其實，從新曆的新年起，我就看到許多立下許多新年新希望或新年的新計畫。我自己倒不常做這件事，倒不是這樣做有什麼壞處，而是所謂的新年新計畫若不帶有實際的執行時程或分段標的，往往就流於形式而沒有實際效果；對我來說，萬一每年都有著一模一樣的「新年目標」，反而是件讓自己只能苦笑的事。
難不成我就對未來沒什麼目標或期望了嗎？當然不是。與其非得如上班時為了爭取公司預算過關而寫下的年度目標，我經常問自己的是：五年後、或十年後，自己想過著什麼樣的生活？現在，若是有很多年輕朋友來問我，不管他原來的問題可能偏向職涯發展或個人學習，我同樣也會問他們這個問題：五年後、或十年後，你想過著什麼樣的生活？
當我問出這個問題時，其實未必每個人都會給出類似「我會在五年之後成為率領一個百人團隊的主管」、又或者「我的年薪起碼要超過三百萬」之類的答案；倘若當你問自己這個問題時，你在第一時間想到的景象是，你和自己心愛的另一半，正在一個寬廣的庭院中和小孩及愛犬嬉鬧，又或者是你獨自一個人踏上環遊世界之旅，這時你會發現，自己在工作上能夠升遷到什麼位置、又或者是你的薪水會有多少，真的是你當下的第一要務嗎？
又或者，你的確在腦海中浮現一個場景，是自己叱吒風雲的對著台下數百人侃侃而談，接著每個人都對你報以掌聲，這代表你一定會坐上某一個位置、又或者要成為日進斗金的創業楷模，然後才能實現那個夢想？
就第一個場景來說，或許有些人會說，要有寬廣庭院的大房子、又或者要去環遊世界，當然要有錢，所以獲得夠高的薪水當然很重要；但是，這樣的推斷是唯一的正確答案嗎？在你腦海浮現的景象中，你環遊世界時都享用著錦衣玉食嗎？假如不是，你真的覺得要有一定的財富才能實現這個願望？又或者，即使你浮現的景象真的看起來需要有大把資產才能達成，唯有領一份夠高的薪水才能累積財富？更現實一點問：你以為靠著領薪水就真的能累積出你所期望的財富？
再就第二個場景來說，你認為你的身份或成就才能讓大家給你掌聲嗎？還是你的表現或你所講的內容，也足以讓成千上百的人願意聽你侃侃而談？
想想五年後或十年後要過什麼樣的生活，你或許就能決定你今年該努力的方向，又或者在這一年遇到什麼生涯轉變的決定契機時，你能夠更從容地做出決定，而不至於為了眼前的利益患得患失。
以我自己來說，我在職業生涯做出了兩次的暫停及轉換，分別是先放棄了一家知名媒體的主管職後回校園進修，以及放棄了企業高階主管的工作、改來當個講師。在做出這些決定時，周遭多數的人都問我瘋了嗎？因為看起來完全不是一個好主意；但我還是問自己那個老問題：十年後的我，想要過著什麼樣的生活？後來的決定就很簡單了，因為我很清楚地發現，我的物質生活所求不多，我只希望能陪著自己的小孩好好長大，至於名片上的職銜或是生活中是否有人前呼後擁，其實一點都不重要。因此，我選擇了一條讓自己更自在的道路，但同時我也不致在中間的職業生涯中懈怠不前。
只看長期目標、而不用作出短期計畫嗎？當然也不是。我自己多年來的習慣，是在每天早上一進辦公室時就列出一張to-do list（待辦事項清單），然後每天工作結束時會再把在清單上但還沒做完刪掉的事項再看一遍，因為我或許當天已經毫無時間或體力把那些事項作完，但我當天的最後一件事，就是要知道到底還有哪些事尚沒做完。
很多人都會列to-do list，我甚至會不時要求我的團隊同仁把他的to-do list拿給我看，但我針對這份清單的實際操作方法，卻有兩點可能和很多所謂「成功指南」寫的不一樣。
首先，我從學生時期開始，我列出的待辦事項之多，即使當天沒有任何其他緊急待辦的事項又臨時插進我的時程表（這種機率大概幾乎是0），我也是永遠做不完的。
在學生時期，我還會試圖加快自己的速度和執行效率，不只列出待辦事項而已，我甚至還會列出每個具體事項的預計完成時間，但我後來發現這根本無效，因為我還是每天都做不完；到了進入職場後，我突然醒悟了，我連估算和預排幾點幾分應該執行的時間都省下來，專心致志在列出一張更單純的to-do list，密密麻麻地列出所有待辦事項，然後日復一日的忍受一個永遠做不完的自己。
為什麼我要列出一張根本做不完的to-do list？理由很簡單，那份清單的本身對我來說的工具效用其實不強，但那個動作卻能讓我產生一種壓力，並且能讓我每個早上都能快速熱身後啟動，到現在也依然如此。
我從來不知道「量力而為」是什麼意思，因為我的to-do list上每件事情看起來都是非辦不可。以為這是我的天生個性使然嗎？其實並不，因為我自己很清楚，我的個性搞不好懶散的成份還多過勤奮，而我也傾向深思熟慮過後再開始行動；然而，從我開始養成列出to-do list的習慣那天起，我彷彿化身成一個截然不同的人。因為我永遠列出自己做不完的待辦事項，所以我的效率變成驚人的高；老實說，也不得不如此。因為到了中期、當我負責14個國家的業務和行銷之後，我每天的常態可能就是要開上6～8個會，然後再回覆約200～400封e-mail，而那當然還不是我工作的全部。
的確，我每天的事情還是做不完，但我處理每件事的效率逐步提升到令人咋舌的程度，而且可以日復一日的持續如此。
我當然也早就知道什麼是艾森豪矩陣，但也就是因為to-do list上的待辦事項太多了，我被迫學會了像是機器人一樣的分派（delegate）和刪去（delete）我自己實在做不完或並不是非我不可的事項；和教科書版本不太相同的是，我其實大量的把馬上就做（do）和決定何時做（decide）混在一起。簡單說，除了非得和其他人開會來取得共識的事項之外，我盡可能在第一分鐘之內就選擇到底是要(1) 直接做完、(2) 做出決定、(3) 索取資料、或是(4) 尋求支援。
就實務操作上來說，每個人都可以跟我採用一樣的做法，但未必會和我完成一樣多的事項、或達成同樣的精確完成度。最常見的問題是當你選擇直接去做時，往往做了之後才發現、自己無法在預估的短時間內完成，接下來就要面臨若是做到一半但中斷後、再回來做會不會總時間反而耗費更多的問題，又或者是你每天會因而產生過多做到一半而擱置的事項。因此，要解決這個問題，你需要的其實是更多的判斷，而不只是單純的提升每個單一事項的處理效率而已。
第二個常見的問題，則是無法在第一時間就知道要不要索取更多資料後才能做決策，以及不知道該索取哪些資料。假如你和當初的我一樣，每天就會有200～400封的新郵件，而且其中有過半數都需要我說「Yes」或「No」來做出決定，你真的覺得自己可以憑直覺或一些模糊的印象來做決定嗎？你需要相關人員來告訴你，到底某個問題的答案是什麼，以及某項試算完的結果會是如何。常有人抱怨自己升遷不順，手底下管的沒幾個人；我必須要老實跟你說：假如你連每天分派給底下「每個人」期望得到回答的任務都還無法完全消化他們的產能、而且他們不會看到你本身每天把每件任務組合起來之後的成果還感到佩服的話，你或許也還不該管那麼多人。我自己過去的管理經驗很簡單：20年來，我遇過有人說我難搞、說我冷酷、說我太過直接，但還沒有任何一位我的部屬嫌我做的太少或做的不夠快。這種效率其實是可以訓練的，而關鍵其實在於你要能在第一眼就知道每件事該如何才能完成，而其中一種方式是瞭解你在決策前該獲得什麼樣的資訊或資料。
我的to-do list在執行上未必和每個人都相同的第二點，就是我列出的待辦事項可能是完成一項工作的動作，而非是那件工作本身。
我自己從大學時開始應用甘特圖（Gantt Chart），假如你對甘特圖也熟悉的話，或許會更瞭解為何我會養成這種習慣。在甘特圖上，你會列出許多準備進行（以及正在進行中）的工作，而每項開始及結束時間不同的工作，你會依日期上的不同先後次序，列出許多段的動作/ 步驟/ 任務；舉例來說，假如你要完成一項下一季針對某個客戶的提案，你會需要在不同的時間進行與客戶訪談、成本評估、人力配置、內部討論、廣告檔期預約、……等等許多動作，而在我每天的to-do list上，就不會只出現那項提案的名稱，而是會出現「找ＯＯＯ進行提案討論」或「ＸＸ提案會議」這樣的動作。對我來說，將一項工作切段分成個個看似零碎、實質上卻更有意義的動作，會讓我更有效率的完成各項工作。
此外，我聽過一種說法，是我們應該以90分鐘為單位來進行各項工作和任務，我想是為了避免注意力不集中而效率低落；我自己也不是個容易長時間專心的人，所以我通常會以不超過60分鐘處理同一項工作或任務為上限。因此，在to-do list上當然會有需要處理時間長短不同的大小事項，每當自己花了近60分鐘在一項重要提案的製作上之後，接著處理個兩件只需要2～5分鐘就能解決的小事，諸如「打電話給查理祝他生日快樂」或是「回覆瑪莉的e-mail，告訴她請先去協調另外三個國家的需求」，會讓我可以連續不間斷的工作，同時維持一定的效率。
今天這篇文章的最後一個部分，我想提提我在新年前對我女兒說的一番話。我有次對部分【一談就贏】的朋友們提到這個故事，他們的反應比我想像的還要熱烈，讓我覺得或許也該分享給更多長期關注這個部落格的朋友。
為什麼我會在to-do list上列出那麼多根本做不完的事項呢？這不是顯得自己很不切實際嗎？
與其告訴她，我認為她應該自己得想出法子來懂得如何更聰明運用的時間管理，我決定花時間來跟她聊一聊目標這件事。
我指著那個有著七格的書櫃對她說，我們眼睛正對著的是個書櫃由上到下數來的第三格，而那一格的下面還有另外四格。對一般身高的我們來說，那格書櫃的書正好是我們的eye level，所以最容易也最舒適就能看得到。但對我來說，即使在比目前的她更小的年紀，我從來就不把目標設在eye level那層書格，而我永遠望著的是最高的那層書格。對我來說，即使把手伸到最長，即使現在的我也頂多能夠摸到那一層的書、但不見得很容易就能直接把那層的書拿下來，但我就是要把目標設到那麼高。因為我從小時候就很清楚，只要我把目標設到最高，即使我連那麼高一層到底有哪些書都還看不到，但我不放棄的繼續努力，我起碼會一天天的拿到第三層、第二層的書；我無法讓自己的身高無限制的增長，正如我的天賦和其他的環境條件可能有限一樣，但我起碼可以讓自己一步步達到更高的目標，而不是讓自己只能達到眼前最容易的那個目標。
還有些人，不只眼前這一層的書不去拿，他們甚至會讓自己把目光放在下面一層或下面兩層的書，然後說服自己其實更喜歡那些主題的書。我告訴我的女兒，當她有了拿到每一層的每一本書的能耐，那麼她就會有夠多的選擇，讓自己知道自己真心喜歡的書到底是什麼，並且能夠決定自己喜歡把哪些書放在哪一層；但若她永遠都拿不到最上一層的那些書，或甚至根本看不到最上面那一層放了哪些書，她就很難做出真正對自己最好的選擇。我在很多地方都不如別人，我唯一不一樣的地方，可能是我永遠都把目光望向那些我看起來無法達到的目標，而且我不會為了每天都達不到那個目標而氣餒。
永遠讓自己選擇承受那些根本難以全部達成的工作目標，我不敢保證有一天肯定會達成，但我敢保證，我們的能力會愈來愈強、效率也會愈來愈高。
相較於新年新希望，我想透過這篇文章與大家分享的三個小作法其實很簡單：
1. 想想自己在五年後、或十年後想過著什麼樣的生活。
2. 養成每天一早列下to-do list的好習慣。
3. 把目標放在一個自己現階段難以達成的至高點。
現在才拜個晚年或許不算太早，但還是誠摯的祝大家新的一年能夠讓自己逐步登峰造極！
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