片中全球人都在玩的遊戲「綠洲」變成每週要休息兩天，好讓大家好好珍惜並運用現實世界中的人生，所以該怎麼讓自己從電玩、電視、或手機中，騰出更多時間來經營自己的真實人生，是個每個人都該關注的重要課題。
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再次強調，我們每個人當然都可以隨自己高興的去滑手機上網、看場電影或電視，或把時間花在電玩遊戲上；但正如時間管理方法中著名的艾森豪矩陣指出的，即使你覺得滑手機或玩遊戲這件事很重要，但只要當下這件事還不到緊急的程度，那麼重要但不緊急的事該怎麼處理呢？我們應該要decide（決定），也就是決定一個自己該去做這件事的時間，而不是馬上就去做（do）。那不叫隨心所欲，而只是事倍功半；當你不懂得花個兩分鐘去決定到底該做些什麼、及哪些事情應該花多久時間，之後你反而在一件只需要一小時的事情上花了三個小時，那實在是件愚蠢的事。
別以為我笑的是別人，我其實這段文字也是寫給我自己看的。
在我一開始寫部落格時，我強迫自己每天一定要寫出一篇文章、而且是每天午夜12點之前一定要發文、而不是一週下來「平均」有7篇就行，當時的我成功的這樣做並持續了594天，也就是超過1年7個月的日子，想想都覺得驚人。在那時，我曾經算過，假如時間真的很趕，我的中打可以超過每分鐘90個字，也就是一篇超過3000字的文章，我也可以在40分鐘之內完成。一分鐘90字聽在那些有專業打字技巧的人耳中可能不足無奇，畢竟能一分鐘打180字的人也比皆是；然而，我當時的文章其實沒有事先謄稿，甚至有許多篇到了要寫之際、都還從要寫什麼主題開始想起，因此以邊想內容、邊完成一篇文章來說，我想每分鐘90幾個字也不是每個人都做得到的了。
然而，即使我有這樣的速度，這兩年的部落格文章卻大量減產，變成一年只有100篇左右了。我自己有認真檢討過這個問題，除了在一篇文章中想講的論點過多之外，其實最大的問題是不再像以前那麼專注而容易分心；我不想拿自己在【一談就贏】社團中針對作業的回文字數拿來寫一本書都綽綽有餘了當藉口，實情上就是因為我不時會滑到臉書（即使那也算是工作所需），所以我經常一篇文章寫了又停、停了又寫，結果前後寫了三天到一個禮拜才寫完。因此，我非常清楚，當一件連續性的工作若在中間停了下來，等第二天要重頭開始時，熱機再開始恢復正常速度的效率有多慢。因此，若能一口氣不受干擾的把一件事做完，其實對於完成的速度以及產出的品質都是有好處的。但人不是機器，我們不可能廿四小時開機且全速運轉，所以該休息的時候就休息，該放空的時候就放空，然後才能在其他的時間中全速轉動，完成更多該做的工作及任務。
2. 對話：另一件讓我認為在工作效率上大受影響的事情，是我現在的同事大量使用Line或FB的messenger當作主要聯繫工具。或許這也跟現在大家時時刻刻都在用手機、以及社群媒體的普及脫不了關係，我也知道這樣做相當方便，而且可能大家都在這樣使用，但我的想法很簡單：萬一這項工具能提升你的效率，那就應該多用；但假如一項工具或一個作法會造成你的工作效率低落，要嘛你就換一個工具，要嘛你就找出可以提升效率或解決問題的作法，而不該是聳聳肩說，大家都這樣做、所以自己也無可避免的只能這樣做。
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上面是《最高學以致用法》中的一張表格，主要在解釋e-mail及即時通訊軟替的文字訊息（下稱「訊息」）兩者間的優缺點各是什麼。我除了引用本書的幾項看法之外，我自己是覺得e-mail也不是萬靈丹、它也有它的缺點，所以我並非請大家不要用傳訊息來交代公事，而是希望大家把各種不同的傳遞方式及工具混用，不要「只」用訊息來處理工作相關事務的交辦及回報，以下就是「只」用訊息可能產生的一些問題：
(1) 不易理解。e-mail落落長已經是個大問題了，假如用訊息來當作主要溝通工具的話，寫得太長就會顯得很可笑。所以，把每則訊息寫得簡短是應該的，但也因為句子和字詞可能不夠完整，可能就很難把一件事交代得夠清楚，所以假如還要附加其他文件或說明才夠清楚的話，何不使用e-mail？又或者，有件事就是必須要交代來龍去脈的話，何不直接拿起電話講清楚？
我自己就有不只一次的經驗，我的同事傳訊息給我，希望要我給他一個確切的回答：要不要做？該怎麼做？假如不這樣做的話，該怎麼回覆對方？我們又該進行什麼替代方案嗎……？
我想，光是你在這篇文章看到上面好幾個問號那一句，你搞不好也會嫌煩吧！甚至說句不客氣的，就現在看到這篇文章的人來說，有多少人會第一次看到上面那一句就逐字讀過絕不放過的？我想絕對不會是每一個人吧！
假如寫在這篇文章都這樣了，你認為平常作為收訊者的我不會看的不耐煩嗎？而且這不是每天只有一個訊息會這樣喔，而是每天搞不好會有十幾封訊息像這樣，所以你覺得看的人不會煩嗎？更有甚者，我覺得上述問題其實只要發訊者自己頭腦夠清楚，只要做一個表格就搞定了，至多再放上一個進度表，應該就比一大堆文字訊息夠清楚，所以為何要來浪費別人的時間，更糟蹋別人的心情？
更妙的是，很多人或許認為，相較於用口語說出來的，不管是面對面或透過電話，用寫的應該會更為清楚；但我自己就又有好幾次發現，寫得太簡單會讓人誤會，但即使寫得很完整而精確，但對方就還是到時候會漏了那一件事沒做，所以還不如把話用講的講清楚比較實際。
(2) 難以追蹤。試著先用傳統e-mail的方式來想想：「Alex，你有回我昨天早上9:53發的那封e-mail嗎？」「有喔，我早上10:12就回你嘍！」「那上次基隆那個客戶要的設計圖呢？」「我昨天晚上8:02給你的那封e-mail中有5個附檔，其中一個就是那個設計圖，檔名是……」，即使我以前全球跑透透，要跟十幾個不同國家的團隊保持聯繫並確認交辦事項，這樣的作法看來也問題不大。
但換成現在常用訊息來溝通工作的年代呢？由於同一個訊息軟體中，面對同一個聯絡人可能會在不同時間講四、五十件不同的事情，所以要在講完後幾天或甚至幾個禮拜去追蹤一件事情時，就會有「我不是上禮拜就請你問對方要多少個了嗎？現在到底總共需求是多少個？」然後雙方就開始拉一長串試圖去找出當初的原始對話，因而既增加了不必要的時間，也增加了出錯的機會。
假如在一個群組中，這種問題就更嚴重了。你可能在其他人正在討論或彼此確認時，自己正在開車或搭機而不能即時加入他們的討論；等到你終於有空看那一大串訊息時，你就會頓時產生一種頭痛的感覺，因為你其實不想看那麼多的枝枝節節，而只想有人整理出一個結論給你，但偏偏許多人寫完訊息就算，總覺得別人看了就會理解，但這其實都變成一種工作中的干擾。
(3) 「即時」可能造成另一種不必要的壓力。《最高學以致用法》書中用的詞是「尊重對方的時間」，即時通訊軟體或app的重點就是「即時」，但大家有沒有想過，對方其實根本不想那麼「即時」回覆你？
當年許多人對時間管理建議的第一條，就是不要隨時都在收發e-mail，要給自己一個比較完整的時間區塊去處理其他事，然後也用固定的時段來處理e-mail；到了訊息滿天飛的時代，每個人都期待自己發訊之後，最好每個人都會幾分鐘之內就回，但假如真的每個人都如此做，其實代表每個人都沒有妥善的運用自己的時間啊！再者，真有那麼多決定都需要即時被完成嗎？其實並不，發訊者其實只是自私的把自己的問題在第一時間就丟給別人而已，然後希望對方要把自己發的訊息不分輕重緩急的在第一時間回應，因為這樣才不會耽誤到發訊者自己的時間；但發訊者有沒有想過，你想要別人不耽誤到你的時間，但你自己現在這個舉動可能正在耽誤對方的時間啊！萬一因此而打亂了對方的優先順序或辦事節奏，這又何來「尊重」之有？更糟的是，當每個人都這樣不顧對方感受的做了再說之後，接下來就會變成一個冤冤相報何時了的境界，也就是彼此都在拖累彼此的效率，然後彼此也都因會如此而埋怨彼此，那又何苦呢？
(4) 浪費時間。最後一點可能將來就不成問題了，但就像我這個世代的人來說，我用手機打字就始終無法比講話快，所以同樣要「寫」完一句話，其實我用講的會遠遠省時許多，還可以自由加入語氣的轉換與強調的重音，所以除非實際通話有困難，用寫的真的會更省時嗎？所以，假如是一些不那麼複雜、但搞不好用口說還比較方便互動才弄得懂的問題，不如就語音或視訊通話的講清楚吧！不要把即時訊息誤當成留言來用，但既不如e-mail來得清楚又比較容易追蹤，卻反而造成對方必須即刻回覆的壓力了。
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