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2021年5月10日 星期一

打造優質團隊戰力,先從提升自己的soft skills做起

 「這只要發展出一套SOP就好了,有那麼難嗎?」當某位政治人物經常把這句話掛在嘴邊時,雖然也不能說他不對,但我還是不禁莞爾:真以為所有事情都要靠SOP標準流程來解決嗎?


「你就直接告訴我要做什麼就好啦,為什麼還要我自己想?」在許多不同的公司或團隊中,總有人會這樣認為,似乎以為凡事都一個口令、一個動作就行,讓接受命令的他不用思考就可以直接做最好。我總覺得很可惜,因為假如工作到最後都簡化成如此,那人豈不是更快就會被機器所取代?我們又如何能證明工作的價值?




其實,歸根究柢,很多人弄不清楚硬技巧(hard skills)和軟性技巧(soft skills)的差別,進而以為只要有SOP就樣樣行。當你連軟性技巧都認識不清時,當然就更部會知道軟性技巧的養成及提升有多重要。但不要誤會我的意思,許多事情當然有SOP最好,就像公司遇上許多突發的危機,當然應該要有一個危機處理的既定機制,而那就包括了一定的標準處理流程,從步驟、時限、但各項任務的負責人等應該清楚無比。然而,就拿這個標準處理流程來說好了,是一制定完之後、就萬年不改了嗎?當然不是,而且我自己也曾協助過國內不只一家知名企業、修正調整過它們的危機處理流程及程序;而當我們需要修正這個處理流程時,靠的又是什麼呢?其實其中就需要很多軟性技巧。

那麼,到底什麼是軟性技巧?我隨手打”soft skills”搜尋,其中一個網頁就出現了如下圖的10大軟性技巧。再拿我自己的課程來對應,【一談就贏】的主題是談判,但我由英國引進的另一套課程MTa Insights,正好就對其中的溝通領導團隊合作問題解決,及在壓力下完成工作等多有著墨。



覺得這種事情不學也應該要會?有自信固然很好,但很遺憾,假如你真以為因為自己夠強、所以自己在每個團隊就都可以有好的表現,你可能根本搞不清楚這篇文章的主題在說什麼;就像我這樣一個曾經在不同產業及不同國家工作的人來說,我可以很明白的告訴你,當成員組合不同、也就是當我們遇上不同的人而要一起合作,挑戰就會不同。你覺得某甲過往都聽得懂的說法,當你用同樣的說法講給某乙聽時,對方就是有可能會誤會;你可以大罵對方的理解力為什麼那麼差,但那其實於事無補,因為無論如何你還是得讓對方聽懂才行。

其實溝通還只是其中的一環,要讓團隊運作的夠好,我們還需要更多的能力及軟性技巧。

我們最近剛舉行了MTa L2-3,也就是這個課程Level 2的第3班。許多同學發表了精彩的課後心得,而我相信萬一你用心看看他們寫些什麼的話,你可能也會掌握許多馬上就可以用得到的團隊運作技巧。



在能源產業擔任專案經理的Claudia,在參加Level 1之後、隔了兩年多才來參加Level 2,讓我們看看她有什麼不一樣的收穫(心得點此):

經歷2年多的等待,終於參加傳說中的MTa Lv2。Lv1 已經很挑戰,聽說Lv2難度更進階,又看到嚴格的dress code,進場前心情相當忐忑。MTa活動前中後,也都留下許多刻骨銘心的教訓。

***

【活動前】

這次同組的夥伴大部分都沒合作過,最初自介就有個有趣的地方:從職業、行為舉止和說話方式,我們很自然的會先帶入預設想像,例如業務擅長衝第一、PM一定很會協調,這和雙子座都很花心、天蠍座都心機重之類的宣稱差不多水準(我對星座學非常尊重,但不是這種很low的)。我們在自我介紹時,也常落入這種框框,不清楚自己在不同情境中的強弱項,自介的參考價值就打折扣了。

假設本行是獨立作業型,不表示此人就不擅於合作;擔任需要大量溝通協調的工作,也不代表此人真的很會斡旋。課程上因為初次見面,面對未知活動,會以聽起來很合理的方式來包裝自己,但過程中對自己和對他人的觀察,會是任務成敗的關鍵。

***

【活動中】

一、 速度

拿第一個暖身活動來說,我們原本條件就有利,後來換到更好條件而拿下最高分。但當下我隱約想到,換隊友將對後面任務造成影響,只是「立即拿分的機會」 vs. 「條件未知的任務」,沒理由不先多拿分。真實世界通常不容許你把事情裡裡外外都摸清了才決定,往往要在有限的資訊下快速決策,接著持續臨機應變,但這一直是我還不太擅長的地方。

某關卡的檢討表格上,有一題是問「什麼狀況下會沒自信的工作」,當時我填的內容之一是「覺得沒有方向的時候」。我通常習慣先不動作,全盤理解後再行動,雖然這不是錯,但總會有還看不清楚whole picture又時間緊迫的時候。此時我會覺得自己能做的事好像無關痛癢,或是看不出有什麼根本上的幫助,就容易因為無力感而什麼都不做。最近因為工作上的情境,更確認自己有此傾向。

要一下就完全改變習慣,有點不切實際?較可行的可能是:

1) 「資訊不足中做決定」是理所當然,要把這個認知刻在腦子裡

2) 當情況渾沌又不能等的時候,強迫自己先做點什麼,就算看來可能枝微末節,但當試錯也行,只要不是有極大風險的事,有行動就能產生動能,好過完全沒動作。

二、 分工

分工始終是門大學問。如果任務內容已知,還能先把工作範圍分配清楚。但MTa更常發生的是任務開始後才七手八腳想辦法互相cover。

如果要面對不同的人都有效補位,不可能先測一輪貝爾賓之後再計劃,必須快速對共事者下判斷,因此想到的還是使用老師3x3的「正向/負向/其他」來歸類。面對人的反應,我們多少能感覺對方是偏正向、負向或其他(難以判斷或意料之外),並有意識或無意識給出相對應的回應。但我在人際敏銳度上沒有特別天分,都憑感覺會太虛無飄渺,因此 3x3 應該是可行的方式,至少有個參照,檢討起來也比較具體。

團隊互補另一個需要注意的地方,是有的角色可能沒人扮演。在我們組內的狀況是缺少激勵士氣的角色。下午休息時,問了小毛身為探班組的觀察,他直接說:你們都沒有幫隊友加油打氣。雖然我自認有做,但近身觀察的人看不出來,表示效果跟沒做一樣。後來老師也提到,我們班的Pep talk少前兩班很多。
想像一下,假如現場有歡樂成長組的同學,氣氛會如何不同?如果隊友都感覺到自己被鼓勵、有安全感、很開心,是不是更能激發創意、凝聚向心力?就算這次輸了,但假如團隊氣氛是正向的,下次再同組時,因為前一次合作經驗良好,可能會更順利,何樂而不為?

我很容易陷在手上的任務而完全人事不知,加上身為內向者,有時光多說兩句話都會消耗能量 (literally) ,當天睡眠不足又有各種體力挑戰,感覺血條已經見底,就只能專注在眼前的關卡。其實這背後還是一種自幹情結,覺得自己搞定自己的事,但我明明有隊友呀!我可以選擇用更外顯的方式鼓舞同伴,讓他們感受到支持,一旦正面情緒傳染開來,即便身體疲勞,內心振奮會讓血條加速回補,自己也能受益。

此外,活動中某次檢討,老師舉AI之前預設錯誤導致失敗的例子。我想這可歸類為Unknown Unknown的狀況,當因為深信自己所知是對的,或根本超出思維的範圍,就不會意識到自己不知道,也不會想要提問。最近剛好有本新書《不當決策》,書中列舉影響商業決策的九大人性偏誤,但要讀者單靠自己克服偏誤,實務上幾乎做不到。因此作者的建議是優化決策流程,讓個人偏誤造成的傷害降到最低。

盲點就是自己看不到才叫盲點,必須仰賴他人的觀察和建議。所以適時的扮演啦啦隊,創造正面安全的氣氛,才能讓大家勇於發表看法,互相幫助。

三、 試錯和取捨

某一個比速度的活動中,我們最後決定A、B方案同時執行,當下我有預感A方案速度可能會慢,開始後也確實發現A方案效率差,即便我嘗試對另一方的組員大喊加速,但因A方案天生的限制而做不到。這關雖然取勝,事後怎麼想都懊惱。在A方案上再怎麼提升速度,都容易淪為無效努力。反而如果一發現A方案太慢就毅然放棄,專攻B方案,我們很可能贏更多。

快速執行是很好,但要隨時調整,不能悶著頭做。創業常講「最小可行產品MVP」,進到遊戲我們就忘光了。一來可能是過度樂觀偏誤,二來可能是逃避思考替代方案,一心期望事情會順利,再者平日鍛鍊不足,心思會被任務本身佔據,沒有力氣多想。這不是容易改的習慣,只能靠平常刻意練習、提升注意力的頻寬和思考的速度來改善。

***

【活動後】

MTa重頭戲是活動後的檢討。這次的表格比Lv1複雜深入許多,很多欄位當下根本寫不出來,因為還處在混亂和震驚中,沒有腦力分析到底剛才發生了什麼事,所以就發生很慘烈的狀況:下午第一個任務我們墊底,第二個任務還是墊底。這兩個任務中,我們都在做結構階段花掉比別組更多時間,甚至打掉重練,但第一個任務後,我們沒有仔細討論要怎麼修正才會更順,下場就是重蹈覆轍。

我們也沒有明確檢討每個人的參與狀況,並修正分工方式。一來因為體力枯竭,過了關只能把握時間放空(技術性問題),二來如果沒有一個主導性夠強、提出有效觀察和分工計畫的人,這種檢討很難發生(非技術性問題)。

MTa是「檢討自己如何檢討」的機會。檢討不到位,行動就不會改善。報應不爽。

此外,有一次檢討發言,我說自己「想幫助隊友可是找不到方法」,老師的回應是「你們都還是有個習慣,要人家給你們一個方法。」在發言的當下,我沒有跟老師要答案的意思。但仔細想想,我無意中似乎還是認為「OOO問題會對應XXX解法」,好像有個什麼秘寶等著我去發現,發現後事情就能迎刃而解。所以老師的指正是對的,要徹底放掉對問題解決方式的預設,自己去試才是正解。

***

越發理解為何老師這麼喜歡這門課。MTa就是問題解決能力+團隊合作技巧的綜合競技場,要備好各式組合拳,才能應對千奇百怪的情境,一談的很多觀念也都能應用在MTa上。此刻再回去看老師說過教過的,更有沁入肌理的深一層體會。



現場來參加的人都可以親眼見證,我在許多事情上的決定速度可以比他們快了十幾倍,而即使是需要親身操作的動作,當多數人都要花上四、五遍才完成時,我可能一次就能過關。這其實不代表我比多數人的能力強了好幾倍,而是(1) 當一個人能把犯錯的機率降低,完成的速度自然就會比別人快上好幾倍;(2) 這是一個可以透過練習而加強提升的技能,而假如你不懂得方法、或懂了方法之後沒有去練習,許多決斷可能只是毫秒之差,但對任務的最終結果來說,可能就會差上好幾倍。

在心臟醫學中心擔任治療長的心怡,心得的標題是「慶幸這是在教室裡嚐到的失敗」,而她也結合戲謔的對話形式寫下了她的心得(全文參此):

噓 GanWang: 甚麼Teambuilding拉,浪費時間
--GYLin: 同意樓上,工作都做不完了,很閒齁…
推 廢宅: 反正就去玩玩積木是有很難膩

「在團隊運作中你擅長的能力是甚麼?」課程開始,當組員就定位,我們開始自我介紹。

這堂MTa的課,很多人會想,團隊是當天才組起來的,完全不熟的組員要如何共事?又要如何分工?這樣的安排強迫我們去思考,當褪去了公司的職稱,沒有了業務手冊時,究竟我在團隊運作中,擅長的能力是甚麼?

當天我沒有回答這個問題。

……組長這個位置需要的能力,分散在每個組員的身上,換句話說,在團隊裡的職稱,跟擁有的能力不該混為一談,而每個人該扮演的角色,也跟你的職務無關。

貝爾賓團隊理論中,給了每個角色一個名稱,但不管是在MTa的課堂上,或是真正的日常中,實際上我們幾乎不會遇到全員到齊的完美團隊,而任務也從來不會塊狀切割為形塑、完成、協調、資源調查…到你面前,或許能力與職稱不全然相關,在團隊運作的過程中,你有沒有發揮擅長的能力、有沒有被嵌在適當的位置,才是順利運轉的關鍵。

噓 TommyHilfige: 都是那個笨蛋害的! 手抖個屁!
--GYLin: 同意樓上,手抖要自己閃邊阿…
噓 Ken800331: 誰去叫他練一練再來拉… 
推 xyg8888: 沒差 我們自己想辦法,冷凍他! 

就像月有圓缺一樣自然,每一個團隊都會有人犯錯的時候。每當有人犯錯,犯錯的人要不遭受其他成員異樣的眼光,要不總要帶著自責的情緒,很多團隊任務結束後的檢討,我們將錯誤用探照燈照亮,然後提醒犯錯的人下次不要再犯,但是,期待這樣獵女巫的作法能夠得到成效,不啻是緣木求魚。

在穿越佈雷區這項活動中,我們是第一個有教具入袋的組,卻因為接連犯了兩次的錯,導致最後零分收尾。兩次將教具掉落的人自然是自責不已(其中一次是我,哈),但如果我們在檢討的時候只是愧疚道歉,然後想說下次要更小心、拿得更穩,那就是把下一次的成功變成一場賭注,下注在每個個人的自覺。以我來說,當天是因為手掌的力氣不夠抓握住教具以至於掉落,那麼在安排任務的時候,我就不是最適合擔任遞送教具的人;如果整個團隊成員都是抓握力不足的人,那麼一開始選用的策略,就要選抓握力不是關鍵能力的那一個。

系統性的方式解決問題及團隊成員的弱點,而不光是提醒犯錯的人下次要記得改善,成功才能十拿九穩。

噓 GeorgeGoGo: 下次不要再辦了啦!不需要檢討啦⋯⋯
--f544544: 對啦對啦 檢討都嘛是做做樣子,訓訓話、拍拍頭,很空泛啦⋯⋯
噓 azzc1031: 檢討的時候就會有人把那個害群之馬抓出來! 

MTa上課時的團隊活動,都不在於一開始能做得多好,而是團隊有沒有自我檢討的能力,以及修正的速度能有多快。

在Level 1的時候我們一次次操作,然後檢討,再操作、再檢討,目標是下一次能做得比前一次更好,但到了Level 2,我們一樣在每一次活動結束後檢討,但活動卻一直往下進行,沒有重來一次的機會。

如果再重來一次,哪裡可以做得更好?
「下一次在那個步驟時要更小心」、「要記得A步驟再B步驟」,特定性的修正變得沒有意義,因為活動不會再重來,就像是現實生活中的團隊合作,很多時候也無法重現情境。

每一個活動結束,回溯剛剛運作的情境,我們要思考的是:

做了哪一個動作之後,讓情況變得順利了?

運作過程中,哪一個是浪費、破壞性的行為?

如果剛剛我改掉某一個行為,事情會不會有不同的進展?

在團隊檢討時要思考的問題,不是去修正成員的弱點,更不是抱怨犯錯的人或是自怨自艾團隊的不足,而是思考怎麼用系統性的方式,以既有的資源,完成每一項任務。

比起Level 1抓出技術性、非技術性問題,我感覺必須更深入觀察團隊成員不同的能力、與彼此間互動的模式,才能找出可修正的本源。

我們無法一直試誤學習,必須要真的檢討出運作上的缺失與行為觀念上的弊端,並且要不停不停反問: 我擅長的能力在上一次的運作中發揮了嗎?我有沒有扮演好我的角色?

一樣是檢討,Level 2的層次更上一層了啊!

如果不能再重來一次,怎麼樣讓下一次的運作從這一次的經驗中得到改善?

「下一次在容易失誤的步驟,應該要有『防呆』的設計」、「我們怎麼樣才能將步驟順序在一開始就排對?」

檢討時找出核心問題,才能在每一次不同的運作方程式中,不碰觸同樣的誤區。

……很多時候,我們沒辦法選擇自己所在的團隊;很多時候,團隊運作的空轉是因為團隊成員彼此在磨耗,就像是走到哪裡都不缺幹話王、GY林跟廢宅。

如果說團隊運作的學習,是為了讓自己在哪一個團隊都能如魚得水;不論是帶領甚麼特質的團隊都能達成任務。

那麼MTa的課就是讓我們可以在課堂中練習;在模擬的情境中跌跤。相信我,你不會希望這樣的失敗是發生在真實人生!



或許有些人不是很喜歡我這種把數篇心得摘錄後結合起來的方式,總覺得這麼落落長、要叫人怎麼看得完?我能了解這種想法,但我也必須要說,其實耐得住煩也是軟性技巧的一種,而對大量格式不一的資訊也能吸收消化,更是另一種許多人需要的軟性技巧。不過,萬一你真的比較習慣逐點逐條式的分析,總覺得自己更習慣看投影片甚於一大篇文字,或許在貿易業服務的峻華這篇心得能更合你的脾胃(原文點此):

「你準備好了嗎?」這是Level 2我的深刻體驗,上完Level 1,自以為可以套用Level 1的架構輕鬆應對Level 2,結果可想而知。

如果這些技術都不是你所擅長的專長,我們應該怎麼做才會更好?我該如何執行?該如何進步?MTa Level2這個課程沒有教我該怎麼做,但給了我以下心得分享:
①【自我】--如何認識自己 
②【團隊】--如何用最少資源、最有效率的方式快速完成
③【事物】--如何短時間理解規則、完成任務

※【認識自我】

上課前,你認識自己嗎?上完課更認識自己,更了解自己在處理專案直覺會處理的方式,如何讓自我更達成目標?
①【怎樣的錯誤不能犯】處理專案時,隨時思考怎樣的錯誤不能犯,萬一只有一次機會,你應該如何處理?
②【不用花很多時間去證明為什麼做錯】專案執行時,不用花太多時時去證明當時為什麼會做錯,想辦法快速完成任務。
③【永遠去思考可能失敗的原因】隨時隨地去思考可能會失敗的地方,如何避免失敗發生,讓風險降到最低。
④【如果我更努力,我可以做到什麼程度】調整自己的心態,如果更努力,我可以達到什麼境界。

※【團隊領導】

①【成功才能帶來士氣】透過這次的活動體會,唯有成功完成任務才是可以真正帶來士氣。 
②【領導者的以身作則】活動中看到Alex老師輕鬆的穿過我們覺得很挑戰的任務,當下深刻的體會是領導者的態度是會影響整個團隊,且老師親自示範給我們看,如何面對自己不熟悉的領域,但我們盡力完成,這就是這堂課最深刻的體驗。
③【最快速完成最小任務】這也是之前敏捷管理的精神,如何在最快時間交付最小任務。
④【團隊成員的背景與差異】了解團隊每個成員的特性&差異,並了解每個成員可以為這個專案的貢獻。
⑤【習慣每次都進行檢討回饋】習慣每次任務完成後,都進行檢討與回饋。

※【專案事務】

①【技術性vs非技術性】將問題分成技術性與非技術性,針對不同問題採取不同解決方案
②【如何解決問題】成人的世界裡,應該如何學習 ? 沒有人會主動告訴你該如何做,你應該坐在那邊等別人告訴你或是主動找尋方式解決問題完成任務。

▍很開心參加MTa L2的課程「你準備好了嗎?」,透過活動以及老師的指導,讓我體驗到團隊該如何完成任務,自我、團隊、面對事物的處理方式缺一不可。

①【認識自我】--把自己準備好,如果我更努力,我可以達到什麼境界。
②【團隊領導】--了解成員差異,以身作則,每次完成任務後都進行檢討與回饋。
③【專案事務】--不要期待有人會跟你說該怎麼做,主動分析問題並解決任務。



前面提到,這個課程可以讓大家在溝通領導團隊合作問題解決,及在壓力下完成工作這幾個重要的軟性技巧上,得到一定程度的加強。其中許多人都需要、但多數人還做得不夠好的,就是在一定的時間及隨之而來的壓力下完成工作。簡單說,你在一個讓你得以放鬆而怡然自得的環境下能做得好的工作,但假如時間被壓縮到只剩一天、又或者是旁邊有同事或老闆一直在叨念或抱怨不休時,你砸鍋的可能性就突然提高了好幾倍時,你該學會的不是讓自己的心靈持續放鬆,而是要確保自己在壓力下完成工作這項軟性技巧能夠有效提升。在設計公司擔任文案工作的Glen,在勇於挑戰了一項她未必擅長的能力之後,寫下了這樣的一篇心得(心得參此):

學生時期面對考試,要麼功課做在事前,要麼小抄帶在身邊,要麼朋友多交一點;

出了社會面對案子,要麼準備做在事前,要麼筆記帶在身邊,要麼長官多捧一點。

但你知道嗎?在MTa工作坊Level2面對接踵而來的挑戰,這一切都不管用了!

當你的大腦轉速跟不上比賽節奏,當你的核心肌群撐不過一攬繩子,當你的檢討效率比不上助教收卷的速度,當你沒有名片上的頭銜,用不了吃飯的工具,在一頭霧水的狀況下,該如何是好?

上周我再次踏入談判大師的教室,期待經歷Level1洗禮後的自己會有些不同,卻看到橫亙在目標之前、心中高聳的障壁。

這堂課共有五個挑戰,沒有正確解答,沒有公式抄,沒有講義看,更沒有老師手把手的教。

你可能想問:那到底「學會」了什麼?

我沒有學會玩機具的技巧,沒有學會看到題目就反應的能力,更沒有學會控制肌肉保持平衡的訣竅。但我得到了比上述這些更重要的東西:相信自己能找出領導團隊通往成功的方法

一、勇敢做傻瓜

有些事情注重結果,有些事情看重過程,依情境跟個人狀況而不同。

在職場裡,長官往往不會關心下屬是怎麼完成工作的,只要結果令他們滿意就行。

當我剛畢業時,參與每個案子,比起最後能不能成功,更重視在過程中學習到的知識、自己的能力是否提升。

隨年紀增長,在職場浮沉了一段時間,成了五顏六色的染色紙,不求回報的付出不知何時已不在選項內。

這種心境上的變化或可說是一種自我保護,也可以說是覺得自己再也不想承受成長的慘痛。

課程中有幾次,我都話到嘴邊又打住,事後問自己,難道我有要害別人嗎?既然沒有,我在顧慮什麼呢? 

人不是無私的,利益當道的今日,面對所有選擇,我的第一個反應就是投資浪費的可能有多大、能得到什麼好處。因此,我也會用這樣的思維推斷他人的想法。

照理說,只要有發言,就會有討論,只要有討論,就蘊藏了同組無與倫比的集體智慧,能學習的東西也就越多。

沒有勇氣請大家跟我一起去嘗試,不是自覺方法不夠好,而是擔憂付出成本及事後後悔。

這讓我想起電視劇《愛情公寓》裡的一個故事。 

有次,放蕩不羈的呂子喬為了給高材生宅男—陸展博製造認識女孩子的機會,在公寓舉辦派對,但在女孩子面前毫無自信的展博仍裹足不前。

子喬隨意往兩點鐘方向一指,說:「這個就是你的目標,上!」

展博卻說:「還是算了,我連人家名字都不知道,到時又做傻瓜。」

子喬明白展博的問題了:

「我明白為何沒有人理你了,因為你的內心深處隱藏著恐懼感,你害怕失敗。

每次跟女孩子說話,總是想,如果我被拒絕了,那是多沒面子的事情。這樣,你怎麼會成功呢?

這就好比一輛火車在面前,列車員問你要不要上車。

你問說:這車開往哪裡?什麼時候抵達?車上還有座位嗎?

火車早就開走了,你只能等下一輛。

但是下一輛來了,你又面對一樣的問題。

其實,去哪並不重要,火車都是往前開的,關鍵在於窗外的風景。

等你下了車,看到旁邊的飛機,你也會二話不說衝上去,因為到時你已經不會問那些沒意義的問題,只會嫌火車太慢了。」

上午兩個活動在溝通不良與士氣不高的的狀況下,我們組得分最低。

用餐討論時提到時間管理跟指令不明確等狀況,也想好改變方式並取得共識。當時已經沒有後顧之憂,畢竟還有什麼結果還能比最後一名更糟呢?

二、朋友或敵人

剛剛勇於做傻瓜的提案思維,是我大腦中一個跟自己的對話窗中的截圖內容。

現在要來說說跟他人合作的部分。

你有沒有過,因為對方而更好的經驗?

你有沒有過,因為對方而不好的經驗?

在一整天的實戰中,這兩種經驗我都收獲了,或許可說是當天最大的收獲。

人的一生,學到最多的就是角色扮演,如在教室為了不被霸凌排擠學會偽裝,在家為了不辜負家人的期待盡力配合,在公司戴上面具做好本分內的事,每天都在現場表演。而在課程一開始,自我介紹的時候,被素未謀面的人在幾分鐘內作出定論,在內心打上某個標籤,這也是表演的一塊,重點不是能力跟價值,而是從表現出來的姿態可看出你是不是個有自信的人。  

正如老師所說,沒有人會說自己什麼都會,也沒有人會說自己什麼都不會。

自我介紹時,我從沒想過自信跟謙卑其實是不衝突的。一個人在有限範圍內要掌握多少權力,完全不是看他有多少能力,而是看他願意負起多少責任,以及有多想要超可愛的北極熊玩偶。

我一開始覺得自我介紹的用意是知曉大家的能力,並作合宜的工作分配,但後來發現,個人的專業能力並無法真實反應在關卡中,這不僅測試反應時間、問題邏輯與分析能力,還有大家是否願意放下成見一起完成的氣度。

不管是組長還是組員,如果對自己的提案有自信,為了讓想法被採用,最好一開始就建立好關係,在關鍵時刻投其所好,循循善誘,這應該是自我介紹的另一個用意。

感覺越厲害的人會被越多人記住,獲得的意見、肯定、批評、指正、補充就越多,這也是自我介紹的內容盡量不要從自己出發,而是從聽者角度出發的原因。

中午休息時,有人點出我們這組似乎都有一種惰性,就是保持現狀跟無所謂的想法。

因為「這只是場遊戲,所以輸贏不用計較」,因為「認真你就輸了」,因為大家都不想製造對立跟衝突,衝突總是容易聯想到不好的結局。

但就像老師分享哈佛的經歷,衝突只是達到目的的手段之一。

我不知道有多少人跟我一樣:有一種不適感,是與人為伍。

跟人合作時,雖然不會造成衝突的協調性很重要,但從各自立場提出的想法經過客觀的討論,才能建構出自己想要的人際關係。

我們這組很棒的部分是尊重所有人的反應與意見,並積極回饋,試圖建構一段讓自己都感到舒服的距離。

因為願意開口,互相討論,取得共識:就算是最後一名,也要是全力拚過取得的最後一名,所以願意讓彼此更好。

解任務的過程中,我因為不擅長機具元件的組合,而讓組員接手工作。

在不經意時展露了弱點,這件事讓我感到很不舒服。

人同時存在於兩個世界裡,一層是表層的理性世界,一層是深層的感性世界。

理智上知道,沒有人天生什麼都會,我要做的是在別處發揮,協助團隊達成目標,但感情上卻困住了,不停想著:我要怎樣才可以在短時間內擅長這件事。

事實上,組員對我玩機具的功力沒有任何批評的言語,只是覺得為了互相彌補缺項,可以更快完成任務。

這讓我發現,原來自己如此在意這件事,原來我會把一時的失敗當作一直的失敗看待。明明在同項任務還有其他子任務的選項,卻因覺得自己被全盤否定,而開始迷惘自己的價值。

我才明白:

自信的表現,容易因為對方而更好。 

自卑的心理,容易因為對方而不好。

不管合作的是朋友還是敵人,真正理解自己化無謂為無畏,才能朝目標筆直前進。

三、人生無代筆

天色漸暗,五個任務挑戰結束,大家臉上不是寫著鬆一口氣,而是躍躍欲試想繼續挑戰的樣子。

課後走出大樓,跟組員在大南瓜旁邊回溯完最後一個任務過程後,走在人行道上,想著我馬上就又要回到安樂的環境裡了……然後繼續不思改進,繼續耍廢,繼續過一樣的日子嗎?

以前可能會如此,覺得就算不努力也沒什麼大不了,但這次有種頓悟的感覺。

當天老師說過一句話:「為什麼現在人沒有解決問題的能力,有一點是你們都讀太多書了。」

即使我沒有讀過很多書,也十分認同這句話。

世上什麼書都有,個人心理、團隊合作、加薪加班、娶妻生子、投資理財、健身減重、老年保健等,從書中得到一生受用不盡的道理,好像讀完就能解決人生所有的疑難雜症,永遠好像在準備面對不知道何時會到來的危險,但當危險就在眼前,還是選擇先裝死再說。

我曾是做書的人,相信知識的力量,也珍惜書本的存在。

讀著別人的故事,知道好多思維模式、好多解決問題的方法、好多的故事,但那都不是我們自己的故事。 

如果讀到就能穿越體驗,那麼在識字率不算低的國家裡,怎麼還會有如此多痛不欲生的人們。

因為方法不是自己想出的,所以如何用不知道。

因為思維模式不是自己建構的,所以似懂非懂,遇事又用慣性思維解決。

因為問題不是今天遇到的,所以解不解決都沒差,只要現在沒事就好。遇到了怎麼辦?就再想辦法唄,反正還久。

但你能確定今天的自己無法解決的事,明天的自己就有辦法了嗎?

我們這組在下午總算一點點振作起來,首次在任務中順利完成時,老師問我們,你們現在寫的檢討內容,跟之前有沒有什麼不同?我們點頭如搗蒜。

我對自己有多久忘了成功的力量而感到驚訝。

不管做什麼,若你不斷失敗,你必須知道三件事:

第一、一個方法失敗了,不管試多少次也沒用,趕緊換下一個方法。

第二、成功的捷徑只有一個,就是不斷試錯。

第三、當你始終沒有成功,再多的安慰都沒用,你就是注定失敗。

但當你只要有一次成功過,不管過程多艱辛,回憶都是甜的。就像日劇《我存在的時間》裡說的:「一旦嘗試過飛翔的滋味,你就會時刻仰視天空行走,認為天空才是歸宿。」

在沒有答案的課堂裡,有人問老師:要如何成功?

老師說:只要你把這件事當作一生就挑戰這麼一次.並且沒有失敗的餘地時,你一定就能想出方法。

這堂課沒有答案,因為永遠沒有最好的答案,如果你願意,永遠能找出更好的答案.

這世界所有書上,大概都沒有你適用的方法,書上的文字都是參考資料,

因為要寫下這個故事的,只能是你自己,沒有人可以幫你代筆。

真的好喜歡Glen的心得,你可能一輩子都不見得有機會來參加這個課程,你甚至可能既沒空、也覺得自己並不需要去參加任何其他課程,但假如你能把她的這篇心得好好看看,我認為不管面臨什麼樣挑戰的人,都能有所收穫。就像我自己一樣,Glen文中提到的那種與人為伍的不適感,其實我也一直都有;許多人常以為我總是長袖善舞,不僅善於與人交流並進行合作,而且甚至能在許多團隊中扮演指引且激勵大家的角色。其實,那真的只是「扮演」而已,私下的我其實經常喜歡獨處,我也從來不認為自己有什麼領導魅力或才能。有趣的是,在我一直以來的工作經歷中,我反而在團隊運作和激勵大家的表現上倍受肯定,這又是為什麼呢?其實很簡單,當這個團隊有需要時,無論我喜不喜歡、擅不擅長,我就會跳出來擔負起這個責任。這也是為什麼我會那麼篤定的對大家說,這是一個可以養成的能力,因為我自己就是一個從不會到會、從陌生到擅長的例子。我的學習經驗或許看起來比一般人來得短,但那反而是因為我比一般人更耐得住煩,更能從類似這篇心得總匯中的大量經驗及取出有效的方法,而那也就是為什麼我會孜孜不倦地整理出大家的心得,因為我相信這對許多人會發生關鍵性的作用。



我自己是個職業講師,許多企業都會請我去授課。得罪他們或許是件不智之舉,但我還是必須老實說,許多企業根本搞不清楚所謂培訓的重點何在,還誤以為老師多能講是學員能否吸收的關鍵。在電商產業擔任客戶成功經理的李爾,在兩岸都有帶領不同團隊的經驗,而他的心得重點不在MTa本身,而更關於訓練及學習(全文點此):

睽違兩年,總算再次上到MTa系列課程。兩年前我還在中國工作,而今已回到台灣,所面臨的挑戰和責任都更大,尤其近期我也開始規劃公司內部的培訓活動,在這個時間點有機會上到 Level 2,可說是來得好不如來得巧。

「一群來自不同公司的人,又是當天到現場才確認組別,這樣的成員一起上 MTa 這種類似Team Building的課程,到底有什麼用呢?」這個問題,是我在上Level 1時就在思考的,現在上完Level 2 之後,有了更深的反思。

如果我們把內部培訓分成四個階段:A. 建立動機、B. 傳授方法、C. 提昇能力、D. 造成改變。一般培訓主要都在解決B和C的問題,透過多元的課程形式把方法傳授給學員,配合實作環節短暫地提昇學員的能力。但長期若沒有跟A和D緊密銜接,那麼只是上課一時爽,一直上課一直爽。當下享受知識灌頂的滿足感,午餐時把高級便當拍照上傳打卡到此一遊,然後就沒有然後了。

而今再上 Level 2,讓我對於建立動機和造成改變有了新的反思:

動機可說是所有學習的前提,但在離開學校之後,再也沒有體制繼續逼著我們學習,如何建立動機卻成了最幽微難解的挑戰。有些教育機構,把學習動機視為學生應該自行跨越的門檻條件,如果沒有足夠強烈的學習動機,基本上是不可能獲選的。但是公司內部在處理學習動機時,卻多了幾分尷尬。畢竟學習動機不是一個容易量化的指標,而需要成員們透過在職培訓掌握的知識,有時也不是當初徵選時需要滿足的關鍵條件,而是因應公司方向調整,需要大家額外掌握的新技能。所以在推行內部培訓時,成員們即便認同公司要求的方向,但若缺乏有效動機的支持,其實成果往往不如預期。

而參加外部公開課程,是另一種不太需要考慮學習動機的場合,畢竟如果沒有動機,誰會在週末花費一整天的時間以及一定的費用來上課呢?所以相較於一般公司內部可能相對被動的學習氛圍,在公開班裡每個人無不竭盡所能地投入和參與活動,在追求突出表現的同時也希望能藉此學得更多。對我來說,參加課程有點像是體會了在充分建立動機之後,即便是陌生的同學們也可以透過課程達到一定的學習效果。而要如何達到一定的動機程度,就是老闆或主管在引入培訓之前,所需要先做好的準備工作了。

關於造成改變,有些培訓內容雖然很像是康樂活動,但其實也不只是康樂活動,更像是一個個包裹了深遠意涵的寓言故事,除了用頭腦理解,也用身體(的酸痛)去記憶。在每個活動環節之後,馬上透過表格進行檢討,有效地把活動內容連結回工作中的日常實務。這部份的工作,也著實考驗參加者對於促成改變的動機和連結能力,如果沒有有效進行收束,也很容易讓培訓的方向走歪。
回憶起彼時在中國工作時,也曾參加過若干團建活動(就是Team Building的中文直譯),活動過場切換的生硬感還讓人記憶猶新,好比說剛玩完激烈的兩人三腳接力賽,就接著要大家坐下來討論下一季度公司的發展方向,然後硬是要自我腦補剛剛那段活動中有什麼啟發,可以運用在業務規劃的討論之中,好讓前一段荒腔走板的戲碼看來不致於那麼荒謬。所以說,如果活動本身和最終想要引導的結果毫無關係,那麼整場活動最終也只是徒勞。

最後,在公司內部如果有很多人一起參加培訓活動,在大家可以互相掩護的狀況下,其實也會間接影響學習效果。當只有自己來參與外部培訓,責無旁貸的意識更加高昂,一邊投入課程學習和小組討論,一邊想著這個知識點跟工作的關聯性,一邊想著要怎麼將知識轉化為公司內部的培訓流程,一心三用把CPU催到頂點,這麼累的學習過程奉勸大家還是不要輕易嘗試(誤)。

若要總結一個重點,學習是自己的事,團隊學習是主管的事(疑)。在導入任何培訓活動之前,如果沒有先準備好建立動機和造成改變的相關規劃,那麼對於培訓單位和團隊成員都是不負責任的。(真的是四隻手指指著自己...)如果覺得些東西說起來容易、做起來困難,那麼課後還可以找同學們一起討論交流,看看是不是有機會從他山之石中找到借鑑之處,也算是這門課程的延伸效益之一。

最後,這個課程分成Level 1和Level 2,難不成只是進行的活動不同而已嗎?到底就學習以及大家的收穫來說,兩者分別會帶來哪些不同的效果?在電信產業擔任軟體PM的品士,所寫下的這篇心得很值得大家參考(原文點此):

自己在工作中,時常同時扮演著技術PM與Solution Lead的角色,主要是拿到部門老闆們(自己老闆與工程師各自老闆)的授權,與需求單位討論需求,與公司內外stakeholder協作,在數週或是數月的開發期間,帶著團隊持續把東西交付出來。

我覺得MTa L2 非常適合像我這種職能的人來參加,讓自己有機會拉高視角,重新檢視團隊的運作方式。

團隊&任務

日常工作中,會由需求單位發起需求,接著分派資源,把東西做出來,一切看起來都是這樣的熟悉。

但真的如表象這樣單純嗎?在Mta闖關活動,讓我有機會重新思考在這樣看似理所當然的運作方式背後,還有哪些細節需要考慮。

任務開始之前

1. 先消化需求,釐清各種限制

2. 想好實做方向,決定大致分工方式,該有哪些角色進來,確認團隊成員的能力要求

A. 消化需求&釐清限制

本次的任務為何?因為什麼原因要做,是要解決什麼問題?達成什麼目標?
是滿足公司重點策略?是小規模的驗證功能?是讓團隊內有更多練兵機會?
限制是專案不能花太多錢?是無論如何都要在時限內把所有功能做完,並在兩個禮拜後的記者會當天同時上線?還是團隊內老手都卡在其他更重要的案子了,剩下能調動的都是新手?還是以上皆是?

B. 團隊分工與角色

依據釐清的任務與限制,預先想好可能的分配方式:
譬如說MTa最後一關,前兩個任務相對單純,可以採用一個人來聽需求,然後帶回去分工做出來的模式就好。

但最後一個大魔王任務,要在時間內把又大又複雜的成品做出來,只靠一個人接需求是不夠的,光是翻譯需求就要花費好多時間,這種任務就需要有更多事前的規劃,包含事先想好分工,實做順序,如何檢查,最後才有可能做的出來。

任務開始之後

1. 實際拿到資源後,了解團隊成員的背景屬性,以及在專案任務中能夠發揮的價值,並適時做出調整

2. 團隊內實際的運作與調整

A. 了解成員

如果能夠在任務開始之前,就能知道團隊所有成員是誰,會有助於前期分工規劃,但工作上常只能想辦法先抓住幾個關鍵角色人選,其餘成員多半是由各team老闆指派,也不見得每次都會派有合作過的人出來。
最一開始,也許大家對手邊的任務還不是這麼熟習,那該如何了解團隊成員屬性?

在團隊初期運作一陣子之後,可以逐漸了解成員的能力與特質,以及能怎麼用
譬如說,有的人很會辨識核心問題,有的人吸收消化資訊特別快,有的人可以看分工,有的人可以盯細節,有的人什麼都可以做。
然後依據實際狀況,盡量把適合的人擺在對的地方,並視情況調整任務分派與驗收的方式。

B. 團隊內實際運作與調整

每個人個性與歷練都不一樣,想法自然也不一樣,但一個團隊就是由這些人組成,要如何才能把團隊跑得更好,能更順暢的把東西產出交付?

在我們MTa這組,透過組員們自發在每次任務後的反省檢討,共同擬定下一次該如何改善,在這樣的過程下,我們的運作越來越流暢,相較於上午剛組隊彼此還有些生疏,但隨著一次次檢討,我們在往後的任務產出越來越好。

舉例來說,在MTa闖關過程,我們就討論過以下議題,並且逐一改善:

a. 在團隊內會有許多不同聲音,但哪些是優先的,哪些是可以暫緩的?

b. 資訊傳遞是丟出去之前是不是要先喊聲,還是與溝通對象早已非常有默契,對方拿到就自動會往下做了?

c. 時間分配要怎麼運用?分工體系是什麼?誰負責實做?誰可以幫忙檢查?

後記

一同闖關,闖很多關,藉由每次的回顧會議,讓團隊運作得更好。在每次賦予的任務中,難度及限制都不太一樣,藉此考驗小組的協作能力,以及能否因應不同類型的任務彈性做出調整。

這是上過兩次MTa的我,感受到明顯相同的課程進行方式,在這樣的遊戲過程中,學員可以藉此回顧自己在工作上與別人協作的方式,找出是否還有可以改進的地方。

我覺得MTa 非常好的一點,是不會以方法論掛帥,或強制大家必須在某個方法框框裡運作,而是以開放的方式,給你任務,給你回饋量表,裡面列出了各種指標因素,幫助自己更有機會從每次的任務與回顧中間悟出團隊本質上的問題。

以下是我個人領悟的L1與L2課程差異,也給大家做個參考:

MTa L1 幫助我們更多以個人的視角,重新檢視自己與團隊在不同協作任務上所展現出的模樣

MTa L2 幫助我們更多以團隊的視角,重新檢視團隊本身的各種運作方式



經過一番試煉,相信大家不僅能讓自己更好,更能讓自己成為團隊中的重要推動力,帶動整個團隊都能更好!


2021年1月6日 星期三

善用回饋與授權,成為一個讓團隊從更好到頂尖的當責主管!

我今年度的最後一堂課,上的是全新推出的【一談就贏X銷售贏家】。這是一個銷售課程,但其中一位自己出來創業的同學,課間來問我的問題,卻更接近一個如何管理團隊的問題,而不見得是個如何開發外部市場或對應客戶的問題。這讓我想起,我在上個月才開過一堂【回饋與授權演練班】的workshop,而參加那堂課的許多同學寫下的課後心得,很值得與大家分享,因為不管你是自己創業、或是在自己上班服務的公司要管理不同性質的團隊,相信都會很有收穫。





其實領導管理並非我的重點課程,以公開班來說,我目前只集中在談判和銷售;只所以會誕生這堂課,主要是因為我去年不對外招生的幫【一談就贏】的社團成員上了堂【當責管理與團隊領導】,其中一些同學對其中的回饋與授權很感興趣,希望有更多實際的演練機會及指導,所以我才硬是在今年擠出了一天時間,開了這個workshop給大家。

其實不管主題為何,銷售也好、談判也罷、甚至許多與教練式領導相關的技巧,我覺得個別演練和面對面的指導調整都很重要,而且對許多公司來說,這種訓練不應該等一個人到了總經理或事業群主管的位階才開始,因為等他們到了那個位階之後,有很多人會不願意拉下臉來接受指導,但其實誰是打娘胎出來就懂得如何管理的?所以我可以瞭解有些人為何會放不下身段,但其實最好的方法就是讓他們從一開始有當主管帶人的機會就開始接受相關訓練,而不是讓他們只在實務中從做中學,否則不但他們自己很挫折,被他們帶的部屬可能會更挫折。



這次的workshop特色之一,就是為了讓每個人都有個別演練並接受指導的機會,除了我以外,我也請我太太一起加入指導講解的陣容。雖然我自己在後期也有管理過一整家公司不同的經驗,但我和許多誇飾自己管理經驗的講師不同,我很清楚自己的管理經驗主要集中在銷售團隊、或是一個profit center的單位,所以我自己不能把一些自己在一些大公司眼見耳聞的經歷都拿出來亂講一通,而我只能把自己在一家公司或一個單位中真正由我開始創造改變的事例拿出來談;相較之下,我太太幾乎整個職涯都在人資專業領域,而且從事過的產業也多元到和我不遑多讓,科技業、流通業、會計師事務所、新創公司等無所不包,加上她可不是只從事過HR行政管理面的工作而已,她也在不同公司負責過組織再造和導入策略地圖的任務。因此,有她的加入,足以讓這場workshop從策略面到實務面都能被涵蓋到。

由於這是一場以演練為主的workshop、而不是一堂講授許多原理原則的課程,許多人在課後會寫出什麼樣的心得?這些心得又可以為正在讀這篇文章的大家帶來什麼樣的管理啟發?就讓我們一起來看看。

在能源產業擔任業務工作的阿亞,這樣形容他上完課的想法(心得點此):

回想高中時,某位老師曾對我們說:『在學習中對學生很寬鬆、不緊盯的老師,或許你們覺得是好老師,不過你們畢業後大概就會忘了,反之很嚴格要求、讓你們不敢鬆懈像我這樣機車的老師,你們反而會記得一輩子。』

果真,曾經那些讓我們非常期待上課以及會講笑話的老師,都忘了他們大部分的教學內容或是對學生的影響,反而是這位機車的老師,教課時的情景歷歷在目,彷彿昨天才剛下課一樣,尤其對我們的教誨,大多數還記得她的叮嚀。

剛當主管時,老闆常叮嚀「人和」的重要性,加上以前受到的指導都是領導者要以身作則,試著跑在前端替部屬扛責任,同時兼當一名好教練。然而『好主管』跟『稱職主管』對公司而言卻是截然不同的角色。

上了老師與師母的回饋與授權後,透過演練讓我對於主管的立場,又有了新的思維,以下幾點是我的收穫:

#多問問題讓部屬講話
在做績效面談時,坦白說以部屬立場來講壓力是非常大的,但如果整場都是主管在講話,部屬都回答:好、是、這個我盡量,我努力看看,那這種對談可能就是無效甚至可以說是失敗的。

好的面談應為主管試著提問出許多問題,一起找出的共同的解決方法,比如:
部屬:我覺得都是XXX不配合,我都很努力想要做好,可是他都不提供資料,而且還嘗試誘發內鬥,整個TEAM都被他搞得烏煙瘴氣,所以今年業績就無法達到。

主管:那你有找過他談過嗎?有的話談過幾次?有沒有做紀錄?為何在今年一整年沒有向上反應?那我們怎麼做可以幫你更好?你下一步的做法是什麼?
透過問題,能了解部屬更進一步的想法,理解到很多時候有情緒,這邊很開心師母能示範給我們看,並且用一種令人舒服的語氣試著讓部屬說出他想講的話,即便是不合理或是情緒化的,還是得耐心的聽完,並給予適時的指教。而Alex老師也點出【傾聽】的重要性,並舉了半夜一兩點有女生(不對,是屬下)打電話傾訴的例子,即便屬下學歷都比主管高,但透過這一點,老師取得了「信任」,進而影響到未來老師帶人的執行力。

另也需注意,當部屬到了一定階段,在會議中或是面談時都不太說話或是附和,也沒有實際的作為,其實該考慮的是他的去留以及對公司的影響性,有時候可能是主管自己當初面試時選錯人,必要時也得適時承認自己的錯誤。

#鼓勵對未來承諾
在面談績效後,要鼓勵部屬對於未來績效的承諾,過往常聽到的狀況都為:

主管:那你明年要做多少業績?你喊喊看。

部屬:明年大概…三千萬『吧』…我會努力的。

主管:不行!這太少了,你現在是幾年的資歷、什麼職位,你要再高一點!

部屬:好吧,那不然…就八千萬…

主管:好,這可是你自己講的喔,這數字我沒逼你,記得要達到喔,加油!

後續回溯這樣的對話跟壓業績,一點意義都沒有,這以旁觀者而言,純粹就是上逼下的場景。而我們要如何鼓勵員工承諾,除了要誘導興趣外,也得引導出員工走出自己的道路,課程點出不要爭取員工喜歡你,而是要員工信任你!起碼一起找出員工的下一步該如何做。而當員工提出提出一些Recover Plan時,當主管覺得與目標並無太大關係,但又需與屬下溝通時可以先假裝做出一個小結語,認同員工的某個計畫很好,未來會找機會再研究更深的主題,但後來還是想問出主管自己想聽話題,回到主軸。

#授權明責動態管理
生活中常對授權定義模糊,課程中可以解釋為你是對於某件事要負責的,可以單一授權,但是權力卻是動態的。

現實中要指派部屬做一件事情時,在上位者常常是:反正就是叫你做,你就做,過程中有什麼問題再來反應,但我只想聽到結果是完成的。這門課演練時,看著某些生活中案例不禁讓我反省,尤其是當請部屬做出一件跟他工作無關的事情時,授權且請他完成,要如何地引起興趣到取得承諾著實對我有了很大的幫助。

很可惜演練時間還是不太夠,雖然明白老師未來不太會開這堂課了,但我很開心能夠抽到這門上課的資格,也謝謝師母的初登場分享了過往HR對於績效的面談經驗,讓我有了新的認知,對我這種還在試著如何帶部屬的階段影響極大,有機會的話還是希望老師能再開這門課程,最後必須說:
『沒有人在一開始就學會當主管,都是當主管後才開始學的』
只有不斷的Try and Error,期望未來也能成為一位稱職的領導。



從事網路行銷服務業的Howard,則在他的心得中(全文參此),引用了我也很喜歡的一句甘迺迪的名言:

天氣突然變冷,股市持續飆破天際,又到了年底要做年度考核、來年展望的時節,最近時不時的會在 FB 動態牆上看到朋友分享績效考評、組織導入 ERP、OKR 那些事。這實在是個很適合追劇舒壓的季節,因為我都是靠影集和動畫學管理的啊(大誤)

有句話是這麼說的,每個男生都是在孩子出生後才學著如何去當一位父親。
而一個人如何面對挑戰,會決定他是成熟的男人,還是幼稚的男孩。

大概是片看多了,腦中對於管理、領導的概念,有點就是影集動畫那個樣子,再參雜一些演講和書的形狀。Star Trek 有句固定的台詞每次聽都令我覺得雞皮疙瘩:「宇宙,最後的邊疆。這是星艦企業號的航程。它的五年任務,是去探索這未知的新世界,找尋新的生命與新文明,勇踏前人未至之境。」(Space, the final frontier. These are the voyages of the starship Enterprise. Its five-year mission: To explore strange new worlds. To seek out new life and new civilizations. To boldly go where no man has gone before.)

美國已故總統約翰.甘迺迪在 1962 年 9 月 12 日在 Rice 大學的演講每聽必興奮:「我們選擇在這十年內登陸月球並完成其他的事,不是因為他們很簡單,而是因為他們很艱難,…因為我們願意接受這項挑戰,我們不願延期,一心戰勝這次挑戰」 (We choose to go to the moon. We choose to go to the moon in this decade and do the other things, not because they are easy, but because they are hard, because that goal will serve to organize and measure the best of our energies and skills, because that challenge is one that we are willing to accept, one we are unwilling to postpone, and one which we intend to win, and the others, too)

第一次帶團隊時的準備,大概就是喝了幾碗雞湯加上幾本書,得到了要看頭顧尾配上這樣的背景人設後就上了。回想起那次的經驗,說的好聽點叫摸著石頭過河,從錯誤中學習,但回想起實際狀況還真是挺慘烈。套用現在常見的 OKR,就是只有 O,很高的 O,但到怎麼設定 K 的思路轉折不清,怎麼帶著大家到達 R 更是完全沒方法,所以實際過程中充滿了壯麗的煙火秀。也讓我有段時間以為管理領導就是藝術,靠團隊碰運氣吃天份的。不過好在我也是個有實驗精神且三分鐘記性的人,每看到個新觀念和新做法後,我總是很樂於嘗試,失敗後就過陣子下面一位再試試。

當然用現在的觀點來看,失敗就換下個人和下一個方法,這做法其實是很糟糕的。就算那樣的做法有效,在沒有足夠的刻意練習下,反饋出來後也不是做很針對性的改進,畫成完美的失敗三角。領導管理中不可或缺的回饋與授權,說起來內容都很簡單,但是細節差一點點就差很多。

這次參加到「回饋與授權」工作坊真的很幸運,能有人在旁邊做深度立即回饋,而且不用擔心下一秒有人甩門就走。回饋不等於忠告和指正,授權不等於指派,這中間可能會有一些談判的因子在,但這兩者最重要的都是取得來自對方的意願、承諾還有行動方案,並透過這一來一往之間建立起信任感。建立起信任感後不見得你們的感情會很好,但你們會相信對方能把事情辦好,有狀況他會出現在那。

而就像一個前輩所說的,一個領導的功力在哪,看他怎麼開會怎麼問問題就知道,能不能透過一場有效率的會議,就讓雙方都明白人事時地物該怎麼安排。關鍵不在於你說了多少,而在於你能不能精準的引導出他說出你想要他說的。如何挑一個好時間,不要半夜三點還在叫人家做總結回饋。回饋時能不能夠精準又不破梗,主題明確不輕易的被帶偏。所以你要有堅定的信念還要會做 3X3。

最後融合下最近在學習的素養教育,總結一下要做好 80 分以上的回饋與授權要做好哪三件事:

1、 刻意練習提問的精確度,關注執行細節和潛在發展可能,過程中不要夾帶批判式口吻;

2、 要得到的是改進的行動方案與承諾,做的好時不要忘了分肉 say "Good Job!"

3、 給下屬的反饋要即時,關注下屬的狀況調整會談的頻率。

另外在心態上面也有三點可以加強:

1、 慈不掌兵,好主管是要能把事情達成,不是在那邊麻吉麻吉的就好;

2、練好邏輯,針對下屬的回應去延伸層層推演再反問確認並要求承諾。績效不好 ➠ 換人就會好 ➠ 你是要換人對嗎? ➠ 找一個新人就會達成績效嗎?……

3、要有耐心,持續提問幫助下屬逼近最佳解。



如何進行回饋和授權,其實不只在企業界服務的朋友需要,只要你有帶領團隊的需求,你就會需要把這些工作做的夠好,成大教授莫尼卡也在心得中寫下了她的感觸(原文點此):

#成為更好的主管
如同Alex老師跟Jennifer師母上課一開始就說,我們從來沒有學習如何擔任主管,總是在跌跌撞撞的過程中學習如何做主管。2015年在學務處衛生保健組擔任組長,遇見有史以來台南疫情最嚴重的登革熱,同年九月同時接任醫院護理部副主任,小年夜晚值班迎面對上台南0206地震,2019年轉回學校擔任系主任,就任一個月內接連處理系上30年來第一位墜樓意外的學生及失去新生兒的穆斯林外籍生,直到2020年面對百年COVID-19疫情。但是從「做」主管到「擔任」主管,到學習「成為」一個更好的主管,有這麼簡單嗎?在學校或醫院,隨時都要跟同仁或系所主管互動,從過去經驗我們知道什麼樣的主管是不好/不欣賞的風格,但是做主管之後,特別是這次上了老師/師母聯手的回饋與授權之後,才發現擔任主管需要更多能力,而我離成為好的主管還有很大的距離。

#回饋個人/提問針貶/承諾改變
針對個人的績效給予回饋,透過四個步驟:說明事實,傾聽反應,共同討論,鼓勵承諾,有效率的協助同仁面對自己的問題,透過傾聽及問問題,主管讓同仁自覺問題核心(面對自己的問題,而非總是將問題怪罪給他人或是組織),透過共同討論解決核心問題,讓同仁在討論過程中承諾願意改善自我察覺的問題,一起達成(或者超越)組織的目標。

如同老師撰寫的案例,現實狀況總是抱怨多於檢討的聲音,大多數同仁或是主管都會抱怨時間不夠用、預算不夠多、同仁不配合。在學校或是醫院,我們每年要評核同仁的考績,在研究團隊每月檢討進度,但是我從來沒學過有效結構式回饋的步驟,檢討同仁及夥伴達成組織成效或研究目標的歷程。

我發現自己還需要自信與魄力,知道是不夠的,透過演練,看到學長姐呈現不同主管的風格,演練過程,我被師母說是人善被人欺的主管,是員工需要改變,後來怎麼變成你要付諸承諾?主管代表的是組織,讓同仁明確知道自己的表現(KPI達成率),我要學著以引導取代批評,不用討好別人(或是擔心傷害員工或是害怕面對衝突不愉快),如師母示範的撥洋蔥法則直指核心,透過穿透式提問讓同仁自己自覺問題核心。師母在演練過程中會接手示範引導問問題的方式,教導我們如何問出很棒的問題,讓被回饋的同仁可以針對現況提出願意「改變」的承諾。整場演練過程中,我覺得最困難的是承諾改變,因為不同的人會有不同的解讀、動機跟想法,唯有透過不斷地傾聽與來回反覆提問,讓員工自覺問題的核心,激發動機且願意改變,才可能讓員工給予承諾檢討改變。

#授權是激發意願給予願意承擔的允諾
針對同仁授權,透過:說明目的,引起興趣,詢問協助,澄清疑慮,取得承諾,讓被交付任務的同仁使命必達。老師設計的教案非常精彩,老師的功力展現在教案的設計,從高層/一級主管/執行負責人,中間還有一些陷阱跟轉折,從教案中看到老師厲害的3*3*3的開展。在演練過程中,我對上厲害精準的 Emily Chiu ,其實上場前我還真搞不清楚要做什麼演練,只知道要被指派一個跟自己專長完全不相干的任務,但是Emily 在演練過程一開始就用正向的力量跟說辭讓我覺得倍受重視(詞彙的運用跟激勵人心真的很關鍵),之後我針對任務所需要的時間、預算跟對我來公司的發展提出疑問,Emily在過程對於我的提問提出讓我覺得有信賴感及被支持的回答,所以在感受到被Emily激勵肯定及支持下,我願意付出承諾,答應一個不可能的任務(後來看了Emily的腳本才發現自己忘記要更多資源以完成任務)。老師之後的解說也讓我大開眼界,例如新的任務對於個人履歷的重要性,願意接受挑戰才能鍛鍊能力獲得未來的機會,我看到老師在觀看我們的演練時,紀錄授權過程中時間分配及掌握上的精準度,還有我們「提問」跟反應的「說法」,讓我折服的是老師重視細節的每個步驟,才是真正勝出/出色的關鍵跟典範。

#願意改變不斷練習→成為更好的人
課程結束後,我立即傳訊息詢問系上資深主管「系所主管的KPI是什麼?」,我發現自己居然回答不出來,或者我應該問自己,學校的KPI我清楚嗎?我該如何設定系所的KPI?#敲碗師母的專長,加入#一談就贏 之後,老師跟師母的功力,認識厲害的學長姐們,看到不同人的思考面向,越覺得自己身為主管的不足。參加一談就贏的想要增進談判的核心能力,這次回饋與授權的演練課程,讓我更深刻感受與同仁建立「信任感」的重要性,「傾聽」細微的聲音,理解不同背景,唯有建立好的信任感,才有機會聽見。謝謝老師跟師母連袂合體的演練課程,因為願意改變是不夠的,只有把握機會,透過不斷的練習,才能成為一個更好的人。

對甜點有股狂熱的胸腔內科醫師昭賢,用甜點中最簡單的布丁來形容他對回饋(feedback)的看法(心得點此):

說到最簡單的甜點,或許會令我想到布丁;只要將雞蛋、牛奶和砂糖攪拌均勻,放入烤箱或是大同電鍋、花個20-30分鐘,就可以蒸出可口的布丁了(融合了科技元素的化工布丁就不在今天的討論之列)。

大概是因為布丁相對單純,當我看到網路上推薦「台北8間必吃布丁咖啡廳」、「台北12間「濃郁大人系布丁」推薦」等文章,實在沒有太大的動力去一家家尋訪,反正我有雞家莊跟樂麵屋的布丁可以吃就很滿足了。這樣的平靜有些波瀾,事情是這樣子的,一位朋友分享了他心目中No.1的甜點,威士忌布丁:「從稚嫩的少男華麗轉身成梳著油頭叼著雪茄的霸氣黑幫老大。」。懷著期待的心情,終於在數週後有機會一嘗這傳說中的布丁,一口吃進去,綿密的口感確實是好吃的布丁,不過偏甜的焦糖醬讓這款大人向的布丁走了樣;當淋上了威士忌,雖然層次有所提升,但搭配著布丁與焦糖醬嘗起來卻像是梅酒的風味,「梳著油頭叼著雪茄的霸氣黑幫老大」蕩然無存。原來這令我遺憾的布丁,是因為入境隨俗的結果,原先偏苦的焦糖醬不受當地帶著孩子的媽媽們的歡迎;雖然有多位朋友向老闆反映,不過那令人驚豔的布丁成了一則都市傳說。

懷著吃貨的怨念,吃不到只好自己動手做。當我們開始做一道食物,通常會尋求一份完美的食譜、教學影片、或最好有厲害的朋友或老師現場指導。希望照著明確的步驟,「第一次做布丁就上手」,重現食譜中的味道。我拿起了書架上的一本食譜,按照食譜的步驟、經過了幾次的嘗試,終於完成了心目中大人向的布丁,「嗯,這味道才對嘛!」

反觀一位平常沒有在料理的朋友,從去年10月開始試做布丁。一到周末他通常帶著一大個保冷袋,跑遍全台分享他做的布丁給朋友們、也期待收到他們真誠的回饋。在不到一年的時間,他的布丁從一開始硬實偏乾的口感、逐漸變得綿密細緻、微甜蛋香帶出香草幽微的香氣,還為了有乳糖不耐的朋友開發無乳布丁、也有小孩專用的無糖版本,上個月還開發出「硯墨」、「雲海」等限定版特殊風味布丁,儼然成了一名布丁大師。

為什麼我只能做出一般的布丁,而朋友卻能持續精進成為能夠開發各種獨門布丁的大師?我想持續的練習並不是主要的原因。依照同樣的食譜做一萬次,若是能做出不一樣的東西,大概是一個瘋子。凡事要能夠持續精進,不僅是需要目標、還需要在持續的練習中獲得有效的回饋。

什麼是有效的回饋呢?老師提到我們可以這樣做:「說明事實」、「傾聽反應」、「共同討論」、「鼓勵承諾」。

或許下次有朋友帶了他親手做的布丁來給你吃,你可以這樣跟他說:

「哇!好棒喔,你做到了耶。焦糖醬吃起來略苦,不過我喜歡這種大人向的風味。如過布丁的表面沒有這些空洞或許會更好,因為我覺得有點影響到它的口感了。」(說明事實與影響)

或許你並不清楚為什麼布丁的表面會有這些像是氣泡造成的空洞。不過朋友似乎有點概念「真的耶,這些空洞會不會是因為我攪拌太多空氣進去?還是裝模前靜置的不夠久?抑或是因為溫度太高或是升溫造成的現象呢?」(傾聽反應)

或許你以前看過媽媽做過布丁,可以提供一些意見。「我以前看媽媽用大同電鍋做的時候,會拿支筷子把蓋子架出一道縫,會不會是為了避免蒸氣的溫度太高呢?」(共同討論)

「謝謝你的意見,我回家試試看,下個月在拿來給你吃吃看。」(鼓勵承諾)

我們在工作中也是這樣子,有時候看到有些狀況不盡理想或是遭遇問題,或許想要給相關人員一點建議。若是我們知道如何做,常常會給予指導或是指正;就算不清楚怎麼做,身為主管的也要試圖擠出一些看似可行的建議。假如我們每天的工作都可以用工作指導手冊、各種SOP來規範;或是說部屬也只能依照主管的指導一步步完成所有的工作,那我們的組織也只能擴大規模做同樣的事情,卻沒辦法持續精進、嘗試完成之前做不到的工作。在工作中導入「有效的回饋」或許可以改變這樣的狀況,就算不知道怎麼做出好吃的布丁,你還是可以提出你的觀察與感受,幫助你的朋友做出更好吃的布丁。「信任」是「有效的回饋」的基礎,若是收到回饋的一方沒有對你的信任,很可能會把你的回饋當成指責或是鄙視,怎麼能夠誠心地接受、並且轉化成行動的承諾?我想這也是朋友跑遍全台分享他的布丁的原因,希望獲得受信任朋友的回饋,這信任不僅是相信這些朋友不會給予違心之論、也包含信任這些朋友可以吃得出布丁的好壞。

我覺得要成為一個好的回饋者,同時要是好的「忍耐者」、「鑑賞者」以及「溝通者」。首先在回饋的時候要忍住自己想要直接指正的衝動,用一些耐心問問題,「如果...的話,會更好嗎?」「你覺得呢?」,我覺得這是我最難做到的;其次,回饋前要透過敏銳的觀察與體悟,找出連本人也不知道(或是忽略、不願承認)的事實;最後,還能夠用對方能夠瞭解的話語傳達、並留下空間讓對方思考、並歸結出行動的方案。

回饋要有效,最重要卻也是最難的是「鼓勵承諾」。不只是給回饋的一方提議、另一方回答「是」或「好」而已;而是收到回饋的一方提出來明確的承諾。若是收到回饋的一方,沒有動機以及動力嘗試改變,這次的回饋最後也就只是成為耳邊的一抹微風,沒有改變任何的事情。

工作指導(JI)/標準操作程序(SOP)以及回饋(Feedback)並不相互排斥;通常在新手上手、或是已經發展成熟的工作中,工作指導與SOP可以帶來更大的效率與避免錯誤的發生;但是當需要更上一層樓、或是處在變動不定的環境中,或許回饋與即時的調整可以讓工作做得更好。

你希望一起工作的是照表操課的學徒們、還是能夠一同精進的主廚呢?工作中多點回饋、少點指導吧!



最近也才剛接下管理職的心臟外科醫師智鈞,則用他擅長的淺明易懂的頭字語說明,為大家整理出了回饋與授權的BODY原則(原文參此),用來當本篇的總結是再好不過的了:

這次當責領導的回饋授權演練,非常特別的由雙講師組成,一位是橫跨國內外外商公司總經理經驗的談判大師,一位則是20年人資歷練,閱人無數的人資主管,配合實際案例讓我們練習實際回饋與授權情境中會碰到的問題與解法,對於甫承接基層主管的我來說,特別有收穫與幫助,我這裡選出四個對我來說馬上能用最有印象的四個部分跟大家分享 


B: 5 個 B

回饋四大原則分別是
安全 Be safe
正面 Be positive
明確 Be specific
堅決而強硬 Be tough but not mean

對於主管來說,建立安全回饋環境是首要條件、如果部屬沒有感受到安全的環境,那麼就很難聽到真心話。而這也關乎到另一個很重要的前提: 建立信任 (Building trust) 

這是一個人人都會說, 但實際不知如何執行的模糊概念, 不過透過上課我從兩位資深業界主管的身上學習到兩個有用的小技巧:
記住別人的名字(或是綽號):世界上最悅耳的聲音就是 "自己的名字"
記住一件對方的小事:比起工作內容,微不足道的小事更能讓一個人感覺:"哇 他竟然連這種事都記得呢~ " 


Others: 處理對方的 "其他" 藉口

在績效面談的過程中 (應該可以說人類任何形式檢討的過程中) ,對方找一堆藉口推託是最常碰到的情形,如果沒有受過專業的面談經驗,很容易被對方帶走,課程中透過上午的演練,整理出很多實際可行的應對場景,例如:

部屬抱怨:下面的人不配合
主管可回:你有找他談過嗎?談幾次?有紀錄嗎?有把紀錄交給人資主管(HR)嗎?你怎麼認為這樣可行?

部屬抱怨:預算資源不足
主管可回:預算花費清單拿出來看?每場活動的實際花費?成效有評估檢討嗎?除了增加預算之外,你還能想到就你自己什麼改進項目?

部屬提出天馬行空的計畫
主管可回:實際如何執行?怎麼具體評估成效?

部屬提出實際計劃但與主題無關
主管可回:你剛剛說了8點,我對第三點特別有興趣,我想找個時間好好跟你談那個,不過我想先知道現在這個問題怎麼處理?

部屬撒嬌:我是很認真的ㄟ!
主管可回:我知道阿,你 "過去" 一直表現都很好,所以在我們公司升遷算快的呢

這些實際的手法可以幫助面談主管把對方拉回並保持主軸。


Defend: 在劣勢中轉守為攻

這次的演練課程另一個很棒的地方在於可以 "扮演雙方不同腳色" 來看同一場景裡的事情這裡跳到部屬的角度,當自己績效不佳,表現不好 (一手爛牌的時候) 但又想更進一步的時候有三種扭轉頹勢的作法:

1. 滔滔不絕地講一堆新作法(並且帶著雀躍的心情)
2. 挑一兩個錯誤深刻檢討
3. 講一個感性的故事


Y:Oh Yeh!引起對方合作興趣

有一些狀況是面談主管會處於劣勢當中的,下午的演練就有碰到這個情況,例如:
對方已經是待退老鳥,他很可能根本不理你
你是空降主管,單位人員都比你資深
這時候在授權四步驟裡,引起興趣這個環節便很難做到,因為對方通常會擺出一副我沒差的態度,你可以有兩個方法來叫動人:

直接問:來,你說說你想要什麼? 我來看能不能盡量讓你滿意
倒轉情緒:用強硬的語氣加上客氣的句子:這件事 "非得" 拜託你不可了,或柔和的語氣說威脅性的內容:哎呀, 如果因為搞砸了影響你的退休金,大家也不願意嘛對吧?

關於 "被授權者不一定開心" 這一塊, Alex 老師在課後的文章中還補充道:實務授權中很麻煩的三個困境分別是:

(1) 對方接受了授權,但卻誤解了任務的本質及目的;
(2) 對方接受了授權,但接下來成果不如預期,而我們又無法適時介入而力挽狂瀾;
(3) 對方在一開始對這項被授權的任務興致勃勃,但接下來受到打擊而心灰意冷,所以就草草了事的應付過去了。

針對授權事項如何拿捏範圍追蹤進度建立雙向回饋機制,對產出結果的影響都至關重要 

最後,希望大家都可以….成為一個有肩膀背影可靠的當責主管!